Apa itu Aplikasi E-Office
Aplikasi E-Office merupakan solusi digital terintegrasi yang dirancang untuk mengoptimalkan operasional kantor melalui otomatisasi proses kerja dan manajemen dokumen secara elektronik. Dengan memanfaatkan Aplikasi E-Office, perusahaan dapat mengelola alur kerja, kolaborasi antar tim, serta penyimpanan dan distribusi dokumen secara terpusat dan aman. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam kegiatan operasional sehari-hari.
Lalu, apa hubungannya dengan inOffice, simak penjelasan di bawah ini.
Hubungan inOffice dengan E-Office
inOffice merupakan bagian daripada E-Office yaitu aplikasi manajemen surat yang dirancang untuk mempermudah proses pengelolaan surat-menyurat di berbagai instansi, seperti pemerintahan, BUMN, perusahaan swasta, kampus, rumah sakit, dan perbankan. Aplikasi inOffice mempunyai beberapa fitur penting seperti:
- pengelolaan surat masuk,
- pengelolaan surat keluar,
- disposisi surat,
- draf surat,
- penomoran surat otomatis,
- tracking surat,
- penandatanganan digital.
inOffice membantu instansi untuk mendigitalkan proses surat-menyurat. Aplikasi inOffice mempermudah proses drafting surat, pelacakan status surat, pencarian surat dengan cepat, dan penyimpanan arsip digital yang aman, sehingga meningkatkan efisiensi kerja serta memastikan keamanan informasi di setiap tahap pengelolaan surat.
Mengapa Memilih E-Office?
Kolaborasi Draft Surat Lebih Praktis: Draf surat dapat dikelola bersama, revisi dan persetujuan dapat dipantau secara real-time, memastikan koordinasi yang lebih efisien antar tim.
Penomoran Surat Otomatis: Sistem otomatis memastikan setiap surat memiliki nomor unik, meminimalkan risiko duplikasi atau kesalahan penomoran.
Pencarian Surat Cepat dan Akurat: Memanfaatkan fitur pencarian canggih yang memungkinkan pengguna menemukan surat dengan cepat berdasarkan kata kunci, kategori, atau tanggal.
Pengaturan Pengguna yang Dinamis: Mendukung pengaturan hak akses tanpa batas jumlah pengguna, sehingga dapat disesuaikan dengan struktur organisasi.
Integrasi Tanda Tangan Elektronik (TTE): Mempermudah proses persetujuan dengan tanda tangan digital yang sah dan aman, mematuhi regulasi yang berlaku.
Penyimpanan Cloud yang Fleksibel: Tidak perlu membeli dan merawat server fisik, penyimpanan cloud memberikan kapasitas yang dapat ditingkatkan sesuai kebutuhan perusahaan.
Keamanan Data Terjamin: Fitur pengaturan hak akses memastikan dokumen hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang, menjaga kerahasiaan dan integritas data.
Fitur Utama E-Office Persuratan (E-surat)
E-Office dilengkapi dengan berbagai fitur yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan surat-menyurat dan dokumen dalam perusahaan:
Manajemen Surat Masuk:
Pencatatan surat masuk secara otomatis.
Pengelompokan surat berdasarkan kategori atau unit penerima.
Pelacakan status surat yang telah diterima.
Manajemen Surat Keluar:
Pembuatan surat keluar dengan template standar.
Penomoran surat otomatis sesuai format perusahaan.
Pengiriman surat keluar dengan opsi tanda tangan elektronik.
Disposisi Surat:
Pengaturan alur disposisi surat kepada pihak terkait.
Pemberian instruksi dan catatan secara digital.
Pelacakan status disposisi surat hingga selesai.
Draf Surat:
Penyusunan draf surat dengan template yang dapat disesuaikan.
Revisi dan persetujuan draf surat secara online.
Penyimpanan draf surat secara otomatis.
Penomoran Surat Otomatis:
Sistem penomoran surat yang konsisten dan sesuai kebijakan perusahaan.
Otomatisasi penomoran surat masuk dan keluar.
Meminimalkan risiko duplikasi nomor surat.
Integrasi Tanda Tangan Elektronik:
Kemudahan pemberian tanda tangan digital pada surat.
Tanda tangan elektronik yang sah dan sesuai regulasi.
Peningkatan kecepatan proses persetujuan surat.
Macam-Macam Produk Aplikasi E-Office dari inOffice
inOffice Persuratan
Aplikasi Persuratan atau E-Office untuk membantu administrasi birokrasi perkantoran dan menunjang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE).
inOffice Sipermen
Aplikasi pembuatan alur dokumen, membantu untuk menyingkat proses pembuatan dokumen, sehingga dokumen lebih seragam dan rapi, serta telah dilengkapi fitur Tanda Tangan Anti Palsu.
inOffice Dokma
Aplikasi dokumen mahasiswa memudahkan pengajuan surat seperti keterangan aktif kuliah, cuti, dan berbagai permohonan lainnya langsung kepada kampus secara cepat dan praktis.
Keunggulan Produk inOffice
Layanan SaaS
Tersedia dalam model berlangganan SaaS untuk fleksibilitas dan kemudahan akses.
On-Premise
Menawarkan opsi pembelian atau instalasi on-premise sesuai kebutuhan instansi.
Dukungan Aplikasi Mobile
Tersedia aplikasi mobile (Android dan IOS) yang memungkinkan akses cepat dan mudah kapan saja.
Layanan Customer Service
Didukung oleh layanan customer service profesional yang siap membantu pada jam kerja.
Pelatihan Penggunaan Aplikasi
Memberikan pelatihan dan pendampingan kepada pengguna sampai dengan mahir mengoperasikan aplikasi.
User-Friendly
Antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan oleh pengguna dari berbagai instansi.
Aplikasi E-Office telah digunakan oleh
FAQ E-Office Persuratan
Apakah E-Office bisa digunakan di perangkat mobile?
Ya, E-Office tersedia dalam versi web serta dapat diakses melalui perangkat mobile berbasis Android dan iOS, sehingga pengguna dapat mengelola surat kapan saja dan di mana saja.
Apakah E-Office bisa diintegrasikan dengan sistem lain?
Ya, E-Office mendukung integrasi dengan berbagai sistem lain, termasuk Tanda Tangan Elektronik (TTE), serta sistem internal perusahaan atau instansi.
Bagaimana cara mendapatkan E-Office?
Anda dapat menghubungi tim PT Integra Teknologi Solusi melalui website ini untuk informasi lebih lanjut mengenai demo, harga, dan implementasi E-Office di organisasi Anda
Apakah ada layanan support jika mengalami kendala?
Ya, kami menyediakan layanan support yang siap membantu Anda dalam penggunaan aplikasi, seperti pelatihan dan panduan teknis.