Praktik tata kelola persuratan yang selama ini ada dalam organisasi adalah manajeman surat-menyurat konvensional yang membutuhkan waktu cukup lama. Mekanisme surat menyurat dilakukan secara konvensional dengan cara surat diantar oleh kurir ke setiap divisi. Dalam praktiknya dimungkinkan terjadinya keterlambatan proses pengiriman yang berpengaruh pada terhambatnya atau ketidaklancaan informasi sehingga dapat menghambat tugas suatu organisasi.

Hal di atas sering dialami oleh banyak organisasi terkait masalah tata kelola surat-menyurat seperti surat masuk, surat keluar, dan juga pengiriman disposisi yang membutuhkan waktu lama. Atas dasar masalah tersebutlah

PT Integra Teknologi Solusi menciptakan sebuah aplikasi Eoffice yang bertujuan untuk memberikan solusi atas permasalahan lambatnya pengiriman surat, kesulitan dalam melacak progres surat, dan yang tidak kalah penting untuk meminimalisir terjadinya pemalsuan surat.

Lalu, bagaimana sih efektifnya surat-menyurat dengan menggunakan eoffice persuratan? Mari simak penjelasan berikut.

Memudahkan pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan disposisi
Dengan menggunakan eoffice, seluruh pengelolaan surat-menyurat dilakukan dengan cara digital. Hal ini tentu saja sangat efisien waktu karena surat sudah dalam bentuk berkas digital sehingga untuk proses mengirim surat menjadi sangat mudah. Baik surat masuk untuk didisposiskan atau surat keluar untuk dikirimkan ke divisi atau pihak lain pun tinggal tekan tombol kirim saja tanpa terkendala ruang dan waktu. Sangat mudah bukan!
Memudahkan proses pelacakan progres surat atau disposisi
Masalah klasik dari pengelolaan surat manual adalah susahnya melakukan pelacakan surat. Hal ini tidak berlaku jika pengelolaan surat sudah menggunakan eoffice, yang mana surat dapat dilacak secara real time seperti sudah sampai pada proses apa surat yang dikirim, sudah dibaca atau belum oleh penerima, dan yang tidak kalah penting surat lama pun sangat mudah untuk dicari.

Adanya fitur penomoran otomatis
Dengan fitur penomoran otomatis ini dimaksudkan untuk meminimalisir terjadinya penomoran surat ganda. Hal ini akan berbeda jika pengelolaan surat masih manual, yang mana kemungkinan nomor surat ganda akan sangat besar sekali.

Akses surat di mana pun dan kapan pun
Dengan menggunakan eoffice, Anda bisa mengakses surat tanpa harus datang ke kantor. Hal ini karena surat dalam bentuk digital dan disimpan pada server sehingga dapat diakses di mana saja dana kapan saja tanpa terbatas ruang dan waktu.

Adanya notifikasi whatsapp
Tidak dipungkiri aplikasi whatsapp menjadi media komunikasi paling digemari saat ini baik di kalangan masyarakat umum ataupun instansi. Atas hal tersebut eoffice persuratan menyematkan fitur notifikasi whatsapp dengan tujuan agar pengguna yang berkepentingan dengan surat tersebut menjadi fast response dan dapat dengan mudah memproses surat melalui link yang terkirim pada notifikasi dengan hanya meng-klik saja.
Itulah penjelasan mengenai keefektifan menggunakan eoffice persuratan. Jika instansi Anda belum menggunakan aplikasi eoffice segera hubungi kami. Sekian.