integrasolusi.com – Apa kabar SobatOffice! Semoga tetap sehat ya. Di sini kami akan membahas polemik yang sering terjadi di lingkungan kerja, terutama di lingkungan perkantoran. Hal yang paling sering terjadi adalah miskomunikasi atau juga bisa miskoordinasi antar staf ataupun antar stakeholder dalam suatu organisasi/instansi.
Mengapa bisa terjadi miskomunikasi atau miskoordinasi, padahal kondisinya dalam satu organisasi/instansi yang sama? Ya semua itu bisa saja terjadi, apabila masing-masing orang atau person kurang memahami bagaimana seharusnya sebuah alur birokrasi itu berjalan dan apa dampaknya apabila salah satu proses tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Salah satu hal yang sering terjadi miskomunikasi adalah dalam hal kegiatan proses surat-menyurat dan disposisi dalam suatu organisasi/instansi.
Yang menjadi pertanyaan, mengapa bisa demikian? Yang jelas, tanpa adanya komunikasi dan koordinasi yang baik dalam suatu proses surat-menyurat dan disposisi akan menyebabkan miskomunikasi antara pimpinan dan bawahannya.
Biasanya hal ini terjadi apabila proses surat-menyuratnya masih menggunakan metode manual konvensional, yang artinya masih mengandalkan tenaga sdm dalam proses penyampaian surat-menyuratnya.
Bayangkan saja, proses surat-menyurat dalam suatu organisasi/instansi dalam tiap harinya sangat tinggi, berapa banyak effort yang dibutuhkan dalam proses surat-menyuratnya? Belum lagi apabila proses surat-mnenyuratnya melibatkan instansi lain atau pihak eksternal, pastinya akan muncul berbagai masalah baru yang lebih kompleks selain masalah komunikasi tadi.
Selain itu dengan tingginya proses surat-menyurat, akan menimbulkan permasalahan tersendiri bagi organsasi, terutama terkait ruang penyimpanan surat yang tentunya harus dipikirkan juga, belum lagi masalah yang muncul seperti lambatnya proses disposisi karena pimpinan sering tidak berada di tempat yang menyebabkan terhambatnya suatu proses kegiatan dan dapat berpengaruh besar terhadap jalannya proses yang lainnya.
Oleh karena itu perlu adanya monitoring yang tepat terkait jalan proses persuratan.
Lantas bagaimana agar proses surat-menyurat dan disposisi berjalan sesuai alurnya?
Dengan melakukan monitoring yang tepat. Bagaimana caranya? Yang jelas dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi sekarang ini. Tetapi perlu diingat juga, tidak semua teknologi yang ada saat ini bisa menjadi solusi yang tepat terhadap masalah surat-menyurat dan disposisi.
Misalnya proses surat-menyuratnya menggunakan email, okelah sudah tidak membutuhkan tenaga kurir dalam proses pengirimannya. Namun, dengan menggunakan email, apakah bisa memonitor bahwa surat tersebut sudah dibaca, atau disposisinya sudah dikerjakan atau belum? Kita tidak akan pernah tahu kan!
Kalau begitu kita pakai saja media messenger yang ada selain email, baiklah! Apa dengan menggunakan media messenger yang ada proses surat-menyuratnya lebih baik daripada menggunakan email? Jawabannya tidak. Karena kita tetap harus mengetik manual, sama seperti email, kita juga tidak akan tahu prosesnya sampai mana, dll.
Baca juga : Modernisasi Surat-Menyurat Dengan e-Office Persuratan
Gunakan Aplikasi Surat Digital
Untuk bisa melakukan monitoring surat dan disposisi dengan mudah, gunakan saja aplikasi surat digital.
Mengapa? Karena aplikasi surat digital ini, adalah sebuah aplikasi elektronik yang berbasis web dan mobile application, yang dirancang dan dikembangkan khusus untuk membantu mempermudah proses surat-menyurat dan disposisi.
Apa saja manfaat menggunakan Aplikasi Surat Digital?
Berikut SobatOffice beberapa manfaatnya:
- Monitoring surat dan disposisi lebih cepat dan tepat. Dengan aplikasi surat digital ini, dapat diketahui dengan jelas oleh penggunanya, sudah sampai mana surat atau disposisinya
- Koordinasi semakin mudah. Dengan aplikasi surat digital ini, kecepatan dalam proses disposisi memudahkan penerima disposisi (staf) untuk bisa melaporkan sejauh mana disposisinya sudah dikerjakan.
- Digitalisasi konten secara elektronik (Paperless). Dengan menggunakan aplikasi surat digital semua dokumen surat didigitalisasi secara elektronik, sehingga memudahkan para penggunanya melihat atau bahkan mengunduh surat atau disposisinya secara real time di laptop atau smartphone masing-masing tanpa harus ke unit penerima surat.
- Pencarian dokumen lebih cepat. Karena dalam aplikasi surat digital ini, dokumen surat disimpan secara digital, jadi proses pencarian suratpun lebih cepat, hanya dengan kata kunci surat yang dibutuhkan , surat/dokumen bisa langsung ketemu.
- Menghemat anggaran kertas. Karena semuanya serba digital, jadi organisasi/instansi tidak perlu repot-repot lagi mengeluarkan anggaran yang besar hanya untuk belanja kertas.
- Anywhere, Anytime. Karena aplikasi surat digital ini berbasis internet, jadi bisa diakses kapanpun dan dimanapun asalkan ada jaringan intenetnya ya!
Nah Sobat Office, itu beberapa manfaat menggunakan aplikasi surat digital dalam mempermudah monitoring dan koordinasi proses persuratan dan disposisi dalam sebuah organisasi/instansi.
Baca juga : Sosialisasi e-Office Di Biro Kepala Daerah dan Kerjasama Luar Negeri Pemprov DKI Jakarta View Larger Image
Ada nggak sih aplikasi surat digital yang terjamin dan terpercaya kehandalannya?
Jawabnya ada. Yaitu aplikasi integraOffice Persuratan dan Disposisi, yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi sebagai perusahaan IT yang sudah sangat berpengalaman dalam bidang ini. Aplikasi surat digital IntegraOffice Persuratan dan Disposisi ini, sudah diimplementasikan di beberapa kementrian dan BUMN hingga sekarang, misal di Kemdikbud, RSCM, Pemprov DKI, Poltekes Kemenkes Makassar, dan masih banyak lagi. Jadi Sobat Office tidak perlu ragu lagi untuk menggunakan aplikasi IntegraOffice ini.
Tertarik untuk menggunakannya?
Langsung saja klik di sini untuk detail informasinya. Dan tim kami akan selalu siap membantu Sobat Office semua.
Terima kasih.
