Dalam sebuah instansi baik itu instansi pemerintahan atau swasta, pastinya sudah tidak asing lagi dengan aktiivitas surat- menyurat. Surat-menyurat sendiri pastinya merupakan kegiatan yang tidak pernah sepi bagi suatu instansi, proses persuratan ini akan terus berlangsung ketika sebuah instansi/perusahaan melakukan kegiatan rutin mereka yang melibatkan banyak pihak, baik internal dan maupun dengan pihak eksternal. Apalagi pada waktu-waktu tertentu, proses persuratan intensitasnya akan tinggi, dan tidak mengherankan jika kita sering jumpai banyaknya tumpukan kertas/berkas di atas meja kerja. Hal di atas akan terus kita jumpai, selama kegiatan surat-menyurat di sebuah instansi/perusahaan masih berjalan menggunakan metode manual dan konvensional.
Seiring berkembangnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) seperti sekarang ini, penggunaan teknologi informasi berdampak besar pada setiap lini kehidupan kita, tidak terkecuali dalam hal kegiatan surat-menyurat di sebuah instansi pemerintahan maupun swasta yang lambat laun akan beralih ke sebuah sistem persuratan digital atau sering kita kenal dengan e-Office Persuratan. Namun meskipun Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sudah berkembang dengan pesat, saat ini metode manual/konvensional masih banyak kita jumpai dan digunakan di berbagai instansi pemerintahan atau instansi swasta.
Padahal seperti yang kita ketahui, banyak permasalahan klasik yang di timbulkan dengan metode manual konvensioanal tersebut.
Masalah Apa Yang Ditimbulkan Persuratan Manual ?
1. Sulitnya monitoring dan tracking surat/disposisi
Dengan mengunakan metode manual konvensional, sulit melakukan monitoring dan tracking secara langsung (real time) terhadap surat/disposisi. Dengan metode manual konvensional ini, harus konfirmasi kepada pihak yang tertuju secara langsung. Hal ini dapat membutuhkan waktu dan proses yang lama, sehingga dapat menghambat proses persuratan yang ada.
2. Lambatnya proses disposisi
Hal ini bisa menjadi salah satu masalah persuratan manual, ketika pimpinan tidak ada di tempat / dinas ke luar kota. Sehingga menyebabkan proses disposisi terhadap surat masuk akan terhambat, karena menunggu pimpinan ada di tempat.
3. Surat lama hilang tidak terlacak
Salah satu masalah persuratan manual, susahnya mencari surat lama yang tidak bisa terlacak keberadaanya, atau membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencarinya, padahal ada kebutuhan untuk surat tersebut dengan segera.
4. Kurang efektif dan efisien
Karena masih manual, pastinya membutuhkan waktu yang cukup lama, terutama untuk memperbanyak berkas/dokumen surat yang akan dikirimkan ke tujuan atau ke bagian terkait, sehingga kurang efektif dan efisien
5. Pengarsipan yang rumit
Dengan intensitas persuratan yang cukup tinggi dan dengan jenis maupun tujuan surat yang berbeda-beda, pastinya ada kerumitan tersendiri dalam pengarsipannya dan membutuhkan SDM dengan ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan yang fatal dalam mengarsipkan, terutama dalam proses penomoran dan pengklasifikasian berkas/surat. Apabila terjadi kesalahan, tentunya akan menghambat proses yang ada, misalnya proses pencarian surat/berkas akan membutuhkan waktu yang lama.
6. Membutuhkan banyak ruang
Ini merupakan hal yang sering kita jumpai, apabila dalam suatu instansi pemerintahan/swasta intensitas persuratannya tinggi, di meja kerja banyak berkas-berkas yang bertumpuk atau berserakan, yang tentunya selain menjadi pemandangan yang kurang nyaman juga menjadi salah satu factor penghambat kinerja pegawai. Karena dengan banyaknya berkas/surat yang diterima, selain harus menyelesaikan tugasnya, para pegawai juga harus menyiapkan tempat/ruang tambahan untuk menampung surat/berkas tersebut.
