integrasolusi.com – Tidak terasa Webinar Integra sudah sampai pada seri 10, pada seri 10 kali ini kami mengangkat judul “Cara Anti Ribet Mengelola Dokumen di Era Work from Home” karena mengingat kerja dari rumah masih banyak diterapkan oleh sebagian besar dari peserta webinar sehingga dalam mengelola dokumen masih banyak yang terkendala karena proses pengelolaannya masih menggunakan cara manual.
Pada kesempatan kali ini yang bertindak sebagai Host adalah Saudara Adi Tri Purwanto beliau merupakan salah satu web developer di PT Integra Teknologi Solusi, sedangkan yang bertindak sebagai narasumber adalah Bapak Budi Arif Witjaksono beliau merupakan project manager di PT Integra Teknologi Solusi yang secara langsung menangani dalam pembuatan aplikasi document management system (DMS) ini. Kemudian dari sisi peserta, yang berhasil mendaftar sejumlah 61 orang dengan berbagai macam latar belakang dengan perincian 37,7% berprofesi sebagai pegawai pemerintahan, 29,5% merupakan karyawan swasta, 18% merupakan karyawan dari Universitas, dan sisanya ada yang dari BUMN, BUMD, dan profesi lainnya. Berkaca dari latar belakang profesi tersebut, sudah barang tentu keinginan peserta dalam memahami DMS merupakan kebutuhan mendasar, hal ini dapat dilihat dari feedback yang diisikan peserta terkait dengan harapan dalam mengikuti webinar di mana jika kumpulan dari harapan tersebut dimasukkan di https://www.wordclouds.com/ maka kata yang paling sering dituliskan peserta adalah “menambah ilmu dan wawasan” yang artinya peserta mempunyai keinginan untuk memahami aplikasi DMS ini.
Pada awal presentasinya narasumber menyampaikan tentang pengertian dari DMS kemudian membandingkan bagaimana pengelolaan dokumen secara manual dan secara digital di mana jika pengelolaan dokumen dilakukan secara digital maka kemudahan dan keamanan yang akan didapatkan. Tidak lupa narasumber juga membahas tentang perbedaan cloud storage gratis yang sudah banyak tersedia di pasaran dengan integraOffice DMS, pada cloud storage gratis narasumber mengatakan tidak adanya fitur alur pembuatan dokumen seperti: proses drafting, reviewing, publish, evaluation, dan revising, fitur tersebut merupakan keharusan jika instansi sudah menerapkan standart tertentu. Kemudian di cloud storage juga tidak ada pengingat jika suatu dokumen mempunyai masa retensi, berbeda dengan integraOffice DMS, jika dokumen mempunyai masa retensi bilamana masa retensinya habis maka akan ada pengingat yang dikirim oleh sistem.
Narasumber menambahkan perbedaan lain yang tidak dimiliki cloud storage umum adalah fitur bundling dokumen, fitur ini berguna jika dalam suatu instansi mempunyai dokumen yang berkaitan satu sama lain seperti dokumen kelengkapan kontrak yang mana di dalam kelengkapan kontrak tersebut ada macam-macam jenis dokumen yang tidak boleh kurang satu pun, pada fitur bundle dokumen ini bisa diatur nama-nama dokumennya yang harus diunggah, sehingga jika ada dokumen yang belum terunggah maka akan ada pengingat sehingga kasalahan elementer seperti lupa mengunggah kelengkapan dokumen dapat diminimalisir. Narasumber melanjutkan; kemudian dari segi keamanan bagaimana? Di dalam integraOffice DMS hal keamanan sudah diantisipasi dengan menerapkan watermarking pada dokumen yang diunduh atau yang dibagikan kepada pihak lain. Pada informasi watermark yang tercatat di dokumen terdapat nama pengguna yang mengunduh, dari IP mana dokumen diunduh, dan pada hari dan jam berapa dokumen diunduh atau diakses. Hal terserbut menjadi penting guna meminimalisir penyalahgunaan dokumen perusahaan terlebih yang menyangkut rahasia perusahaan.
Pada webinar kali ini antusias peserta juga tergambar dari pertanyaaan yang diajukan kepada narasumber, salah satu pertanyaan yang diajukan peserta adalah terkait dengan UU Kearsipan No. 43 Th. 2009, tentang retensi arsip di Perguruan Tinggi yang mana di dalamnya disebutkan bahwa sekurang-kurangnya adalah 10 tahun. Pertanyaan dari peserta “apa dengan menggunakan DMS bisa diatur hingga periode selama ini?”, kemudian narasumber menjawab bahwa di dalam integraOffice DMS retensi dokumen bisa diatur sesuai dengan kebutuhan dari instansi yang menggunakan, tidak hanya itu, lebih lanjut narasumber menjelaskan bahwa integraOffice DMS juga bisa di-custom sesuai dengan kebutuhan dari instansi bilamana hal itu diperlukan, karena kebutuhan dari setiap instansi berbeda-beda.
Terima kasih dan sampai jumpa di Webinar Integra selanjutnya !
Ingin lebih detail informasi tentang integraOffice DMS? Segera hubungi kami !
