Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Tanda tangan elektronik (TTE) adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya dan digunakan sebagai alat verifikasi serta autentikasi.
Penggunaannya kini semakin penting bagi instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perguruan tinggi, perusahaan swasta, hingga perbankan karena proses persetujuan dokumen dapat dilakukan secara digital tanpa bergantung pada keberadaan penanda tangan di kantor.
Di Indonesia, TTE memiliki dasar hukum dan dapat digunakan untuk mendukung dokumen serta transaksi elektronik sepanjang memenuhi ketentuan yang berlaku.
Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?
Tanda tangan elektronik bukan sekadar gambar tanda tangan yang ditempel pada PDF. Dalam kerangka regulasi Indonesia, TTE berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi terhadap identitas penanda tangan serta keutuhan dan keautentikan informasi elektronik.
Dengan mekanisme tersebut, TTE dapat membantu organisasi memastikan siapa yang menandatangani dokumen dan apakah dokumen mengalami perubahan setelah proses penandatanganan.
Apakah Tanda Tangan Elektronik Sah Secara Hukum?
Ya. Tanda tangan elektronik memiliki landasan hukum dalam UU Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) beserta perubahannya, termasuk UU Nomor 1 Tahun 2024. Regulasi tersebut juga mengatur Penyelenggara Sertifikasi Elektronik dan penggunaan Sertifikat Elektronik.
Ketentuan lebih teknis juga terdapat dalam PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik serta Permenkominfo Nomor 11 Tahun 2022 tentang Tata Kelola Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik.
TTE yang memenuhi persyaratan antara lain harus memungkinkan identitas penanda tangan diketahui, menjaga data pembuatan tanda tangan dalam kuasa penanda tangan, serta memungkinkan perubahan terhadap tanda tangan maupun informasi yang ditandatangani diketahui.
Jenis Tanda Tangan Elektronik
PP 71/2019 membedakan TTE menjadi dua kategori.
1. Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi
TTE tersertifikasi menggunakan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia dan dibuat menggunakan perangkat pembuat TTE tersertifikasi.
Jenis ini memberikan mekanisme verifikasi identitas dan integritas dokumen yang lebih kuat.
2. Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi
TTE tidak tersertifikasi dibuat tanpa menggunakan jasa PSrE Indonesia sebagaimana mekanisme TTE tersertifikasi.
| Aspek | TTE Tersertifikasi | TTE Tidak Tersertifikasi |
|---|---|---|
| Sertifikat Elektronik | Menggunakan | Tidak melalui mekanisme sertifikasi PSrE Indonesia |
| Identitas | Terverifikasi melalui proses PSrE | Bergantung pada mekanisme layanan |
| Verifikasi dokumen | Lebih terstruktur | Bergantung pada sistem yang digunakan |
| Penggunaan | Cocok untuk kebutuhan yang membutuhkan tingkat kepercayaan lebih tinggi | Menyesuaikan kebutuhan dan risiko transaksi |
Tanda Tangan Elektronik, Tanda Tangan Digital, dan Scan: Apa Bedanya?
Ketiganya sering dianggap sama, padahal mekanismenya berbeda.
| Aspek | Tanda Tangan Elektronik | Tanda Tangan Digital | Scan Tanda Tangan |
| Bentuk | Konsep hukum/elektronik yang luas | Mekanisme teknis berbasis kriptografi | Gambar tanda tangan |
| Verifikasi identitas | Dapat tersedia | Menggunakan mekanisme sertifikat/kriptografi | Terbatas |
| Deteksi perubahan dokumen | Dapat didukung | Umumnya dapat diverifikasi | Tidak melekat secara teknis |
| Keamanan | Bergantung jenis TTE | Relatif kuat jika diterapkan dengan benar | Mudah disalin |
Dengan demikian, menempel gambar tanda tangan ke dokumen tidak otomatis memberikan mekanisme keamanan yang sama dengan TTE yang memiliki autentikasi dan verifikasi.
Bagaimana Cara Kerja Tanda Tangan Elektronik?
Secara sederhana, prosesnya dapat digambarkan sebagai berikut:
- Identitas penanda tangan diverifikasi.
