Suatu organisasi/perusahaan memiliki aktivitas tata kelola yang harus dijalankan secara efektif dan efisien oleh seluruh stakeholder. Namun, aktivitas tata kelola yang kompleks akan memerlukan suatu sistem (aplikasi) pendukung yang secara berkelanjutan mampu melakukan aktivitas di hampir semua proses pengolahan data administrasi dan aktivitas pekerjaan karyawan secara otomatis. Sehingga aktivitas organisasi/perusahaan berjalan secara efektif juga efisien dan tujuan akhir dari visi-misi organisasi dapat tercapai secara optimal.
Sistem aplikasi yang dapat mendukung proses tata kelola pekerjaan di organisasi tersebut lebih akrab dikenal sebagai E-Office. Sistem aplikasi ini membuat waktu pengolahan data/administrasi pekerjaan, komunikasi, koordinasi, pelaporan, dan penyampaian informasi menjadi lebih cepat dan akurat.
Apa itu E-Office?
E-Office (Electronic Office) adalah suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran organisasi/perusahaan yang berbasis elektronik. Hadirnya sistem ini telah menggantikan proses administrasi dan manajemen sebelumnya yang berbasis manual. E-Office memanfaatkan fasilitas jaringan komputer, baik jaringan intranet, internet, maupun jaringan lain. Oleh karena itu, E-Office juga dapat didefinisikan sebagai suatu sistem aplikasi yang membantu menjalankan dan mengatur aktivitas dan kinerja setiap orang pada suatu kantor atau perusahaan.
Kenapa organisasi/perusahaan saat ini membutuhkan kehadiran E-Office?
Proses pengolahan data merupakan bagian paling sulit di lingkungan perkantoran sebab suatu data harus diolah secara tepat sehingga dapat dijadikan informasi yang benar. Hal ini dapat semakin sulit dengan adanya perbedaan jarak antarkantor yang membuat proses tersebut terhambat. Peran E-Office sangat membantu dalam menyampaikan informasi dan aktivitas komunikasi pada suatu perusahaan atau instansi, baik dalam lingkungan satu kantor, antarkantor dalam satu perusahaan, hingga hubungan perusahaan dengan pihak eksternal. E-Office juga berperan dalam mempercepat proses penyampaian laporan sehingga sangat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Sesuai dengan uraian diatas, penggunaan E-Office dapat memberikan beberapa manfaat bagi organisasi/perusahaan antara lain :
- Efisiensi waktu → Dengan penggunaan E-Office , proses manajemen perkantoran dan proses surat-menyurat dapat langsung diterima tujuan, sehingga menjadi lebih cepat dan tepat waktu.
- Mengurangi anggaran kertas → Dengan menggunakan E-Office, semua proses dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat dilakukan secara digital yang otomatis mengurangi penggunaan kertas
- Mengurangi resiko kerusakan → Dengan menggunakan E-Office, dapat mengurangi resiko kerusakan dokumen dalam proses surat-menyurat, karena semua disimpan dalam bentuk digital (pada server atau sistem cloud), sehingga lebih aman daripada disimpan di lemari berkas
- Tracking dan monitoring jadi lebih cepat → Dengan E-Office, semua proses tracking dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah untuk di monitoring prosesnya
- Kerahasiaan Terjamin → Dengan menggunakan E-Office, kerahasiaan dokumen surat dan proses yang sedang berjalan terjamin keamanan dan kerahasiaannya, karena E-Office hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehinga terjaga kerahasiaannya
Bagaimana implementasi E-Office di tempat kerja anda ?
ingin lebih jelas apa itu e-Office ? Info lebih lanjut Klik disini
disadur dari: https://blog.docotel.com/mengenal-e-office-lebih-dekat/
Baca juga :
