integrasolusi.com–  Hai Sobat Office ! Pernahkah mendapat keluhan atau komplain dari pelanggan? Tapi tahu nggak mengapa pelanggan kita komplain? Kurang puas terhadap produk kita atau jangan-jangan kurang puas terhadap pelayanan dari kita. Memang komplain dan keluhan salah satu hal yang tidak terpisahkan dari aktivitas bisnis kita sehari-hari dan menjadi bahan evaluasi buat perusahaan kita, namun bisa jadi perhatian serius kalau nantinya keluhan dari pelanggan semakin hari semakin banyak dan meningkat.

Terus apa yang harus kita lakukan? Ya memang seharusnya keluhan dari pelanggan harus kita tangani dan tanggapi secara cepat dan tepat, namun apabila jumlah keluhan semakin banyak, yang jadi pertanyaan, mampukah kita untuk menanganinya secara cepat dan tepat? Apalagi cara pengelolaan keluhan di perusahaan kita masih menggunakan metode manual konvensional, atau dengan kata lain dilakukan pencatatan manual setiap ada keluhan dari pelanggan, tentunya akan muncul kendala sewaktu pelanggan menanyakan kembali keluhannya, apa sudah ditangani atau belum. Pastinya kendala yang muncul adalah kita atau bagian customer service di tempat kita akan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari sampai mana progress penanganan keluhannya.

Apalagi saat ini, seiring kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang sangat pesat, yang salah satunya masuknya teknologi internet ke dunia bisnis, mau tidak mau kita harus mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Salah satunya adalah  dengan menggunakan software layanan support atau helpdesk, untuk membantu menangani keluhan/komplain dari pelanggan. Namun apa yang terjadi saat ini, banyak perusahaan atau usaha yang tidak dapat mengelola layanan support atau helpdesk tersebut dengan tepat. Mengapa hal ini bisa terjadi? Penyebabnya adalah tidak sesuainya layanan support helpdesk yang digunakan dengan kondisi lingkungan dan kebutuhan perusahaan.

Nah Sobat Office, untuk menghindari kerugian perusahaan karena tidak sesuainya layanan support helpdesk dengan kebutuhan perusahaan. Simak langkah-langkah berikut yang dapat membantu anda memilih layanan helpdesk terbaik dan sesuai kebutuhan :

1.Tentukan Kebutuhan Perusahaan Anda

Dalam hal ini, yang perlu dipastikan sebelum menggunakan aplikasi helpdesk adalah tujuan dari penggunaan aplikasi ini untuk apa dan untuk siapa. Apakah kebutuhan aplikasi helpdesk ini digunakan secara internal untuk menangani keluhan-keluhan yang ada di perusahaan itu sendiri, atau memang digunakan untuk customer support helpdesk yang memang ditujukan untuk melayani permasalahan dan keluhan pelanggan. Kalau sudah ditentukan baru kita bisa menentukan langkah berikutnya.

 2.Kenali Kebutuhan Customer Anda

Selanjutnya disini yang perlu dipertimbangkan dan yang hal yang penting adalah anda harus tahu dan kenali sejauh mana karakteristik dari customer anda, dan apa saja yang mereka butuhkan dari perusahaan anda. Dan pastikan juga, setiap keluhan atau komplain dari mereka melalui media apa, misal lewat telepon , e-mail, surat atau bahkan mendatangi langsung customer service anda. Dengan mengetahui dan mengenali karakteristik serta kebiasaan dari customer,maka kita nantinya akan tahu, seperti apa sih model layanan aplikasi helpdesk yang cocok dipakai oleh perusahaan

3.Sesuaikan Dengan Budget

Langkah berikutnya adalah mengukur kemampuan keuangan dari perusahaan anda, karena aplikasi helpesk ini ada berbagai macam model, fungsi dan yang pasti adalah harga dari aplikasi helpdesk tersebut. Disini anda harus benar-benar mempertimbangkan mengenai biaya/budget yang harus dikeluarkan untuk membeli atau menggunakan layanannya. Karena software aplikasi helpdesk ini ada yang berharga ratusan juta rupiah dengan model On Premise-nya dan ada juga yang berharga ratusan ribu sampai jutaan untuk model SaaS ( Software as a Service) atau model berlangganan perbulan. Disini perusahaan anda dituntut untuk memilih aplikasi helpdesk yang sesuai kebutuhan dan budget perusahaan

