Media komunikasi yang semakin beragam membuat kita semakin kaya tentang pilihan alat komunikasi untuk menyampaikan pesan kepada orang lain.
Tidak hanya pesan, tetapi kita juga bisa menyimpan atau mendokumentasikan peristiwa atau bukti penting dalam sebuah media yang mungkin berguna di kemudian hari. Dulu, media komunikasi sangat terbatas, bahkan kita tidak bisa membayangkan bagaimana manusia membuat sebuah pesan atau tulisan melalui batu, kulit hewan, pohon, daun dan beberapa media lain yang digunakan untuk menyampaikan informasi seperti fungsi surat saat ini. Surat merupakan salah satu media komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk memberikan pesan kepada orang lain. Pada perkembangnnya, surat bertransformasi dalam bentuk digital, meskipun surat dalam bentuk fisik atau konvensional masih digunakan dalam kondisi tertentu.
Dalam sebuah ruang perkantoran, mungkin Sobat Office sering kali melihat kertas yang berserakan, rusak karena terlipat dan basah, menumpuk sehingga memakan ruang, dan sering kali hilang karena terjatuh. Ini yang kemudian membuat Sobat Office sangat berhati-hati ketika menggunakan surat fisik atau konvensional, terlebih apabila berkaitan dengan hal yang penting. Faktor kehati-hatian dan kemampuan menajerial dalam administrasi surat-surat fisik sangat dibutuhkan dalam konteks ini. Di samping itu, tidak jarang kita melihat pengajuan anggaran untuk membeli lemari penyimpanan dokumen-dokumen penting, tentu hal ini tidak sesuai dengan prinsip efisiensi Sobat Office.
greenpeace
Selain masalah efisiensi dan ruang, penggunaan kertas yang berlebihan juga sangat sensitif dalam konteks kelestarian lingkungan. Sebagaimana yang kita ketahui bahwa kertas memiliki bahan dasar dari serat kayu yang diambil dari hutan. Dilaporkan oleh Greenpeace bahwa pemerintah Indonesia telah mengidentifikasi beberapa industri sebagai penyebab utama kekeringan lahan gambut, deforestasi dan emisi yang dihasilkan Indonesia, salah satunya industri pulp (bubur kertas) dan kertas (Greenpeace, 2019). Sedangkan menurut laporan Aidenvironment tahun 2021 menyebutkan bahwa deforestasi berkontribusi terhadap 13 persen emisi CO2 akibat perbuatan manusia, dan semua cara untuk menstabilkan pemanasan global pada dua derajat Celsius memerlukan reboisasi dan pengelolaan hutan yang baik (Aidenvironment, 2021). Berdasarkan laporan tersebut, jelas bahwa penggunaan kertas yang berlebihan akan berkontribusi peningkatan produksi kertas dan menjadi salah satu penyebab peningkatan emisi akibat deforestasi. Sehingga salah satu kontribusi paling mudah dalam konteks ini adalah mengurangi penggunaan kertas yang berlebih dan beranjak pada pemanfaatan digitalisasi persuratan.
Digitalisasi persuratan atau kita kenal sebagai surat elektronik sangat memberikan kemudahan bagi kita untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Sebagai contoh sederhana, fasilitas chatting merupakan digitalisasi persuratan untuk mendistribusikan surat elektronik atau hanya sekedar berkomunikasi untuk menyampaikan pesan. Namun, tentu saja hal tersebut tidak didesain untuk manajerial persuratan atau administrasi. Meski demikian menggunakan surat elektronik memberikan kemudahan, antara lain mengirim dan membalas pesan atau surat lebih mudah dan akurat, dapat menambahkan fitur selain teks, memudahkan untuk melakukan pelacakan dan mampu mengurangi biaya pengiriman. Menggunakan surat elektronik pada era digital seperti saat ini sangat penting sebagai bagian dari adaptasi atas segala perubahan sistem pelayanan yang sudah berbasis pada jaringan internet.
Dengan demikian, IntegraOffice Persuratan hadir untuk memberikan jalan keluar atas berbagai kesulitan dari manajemen persuratan. IntegraOffice Persuratan adalah aplikasi persuratan yang membantu administrasi birokrasi perkantoran dan menunjang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE). Banyak keuntungan yang diberikan oleh IntegraOffice Persuratan, karena produk ini didesain untuk proses administrasi atau birokrasi perkantoran agar para Sobat Office tidak menemukan berbagai kendala seperti di atas. Aplikasi ini juga sangat mudah digunakan karena tujuan dari aplikasi ini adalah memudahkan Sobat Office dari berbagai kalangan. IntegraOffice Persuratan juga sudah dikenal, digunakan dan dipercaya oleh berbagai instansi pemerintahan pusat, daerah, badan usaha swasta dan negeri. Masih penasaran dengan IntegraOffice Persuratan? hubungi petugas kami untuk mengurangi rasa penasaran Sobat Office. Petugas kami akan memberikan informasi dan melayani konsultasi dengan senang hati.
