Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Pernah kesulitan mengetahui sebuah surat sudah sampai di bagian mana, sudah didisposisikan atau belum, atau siapa yang sedang menindaklanjutinya? Situasi seperti ini masih sering terjadi ketika administrasi persuratan bergantung pada buku agenda, dokumen fisik, spreadsheet, dan konfirmasi melalui pesan singkat.
Tracking surat membantu organisasi memantau status dan perjalanan surat secara lebih terstruktur. Melalui aplikasi persuratan digital, staf maupun pimpinan dapat mengetahui apakah surat baru diterima, sedang diproses, telah didisposisikan, menunggu persetujuan, atau sudah selesai.
Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, perguruan tinggi, dan perusahaan dengan volume surat tinggi, kemampuan tersebut penting agar proses administrasi tidak berhenti hanya karena posisi atau status dokumen tidak diketahui.
Apa Itu Tracking Surat?
Tracking surat adalah proses untuk melacak status, posisi, riwayat, dan tindak lanjut surat selama berada dalam alur administrasi organisasi.
Tracking tidak sama dengan sekadar mencari file berdasarkan nomor atau nama surat. Sistem tracking yang baik dapat menunjukkan perjalanan dokumen sejak diterima atau dibuat hingga prosesnya selesai dan surat disimpan sebagai arsip.
Informasi yang dapat dipantau antara lain:
tanggal penerimaan atau pembuatan surat;
nomor dan perihal surat;
unit atau pengguna yang menangani surat;
status approval;
tujuan disposisi;
instruksi pimpinan;
status tindak lanjut;
riwayat aktivitas surat.
Dengan informasi tersebut, pertanyaan seperti “Surat ini sekarang ada di siapa?” atau “Apakah sudah ditindaklanjuti?” dapat dijawab melalui sistem.
Mengapa Tracking Surat Penting bagi Organisasi?
Ketika proses persuratan dilakukan secara manual, setiap perpindahan dokumen berpotensi menciptakan titik yang sulit dipantau. Surat mungkin sudah diterima bagian administrasi, tetapi belum sampai kepada pimpinan. Disposisi mungkin sudah diberikan, tetapi unit terkait belum mengetahui instruksinya.
Aplikasi tracking surat membantu menciptakan rekam jejak proses yang lebih jelas. Dampaknya, organisasi dapat:
mengurangi risiko surat terlewat atau terlambat diproses;
mempercepat koordinasi antarunit;
mengetahui pekerjaan yang masih membutuhkan tindak lanjut;
mempermudah pengawasan oleh pimpinan;
menelusuri riwayat penanganan surat;
membuat administrasi lebih tertib dan terdokumentasi.
Bagi instansi pemerintah, digitalisasi proses administratif juga sejalan dengan arah penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dalam Perpres Nomor 95 Tahun 2018. Untuk pengelolaan kearsipan dinamis di lingkungan pemerintah, implementasinya tetap perlu memperhatikan ketentuan dan penggunaan aplikasi umum yang berlaku, termasuk SRIKANDI.
Apa Saja yang Bisa Dipantau dengan Aplikasi Tracking Surat?
Tracking Surat Masuk
Pada surat masuk, proses pelacakan dapat dimulai sejak dokumen diterima dan diregistrasi.
Alurnya dapat berupa:
Surat diterima → registrasi → penerusan → disposisi → tindak lanjut → selesai → arsip.
Staf dapat mengetahui kapan surat diterima, kepada siapa surat diteruskan, serta apakah instruksi yang diberikan sudah ditindaklanjuti.
Tracking Surat Keluar
Pelacakan juga penting untuk surat yang dibuat oleh organisasi.
Alur surat keluar umumnya meliputi:
Draft → review → approval → penomoran → penandatanganan → pengiriman → arsip.
Dengan tracking, bagian administrasi dapat mengetahui surat mana yang masih berbentuk draft, sedang menunggu persetujuan pimpinan, atau sudah selesai diterbitkan.
Baca juga pembahasan mengenai aplikasi surat masuk dan surat keluar untuk memahami pengelolaan kedua proses tersebut secara terintegrasi.
Tracking Disposisi Surat
Disposisi menjadi bagian penting karena menentukan siapa yang harus merespons atau menindaklanjuti suatu surat.
Melalui tracking disposisi surat, organisasi dapat memantau penerima disposisi, instruksi pimpinan, waktu disposisi, serta perkembangan tindak lanjutnya.
Proses disposisi digital juga membantu mengurangi ketergantungan pada lembar disposisi fisik yang harus berpindah dari meja ke meja. Pembahasan lebih lanjut dapat dibaca pada artikel aplikasi disposisi surat digital.
Bagaimana Cara Kerja Tracking Surat Digital?
Secara umum, sistem tracking surat bekerja melalui beberapa tahap:
Surat dicatat dalam sistem. Data seperti nomor, tanggal, pengirim, penerima, dan perihal direkam.
Surat masuk ke workflow. Dokumen diteruskan kepada pengguna atau unit yang berkepentingan.
Setiap aktivitas dicatat. Sistem merekam perubahan status dan tindakan pengguna.
Disposisi dilakukan secara digital. Pimpinan dapat memberikan arahan kepada unit atau pegawai terkait.
Tindak lanjut dipantau. Status surat dapat diperbarui sesuai proses yang berjalan.
Riwayat tetap tersimpan. Setelah selesai, surat beserta jejak prosesnya dapat disimpan sebagai arsip.
Alur sebenarnya dapat disesuaikan dengan prosedur dan struktur organisasi masing-masing.
Fitur Penting dalam Aplikasi Tracking Surat
Saat memilih sistem tracking surat, organisasi sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan kemampuan pencarian dokumen.
Beberapa fitur yang perlu diperhatikan adalah:
pengelolaan surat masuk dan keluar;
tracking status surat;
disposisi digital;
workflow review dan approval;
riwayat aktivitas atau audit trail;
penomoran surat;
pencarian dan filter dokumen;
notifikasi;
arsip digital;
laporan dan statistik;
pengaturan hak akses;
dukungan tanda tangan elektronik jika dibutuhkan.
Kombinasi fitur tersebut membuat monitoring tidak berdiri sendiri, tetapi menjadi bagian dari keseluruhan proses persuratan.
Tracking Surat Lebih Praktis dengan InOffice Persuratan
InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola proses surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, penomoran, hingga arsip dalam satu sistem.
Fitur tracking pada InOffice dapat digunakan untuk memantau status surat mulai dari diterima, dibaca, didisposisikan, diproses, hingga selesai. Sistem juga menyediakan notifikasi serta pencatatan aktivitas sebagai jejak audit.
Dengan proses yang lebih terintegrasi, staf tidak perlu terus-menerus bertanya melalui telepon atau chat hanya untuk memastikan posisi sebuah surat. Pimpinan pun lebih mudah melihat dokumen yang masih membutuhkan perhatian.
Kesimpulan
Tracking surat membantu organisasi mengetahui di mana posisi surat, sudah sampai tahap apa, siapa yang menangani, dan apakah tindak lanjutnya telah selesai.
Ketika surat masuk, surat keluar, disposisi, dan arsip dikelola melalui sistem yang terintegrasi, proses administrasi menjadi lebih mudah dipantau dan riwayat penanganan dokumen lebih tertata.
Jika organisasi Anda masih kesulitan melacak surat atau memonitor disposisi secara manual, pertimbangkan penggunaan InOffice Persuratan untuk mendigitalisasi proses persuratan.
Konsultasikan kebutuhan persuratan organisasi Anda untuk melihat bagaimana proses tracking surat dapat diterapkan sesuai workflow instansi.