7. Boros anggaran
Salah satu dari permasalahan yang muncul akibat metode manual konvensional, adalah anggaran yang tinggi untuk penggunaan kertas. Hal ini sering dihadapi oleh instansi pemerintahan maupun swasta apabila kegiatan surat-mneyurat berlangsung terus-menerus dan dengan intensitas yang tinggi akan membutuhkan belanja kertas yang tinggi pula
Dengan adanya kemajuan informasi seperti Sekarang ini, semua permasalahan persuratan yamg dilakukan secara manual dan konvensional dapat teratasi. Yaitu dengan sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu dan memberikan kemudahan dalam hal proses surat-menyurat yang disebut e-OfficePersuratan atau Sistm Persuratan Digital yang berbasis online atau internet. Selain dikembangkan dalam bentuk web/desktop, sistem e-Office ini juga dikembangkan dalam berbagai platform atau sistem operasi salah satunya adalah dalam bentuk mobile application Android dan iOS.
Mengapa Harus Menggunakan e-Office atau Sistem Persuratan Digital?
Dari uraian di atas tentang permasalahan yang timbul dari proses persuratan sistem manual konvensional, dapat diselesaikan dengan menggunakan sistem berbasis elektronik atau digital yaitu e-Office, dan salah satu bentuk implementasinya adalah aplikasi IntegraOffice Persuratan
Apa saja keuntungan yang didapat dengan implementasi aplikasi IntegraOffice Persuratan bagi instansi pemerintahan maupun swasta :
1. Kemudahan Pencarian/Tracking Surat
Surat selalu bisa dicari karena tersimpan di database, sehingga bisa menghemat waktu dan tidak menghambat proses surat-menyurat yang sedang berjalan.
2. Real Time, tak perlu kurir
Surat masuk bisa segera sampai ke Pimpinan, karena Pimpinan segera mendapat notifikasi dan bisa membaca isi surat begitu surat selesai diinput oleh operator ke sistem. Sehingga proses dan alur surat-menyurat lebih cepat dan miudah.
3. Kapanpun, Dimanapun
Akses surat dan proses disposisi bisa lebih mudah, dimana saja dan lebih cepat tersampaikan, tanpa harus menunggu Pimpinan berada di tempat, sehingga proses persuratan bisa berjalan lebih efektif dan efisien.
4. Kerahasiaan Terjamin
Dengan menggunakan e-Office Persuratan, kerahasiaan surat dan proses yang sedang berjalan terjamin keamanan dan kerahasiaannya, karena e-Office hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehinga terjaga kerahasiaannya.
5. Monitoring Lebih Mudah
Dengan menggunakan e-Office Persuratan, setiap pengguna dapat melihat statistik dan laporan aktivitas persuratan dan disposisi bisa dipantau secara mudah dan real time.
6. Nomor Surat Otomatis
Penomoran surat keluar otomatis, sehingga lebih cepat dan efisien, pencarian informasi pun tentunya lebih mudah dengan alat bantu pencarian yang ada di aplikasi e-Office Persuratan.
7. Digitalisasi Dokumen
Dengan e-office Persuratan semua proses terhadap surat dilakukan secara digital dan elektronik, sehingga mengurangi penggunaan kertas dan dapat menghemat ruang penyimpanan.
Dari beberapa keuntungan yang didapat dari implementasi Sistem Persuratan Digital atau e-Office, dapat kita simpulkan bahwa dengan implementasi aplikasi e-Office Persuratan kegiatan dan proses surat-menyurat pada suatu instansi dapat berjalan dengan lebih mudah, cepat, keamanan data terjamin, kapanpun, dimanapun dapat diakses, dapat menghemat anggaran kertas karena semua dilakukan serba digital, sehingga proses surat-menyurat dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
ingin lebih jelas apa itu e-Office Persuratan dan Disposisi ? Info lebih lanjut Klik disini
Artikel disadur dari berbagai sumber :
https://simara.id/2019/07/22/7-alasan-kenapa-harus-beralih-menggunakan-sistem-persuratan-digital/
Baca juga :
- Infografis: IntegraOffice, Solusi Tepat Masalah Perkantoran Anda
- e-Office Mobile Application : Mudah, Efektif dan Efisien
- Pentingnya Penerapan e-Office Persuratan dan Disposisi di Instansi Pemerintahan dan Universitas
- Infografis: IntegraOffice, Solusi Tepat Masalah Perkantoran Anda