 4.Cari dan Bandingkan Layanan Yang Akan Anda Gunakan

Sebelum menggunakan aplikasi helpdesk yang banyak di tawarkan oleh vendor penyedia layanan, anda harus pandai untuk melihat dan membandingkan aplikasi helpdesk dari vendor yang satu ke vendor yang lainnya. Hal ini wajar dilakukan perusahaan, karena dengan membandingkan antar aplikasi helpdesk dari beberapa vendor, perusahaan akan tahu aplikasi mana dari vendor apa yang banyak keunggulan atau banyak kelemahannya, yang cocok dengan kebutuhan perusahaan yang mana. Dengan demikian untuk menghindari penyesalan dikemudian hari karena kurang cocok/kurang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan awal  perusahaan menggunakan layanan aplikasi helpdesk ini.

 5.Evaluasi Kembali Pilihan dan Kebutuhan Anda

Setelah anda sudah memilih jenis aplikasi helpdesk yang akan digunakan, maka perlu dipastikan kembali tentang pilihannya, apa sudah sesai kebutuhan atau belum, dengan biaya yang dikeluarkan apakah ada manfaat dan timbal balik ke perusahaan atau belum. Misalnya apakah aplikasi helpdesk yang digunakan bisa di intehgrasikan dengan aplikasi lain yang sudah ada atau tidak, atau insfrastruktur apa saja yang perlu di siapkan untuk menjalankan aplikasi helpdesk tersebut. Yang pasti perlu dievaluasi terkait pilihan aplikasinya, sebelum mengeluarkan biaya untuk aplikasi helpsdesk- nya

 6.Pilih dan Tentukan Aplikasi Helpdesk Yang Tepat

Dan langkah yang terakhir adalah pilih dan tentukan aplikasi helpdesk yang akan digunakan dan sesuai dengan kebutuhan. Disini perusahaan akan memilih satu dari sekian banyak aplikasi helpdesk yang sesuai, dan salah satu aplikasi helpdesk yang sudah teruji yang mampu memberikan layanan dan tanggapan dari berbagai macam keluhan/komplain pelanggan adalah aplikasi IntegraOffice Helpdesk. Mengapa?

Karena IntegraOffice Helpdesk sudah teruji dan digunakan oleh beberepa instansi pemerintahan, salah satunya digunakan oleh PDDikti yang dulunya dibawah naungan Kemristekdikti, lewat aplikasi Helpdesk SIGAP nya, yang mampu menangani keluhan dan komplain dari berbagai Perguruan Tinggi dari seluruh Indonesia. Dan bahkan aplikasi Helpdesk SIGAP tidak hanya melayani komplain/keluhan saja, tetapi digunakan juga sebagai forum diskusi antar pengguna terkait permasalahan/keluhan yang muncul, jadi bisa saling membantu antar penggunanya.

Dengan IntegraOffice Helpdesk, semua keluhan atau pertanyaan dapat ditangani secara cepat, tepat dan efektif melalui sistem yang terpusat dan terdistribusi ke bagian-bagian yang terkait sesuai kebutuhannya.

 

Nah, bagaimana Sobat Office?

Sudah ada gambaran kan, bagaimana langkah-langkahnya sebelum menggunakan aplikasi helpdesk nya?

Masih bingung atau ingin lebih jelas tentang aplikasi IntegraOffice Helpdesk?

Langsung saja klik disini untuk mendapatkan detail informasi helpdesk dan layanan IntegraOffice lainnya !

 

Semoga bermanfaat.

 

 

sumber ilustrasi : https://www.freepik.com/free-photo/people-working-call-center_4070913.htm#page=1&query=call%20center&position=45