Dalam lanskap pendidikan tinggi di Indonesia, Universitas Tarumanagara (UNTAR) senantiasa dikenal sebagai institusi prestisius yang selalu mengedepankan kualitas dan inovasi. Komitmen UNTAR terhadap kemajuan teknologi sebenarnya telah dibuktikan sejak lama. Sebagai kampus yang visioner, jajaran manajemen dan tim IT UNTAR mengambil inisiatif brilian dengan mengembangkan aplikasi persuratan internal secara mandiri untuk mendigitalisasi birokrasi kampus.
Namun, di dalam dunia teknologi informasi, setiap inovasi selalu diiringi dengan siklus pemeliharaan yang dinamis. Di sinilah tim implementator kami dari PT Integra Teknologi Solusi berkesempatan untuk berkolaborasi dan mendampingi banyak perguruan tinggi dalam fase transformasi digital mereka yang selanjutnya.
Menghindari Risiko Stagnasi Infrastruktur IT
Bagi para manajer IT dan profesional kepatuhan (compliance), menjaga agar sistem administrasi tetap up-to-date adalah bentuk perlindungan terhadap integritas data dan kelancaran operasional. Jajaran pimpinan UNTAR sangat menyadari bahwa mempertahankan sistem legacy yang tidak bisa lagi diperbaiki adalah sebuah risiko operasional yang harus segera ditangani dengan langkah strategis.
Hambatan Mobilitas di Tengah Dinamika Kepemimpinan
Ketika sebuah infrastruktur teknologi tidak lagi mampu beradaptasi, dampaknya akan langsung terasa pada level manajerial. Masalah paling menonjol yang muncul dari sistem lama tersebut adalah terjadinya bottleneck (kemacetan) pada proses persetujuan (approval) dokumen.
Sebagai kampus besar dengan jaringan kerja sama yang luas, jajaran pimpinan perguruan tinggi memiliki tingkat mobilitas yang sangat tinggi dan sering kali harus melakukan perjalanan dinas ke luar kampus maupun luar kota. Pimpinan kesulitan memberikan persetujuan dokumen penting saat sedang tidak berada di meja kerja. Dalam skala institusi besar, keterlambatan persetujuan satu dokumen saja dapat menunda pengambilan keputusan strategis, menghambat eksekusi program akademik, dan menurunkan tingkat responsivitas kampus secara keseluruhan.
Sinergi inOffice: Kepemimpinan Tanpa Batas Ruang dan Waktu
Menolak untuk membiarkan tantangan infrastruktur membatasi kelincahan institusi, jajaran pimpinan dan manajemen IT UNTAR mengambil keputusan yang sangat tajam dan pragmatis: beralih dari memelihara sistem internal yang stagnan menuju solusi profesional yang berkelanjutan. Kami merasa sangat terhormat ketika solusi manajemen persuratan digital inOffice dipercaya untuk menjawab kebutuhan strategis tersebut.
Fleksibilitas Tinggi dengan Persetujuan via Perangkat Mobile
Fokus utama dari implementasi inOffice di Universitas Tarumanagara adalah mengembalikan kelincahan (agility) kepada jajaran pimpinan. Kami menyadari bahwa inovasi terbaik adalah inovasi yang menyesuaikan dengan gaya kerja penggunanya, bukan sebaliknya.
Melalui inOffice, kami menghadirkan ekosistem persuratan yang memungkinkan proses Approval yang bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja (bahkan melalui smartphone/by phone). Momen ini menjadi titik balik transformasi administrasi di UNTAR. Kini, meskipun jajaran pimpinan sedang berada di luar kota atau di tengah padatnya agenda perjalanan dinas, mereka tetap dapat meninjau, memberikan catatan, dan menyetujui dokumen penting langsung dari genggaman tangan.
Langkah Universitas Tarumanagara dalam menggandeng PT Integra Teknologi Solusi merupakan sebuah studi kasus (case study) yang sangat inspiratif. Keputusan untuk melepaskan sistem legacy dan beralih ke inOffice membuktikan bahwa UNTAR adalah institusi yang adaptif, mengutamakan efisiensi birokrasi, dan sangat menghargai kecepatan pengambilan keputusan pimpinan demi menjaga standar mutu pendidikan yang prima.
