Era sekarang ini, mungkin kita sudah tidak asing lagi dan sering mendengar kata-kata dan istilah elektronic Office atau lebih dikenal dengan e-Office. Layanan e-Office ini sendiri sudah banyak dikembangkan dan digunakan di instansi maupun organisasi dalam membantu melakukan proses pengelolaan persuratan dan disposisi.
Tetapi apakah sebenarnya e-Office itu sendiri ?
Electronic Office (e-office) adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi, secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi (Robles,2004).
Atau bisa dengan kata lain, e-Office adalah suatu aplikasi elektronik yang berbasis online (internet) ataupun berbasis jaringan lokal (LAN). Aplikasi e-Office ini dikembangkan sebagai sebuah aplikasi perkantoran sebagai pengganti proses administrasi yang sebelumnya dengan cara manual ke proses berbasis digital (internet).
Aplikasi e-Office ini juga dikembangkan sebagai solusi permasalahan-permasalahan yang sering muncul pada proses pengadministrasian secara manual ( cara konvensional), contohnya seperti surat hilang, adminstrasi dokumen yang kadang tidak tercatat, lamanya proses disposisi, ata bahkan sulitnya untuk melakukan pencarian surat-surat yang masuk atau keluar.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, dan juga mengikuti kebutuhan akan kemudahan dalam proses persuratan dan disposisi, e-Office juga dikembangkan dalam versi Mobile Application yang mudah dan dapat diakses melalui smartphone masing-masing pengguna, dengan tujuan mempercepat proses sebuah informasi dan proses sebuah layanan persuratan.
Pengembangan e-Office versi Mobile Application ini memanfaatkan beberapa fitur yang ada di smartphone (android dan iOs), salah satunya yaitu dengan sistem fitur notifikasi langsung, sehingga penerima surat atau penerima disposisi dapat langsung membacanya.
contoh tampilan e-Office Persuratan dan Disposisi Mobile Application
Selain itu juga, e-Offfice Mobile Application dapat mengakomodir para penggunanya, terutama para pucuk pimpinan atau ppejabat struktural yang mempunyai mobilitas tinggi dan sering tidak berada di tempat. Dengan menggunakan e-Office Mobile Application terutama aplikasi Persuratan dan Disposisi ini, jelas sangat terbantu, karena proses persuratan dan disposisi dapat dilakukan secara langsung dari smartphone masing-masing dimanapun dan kapanpun berada asalkan ada jaringan internet.
Dengan adanya aplikasi e-Office ini, dapat menyingkat birokrasi dalam sistem administrasi persuratan dan disposisi yang ada, kerahasiaan surat terjamin, memudahkan proses pencarian surat dan penomoran surat. Sehingga proses administrasi persuratan dan disposisi dapat menjadi lebih baik, lebih mudah, efektif dan efisien serta terintegrasi.
Baca juga :
- Infografis: IntegraOffice, Solusi Tepat Masalah Perkantoran Anda
- e-Office Mobile Application : Mudah, Efektif dan Efisien
- Digital Signature Sebagai Penunjang Autentikasi Dokumen Elektronik di Pemprov DKI
dikutip dari berbagai sumber : https://yoanamrini.wordpress.com/2014/11/19/e-office/