- Sertifikat Elektronik diterbitkan apabila menggunakan TTE tersertifikasi.
- Dokumen diajukan kepada pejabat atau pihak yang berwenang.
- Penanda tangan memberikan persetujuan dan melakukan TTE.
- Sistem menghubungkan tanda tangan dengan dokumen sehingga integritasnya dapat diperiksa.
- Dokumen dapat diverifikasi untuk melihat identitas penanda tangan dan mendeteksi perubahan.
Mekanisme tersebut membuat TTE relevan untuk proses administrasi yang membutuhkan kecepatan sekaligus keterlacakan.
Manfaat Tanda Tangan Elektronik bagi Organisasi
Penerapan tanda tangan elektronik dapat memberikan beberapa manfaat, seperti:
- mempercepat proses approval dokumen;
- memungkinkan pimpinan menandatangani dari lokasi berbeda;
- mengurangi pencetakan dan distribusi dokumen fisik;
- membantu menjaga integritas dokumen;
- mendukung audit trail;
- mempercepat pelayanan administrasi;
- mendukung penerapan paperless office.
Bagi kampus, TTE dapat digunakan pada surat akademik dan keputusan. Pemerintah dan BUMN/BUMD dapat menggunakannya pada naskah dinas dan administrasi internal, sementara perusahaan dan perbankan dapat menerapkannya sesuai proses bisnis serta regulasi sektoral masing-masing.
Tanda Tangan Elektronik dalam Sistem Persuratan Digital
Manfaat TTE akan lebih optimal ketika terintegrasi dengan aplikasi persuratan digital.
Alurnya dapat menjadi:
Draft Surat → Review → Approval → Tanda Tangan Elektronik → Distribusi → Arsip Digital → Audit Trail
Dengan model ini, staf tidak perlu mencetak surat hanya untuk mendapatkan tanda tangan pimpinan.
Platform inOffice Persuratan misalnya mendukung pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi, penomoran otomatis, arsip digital, tracking, audit trail, serta integrasi tanda tangan elektronik dalam satu workflow.
Baca juga: Persuratan Digital yang Terintegrasi Tanda Tangan Elektronik.
FAQ tentang Tanda Tangan Elektronik
Apakah tanda tangan elektronik sama dengan tanda tangan digital?
Tidak sepenuhnya. TTE merupakan istilah yang digunakan dalam regulasi Indonesia, sedangkan tanda tangan digital biasanya merujuk pada mekanisme teknis berbasis kriptografi yang dapat digunakan dalam penerapan TTE.
Apakah scan tanda tangan termasuk TTE?
Gambar hasil scan dapat menjadi bagian dari proses elektronik, tetapi tidak otomatis memiliki mekanisme autentikasi, verifikasi identitas, dan perlindungan integritas seperti TTE yang dirancang menggunakan sistem keamanan tertentu.
Apakah TTE bisa digunakan untuk surat resmi?
Bisa, sepanjang penerapannya memenuhi regulasi serta kebijakan yang berlaku bagi jenis dokumen dan organisasi terkait.
Bagaimana cara mengetahui TTE valid?
Periksa identitas penanda tangan, status Sertifikat Elektronik, integritas dokumen, serta informasi validasi menggunakan aplikasi atau layanan verifikasi dari penyedia terkait.
Kesimpulan
Tanda tangan elektronik membantu organisasi menjalankan proses persetujuan dokumen secara lebih cepat, terdokumentasi, dan dapat diverifikasi. Regulasi Indonesia membedakan TTE menjadi tersertifikasi dan tidak tersertifikasi, sehingga organisasi perlu memilih mekanisme sesuai tingkat risiko serta kebutuhan dokumennya.
Integrasi TTE dengan sistem persuratan juga membuat proses administrasi dapat berjalan end-to-end, mulai dari pembuatan surat hingga pengarsipan.
Ingin menerapkan persuratan digital yang terintegrasi dengan tanda tangan elektronik, disposisi, approval, tracking, dan arsip digital? Konsultasikan kebutuhan persuratan digital di instansi atau perusahaan Anda bersama tim kami.
