integrasolusi.com – Apa kabar Sobat Office ! pasti sudah pada baca artikel-artikel kita sebelumnya yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen yang ada pada sebuah organsasi/perusahaan. Disini nanti akan coba kita bahas, salah satu produk unggulan dari IntegraOffice yaitu sebuah aplikasi pengelolaan dokumen secara digital yang kita beri nama integraOffice DMS (Document Management System).
Sekarang yang jadi pertanyaan, mengapa sebuah organisasi/perusahaan wajib menggunakan sistem pengelolaan dokumen seperti IntegraOffice DMS? Ya karena yang pasti adanya kebutuhan dalam memanajemen dan mengelola dokumen secara mudah, efektif dan efisien bagi organisasi/perusahaan.
Bayangkan saja kalau sebuah organisasi/perusahaan pengelolaan dokumennya masih secara konvensional, ya kalau dokumennya hanya sedikit, tetapi kalau dokumennya banyak dan masing-masing divisi dalam perusahaan mempunyai berbagai macam bentuk dan model dokumen yang berbeda-beda, pastinya akan muncul banyak kendala dalam tata cara pengelolaannya.
Sebagai contoh kendala yang muncul :
- Sulitnya mencari dokumen dan butuh waktu lama.Apalagi kalau ada kebutuhan mendadak misal untuk syarat dalam memperoleh sertifikasi ISO, dll.
- Membutuhkan ruang penyimpanan yang besar.Bayangkan kalau dokumennya dalam bentuk fisik/kertas, pasti akan membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar, belum lagi butuh perawatan ekstra agar dokumen tidak rusak
- Dokumen rusak/hilang. Hal ini yang pasti sering terjadi, apalagi untuk dokumen-dokumen yang umurnya sudah lama, bisa saja rusak kalau tidak mendapatkan perhatian khusus. Apalagi kalau ada bencana alam, pasti potensi kehilangan dan kerusakan dokumen akan besar, belum lagi adanya kebocoran atau pencurian dokumen oleh orang yang tidak bertanggungjawab
Dan masih banyak lagi kendala yang bisa saja terjadi apabila pengelolaan dokumennya masih secara manual konvensional. Untuk itu hadir aplikasi IntegraOffice DMS ( Document Management System) sebagai solusinya.
Terus apa hubungannya IntegraOffice DMS dengan pengelolaan dokumen di Semen Indonesia?
Seperti yang kita ketahui, syarat dari Good Corporate Governance (GCG) adalah adanya tata kelola perusahaan yang baik, salah satunya dalam pengelolaan dokumen. Di sini PT Semen Indonesia Tbk sebagai salah satu perusahaan BUMN. Sudah beberapa tahun belakangan ini mulai mengimplementasikannya.
Dalam pengelolaan dokumennya, PT Semen Indonesia tidak hanya mengelola dokumen-dokumen umum saja, melainkan juga dokumen-dokumen yang sifatnya procedural, seperti dokumen standar operasional kerja (SOP), pedoman kerja, instruksi kerja, dokumen penjaminan mutu dan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan kinerja perusahaan.
Banyaknya dokumen-dokumen khusus seperti yang disebutkan di atas, pastinya membutuhkan proses yang lama dan harus detail, sebelum benar-benar bisa dipublikasikan di lingkungan kerja PT Semen Indonesia Tbk.
Untuk mengatasi hal itu semua, PT Semen Indonesia Tbk mengimplementasikan sebuah sistem aplikasi pengelolaan dokumen yang diberi nama aplikasi SIMPLE, yang mampu secara khusus menunjang proses pembuatan dokumen dari yang masih sifatnya draft sampai dengan hasil dokumen akhir yang dapat di publikasikan.
Aplikasi manajemen dokumen SIMPLE Semen Indonesia ini dibangun PT Semen Indonesia Tbk dan disupport sepenuhnya oleh PT Integra Teknologi Solusi sebagai perusahaan IT yang berpengalaman dalam membantu dan memenuhi kebutuhan terkait IT di beberapa kementerian dan BUMN.
Aplikasi pengelolaan dokumen Semen Indonesia (SIMPLE) ini menyediakan fitur terkait alur atau tahapan proses dalam pembuatan dokumen. Secara garis besarnya, tahapan pembuatan dokumen dalam aplikasi SIMPLE ada beberapa tahapan, seperti berikut ini:
- Tahap pembuatan draft dokumen
- Tahap review dokumen
- Tahap persetujuan
- Tahap verifikasi
- Review ulang (apabila ada revisi terkait dokumen yang akan dipublish)
- Tahap publikasi dokumen
Dengan menggunakan aplikasi manajemen dokumen SIMPLE, Semen Indonesia dapat memperoleh manfaatnya, antara lain:
- Tidak akan ada tahapan yang terlewati, karena semua dokumen yang diunggah akan melalui setiap proses tahapan yang ada dari awal sampai akhir
- Progress dari masing-masing dokumen yang diajukan dapat dipantau, sudah sampe pada tahapan yang mana
- Dapat melihat detil, aktifvitas, dan riwayat dokumen, sehingga memudahkan pengguna mencari tahu informasi dokumen terkait.
- Dapat memantau dan mengontrol semua dokumen yang masuk dengan lebih mudah
- Kemanan dan kerahasiaan dokumen terjamin di mana setiap kali ada pengguna yang membutuhkan/ingin mengunduh suatu dokumen, harus meminta persetujuan dari pemilik dokumennya, dan setiap kali dokumen yang diunduh akan menampilkan informasi terkait siapa, dan kapan mengunduhnya dengan disertai watermark pada dokumennya
- Penyimpanan dokumen yang terpusat.
Nah Sobat Office ! Itulah beberapa manfaat yang didapatkan dalam implementasi aplikasi manajemen dokumen SIMPLE pada PT Semen Indonesia Tbk, tapi yang tidak kalah pentingnya adalah manfaat pada poin 6 yaitu penyimpanan dokumen yang terpusat pada induk perusahaannya.
Hal ini sangat penting karena seperti yang kita ketahui PT Semen Indonesia adalah perusahaan holding dengan anak perusahaannya yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia dan bahkan Asia Tenggara. Proses penyebaran dokumen dan pembuatannya yan sebelumnya terkendala masalah jarak, kini dapat lebih mudah, efektif dan efisien dengan menggunakan aplikasi SIMPLE.
Bagaimana Sobat Office?
Sejauh mana implementasi sistem Document Management System (DMS) di perusahaannya? Seperti yang sudah ada di Semen Indonesia?
Atau Sobat Office ada pilihan lain terkait sistem manajemen dokumen yang perusahaan Anda butuhkan? IntegraOffice siap membantu memenuhi kebutuhan Anda!
Ingin segera menggunakannya atau ingin berdiskusi dengan kami ?kami siap membantu Anda !
Langsung saja klik di sini untuk informasi detailnya atau tentang produk dan layanan IntegraOffice lainnya
Semoga bermanfaat ya!
