Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Nomor surat terlihat sederhana, tetapi dapat menjadi masalah ketika perusahaan memiliki banyak divisi, cabang, dan pegawai yang menerbitkan surat. Tanpa aturan yang jelas, nomor yang sama bisa digunakan dua kali, urutannya tidak konsisten, atau staf kesulitan mengetahui nomor terakhir yang sudah diterbitkan.
Karena itu, cara membuat nomor surat perusahaan bukan hanya tentang menentukan kombinasi angka dan kode. Perusahaan juga membutuhkan aturan penomoran, pencatatan, serta mekanisme kontrol agar setiap surat mudah diidentifikasi dan ditelusuri.
Lalu, bagaimana cara membuat sistem penomoran surat yang rapi?
Apa Itu Nomor Surat Perusahaan?
Nomor surat adalah identitas administratif yang digunakan untuk membedakan satu surat dengan surat lainnya. Nomor tersebut biasanya menunjukkan urutan surat, unit penerbit, jenis dokumen, hingga periode penerbitannya.
Penomoran yang tertata membantu organisasi dalam:
mengidentifikasi surat;
mencatat nomor surat keluar;
mencari arsip;
mengetahui unit penerbit;
membedakan jenis surat; dan
menelusuri histori dokumen.
Untuk lingkungan pemerintahan, pengelolaan tata naskah dinas juga memiliki pedoman tersendiri. Salah satu referensinya adalah Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, yang berstatus berlaku.
Bagaimana Format Nomor Surat Perusahaan?
Tidak ada satu format nomor surat perusahaan yang wajib digunakan oleh seluruh perusahaan. Format dapat disesuaikan dengan struktur dan kebijakan masing-masing organisasi.
Contohnya:
015/HRD/SP/IX/2026
Nomor tersebut dapat diartikan sebagai:
015: nomor urut surat;
HRD: kode unit penerbit;
SP: kode jenis surat;
IX: bulan penerbitan;
2026: tahun penerbitan.
Perusahaan dengan struktur yang lebih sederhana dapat menggunakan format seperti 015/ADM/IX/2026.
Hal terpenting bukan banyaknya kode yang digunakan, tetapi konsistensi penerapannya.
Cara Membuat Nomor Surat Perusahaan
1. Tentukan Struktur Nomor Surat
Tentukan terlebih dahulu informasi yang perlu dicantumkan dalam nomor.
Misalnya:
Nomor Urut/Kode Unit/Kode Surat/Bulan/Tahun
Hindari membuat struktur terlalu panjang apabila setiap kode tidak memiliki fungsi administratif yang jelas.
2. Buat Kode Surat Perusahaan
Selanjutnya, tentukan kode surat perusahaan berdasarkan jenis dokumen.
Contohnya:
UND: Surat Undangan;
ST: Surat Tugas;
SK: Surat Keputusan;
PEM: Surat Pemberitahuan;
SPJ: Surat Perjanjian.
Kode unit juga dapat digunakan, misalnya HRD untuk Human Resources, FIN untuk Finance, atau LEG untuk Legal.
3. Tentukan Aturan Nomor Urut
Tetapkan cara nomor berjalan, misalnya:
001, 002, 003, 004, dan seterusnya.
Perusahaan juga perlu menentukan apakah nomor kembali menjadi 001 pada awal tahun atau terus berlanjut.
Aturan tersebut sebaiknya terdokumentasi agar setiap unit menggunakan metode yang sama.
4. Gunakan Satu Register Surat
Jika masih menggunakan proses manual, buat satu register sebagai sumber data utama.
Register setidaknya mencatat:
nomor surat;
tanggal;
jenis surat;
perihal;
unit penerbit;
tujuan surat; dan
status surat.
Pengelolaan register yang konsisten juga membantu proses pengarsipan dan pencarian kembali dokumen.
Untuk memahami proses tersebut lebih luas, baca juga Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar untuk Membantu Administrasi Lebih Tertata.
5. Tetapkan Status Nomor Surat
Nomor surat yang sudah dialokasikan tetapi batal digunakan sebaiknya tidak langsung dihapus.
Gunakan status seperti:
draft;
digunakan;
dibatalkan; atau
diterbitkan.
Dengan begitu, histori penomoran tetap dapat ditelusuri.
Mengapa Nomor Surat Bisa Duplikat?
Duplikasi biasanya bukan disebabkan oleh format nomor yang salah, tetapi karena proses penomorannya tidak terpusat.
Bayangkan bagian HR menggunakan nomor 027 pada pagi hari. Pada waktu hampir bersamaan, bagian administrasi menggunakan nomor yang sama karena keduanya membuka file register yang berbeda.
Masalah ini dapat terjadi karena:
terdapat beberapa file register;
data tidak diperbarui secara langsung;
setiap unit mengambil nomor sendiri;
tidak ada PIC penomoran;
staf tidak mengetahui nomor terakhir; atau
nomor yang dibatalkan tidak memiliki status yang jelas.
Cara Mencegah Nomor Surat Duplikat
Untuk mengurangi risiko nomor ganda, organisasi dapat menerapkan beberapa langkah berikut:
Gunakan satu sumber data penomoran.
Tetapkan standar format dan kode surat.
Atur siapa yang berwenang mengambil nomor.
Catat status setiap nomor.
Periksa nomor sebelum surat diterbitkan.
Gunakan penomoran surat otomatis ketika jumlah surat dan pengguna semakin banyak.
Cara manual masih mungkin digunakan untuk organisasi dengan volume surat kecil. Namun, semakin banyak unit dan pengguna yang terlibat, semakin sulit melakukan kontrol menggunakan spreadsheet saja.
Kapan Perlu Menggunakan Sistem Nomor Surat Otomatis?
Organisasi sebaiknya mulai mempertimbangkan sistem nomor surat terpusat ketika:
volume surat keluar semakin tinggi;
terdapat banyak cabang atau unit;
beberapa pengguna membuat surat secara bersamaan;
pernah terjadi nomor surat ganda;
pencarian nomor terakhir memakan waktu;
proses approval melibatkan banyak pejabat; atau
histori surat sulit dilacak.
Dengan sistem digital, penomoran dapat menjadi bagian dari alur yang terintegrasi mulai dari pembuatan draft, review, approval, pemberian nomor, hingga pengarsipan.
Baca juga Alur Sistem Persuratan Masuk dan Keluar di Organisasi Modern untuk memahami proses persuratan secara menyeluruh.
Kelola Penomoran Surat dengan InOffice Persuratan
Penomoran surat sebenarnya hanya satu bagian dari pengelolaan administrasi.
InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola surat masuk, surat keluar, draft dan approval, disposisi, penomoran otomatis, tracking, serta arsip digital dalam satu sistem. Format nomor juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi sehingga membantu menjaga konsistensi dan mengurangi risiko nomor ganda.
Jika perusahaan, BUMN/BUMD, perbankan, kampus, atau instansi Anda masih mengelola nomor dan surat menggunakan banyak file terpisah, kini saatnya mempertimbangkan proses yang lebih terpusat. Pelajari InOffice Persuratan dan jadwalkan konsultasi kebutuhan persuratan organisasi Anda.
