Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Pengelolaan arsip surat sering terlihat sederhana ketika jumlah dokumen masih sedikit. Namun, ketika instansi atau perusahaan menangani ratusan hingga ribuan surat, masalah mulai muncul: dokumen tersebar, pencarian memakan waktu, disposisi sulit dilacak, hingga risiko arsip hilang atau tersimpan ganda.
Karena itu, penggunaan aplikasi arsip surat tidak lagi sekadar menjadi tempat menyimpan dokumen digital. Sistem yang tepat perlu membantu organisasi mengelola surat sejak diterima atau dibuat, diproses, didisposisikan, hingga akhirnya tersimpan sebagai arsip yang mudah ditemukan kembali.
Lalu, bagaimana memilih sistem yang tepat?
Apa Itu Aplikasi Arsip Surat?
Aplikasi arsip surat adalah sistem digital yang membantu organisasi mencatat, menyimpan, mengelompokkan, mencari, dan melacak dokumen persuratan.
Berbeda dengan penyimpanan file biasa, sistem arsip surat umumnya menggunakan metadata seperti nomor surat, tanggal, pengirim, penerima, perihal, kategori, dan status dokumen.
Pengelolaan arsip yang baik juga penting dari sisi tata kelola. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menempatkan arsip sebagai sumber informasi, memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban serta menekankan pentingnya ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya.
Mengapa Penyimpanan File Biasa Belum Cukup?
Menyimpan surat dalam folder komputer, layanan cloud, atau shared drive memang membuat dokumen menjadi digital. Namun, hal tersebut belum tentu membuat proses persuratan menjadi terkelola.
Pada penyimpanan biasa, pengguna sering bergantung pada nama file dan struktur folder. Ketika dokumen bertambah banyak, pencarian dokumen menjadi semakin sulit.
Sementara itu, e-arsip surat yang terintegrasi dengan proses persuratan memungkinkan organisasi mengelola informasi dokumen secara lebih terstruktur sekaligus mengetahui histori prosesnya.
Dengan kata lain, menyimpan PDF belum tentu sama dengan mengelola arsip surat.
8 Kriteria Memilih Aplikasi Arsip Surat
1. Mendukung Surat Masuk dan Surat Keluar
Pilih sistem yang tidak hanya menyimpan arsip, tetapi juga berfungsi sebagai aplikasi surat masuk keluar.
Sistem sebaiknya dapat mencatat informasi seperti nomor surat, tanggal, pengirim atau penerima, perihal, sifat surat, serta lampiran.
Dengan demikian, dokumen tidak perlu dikelola melalui beberapa aplikasi berbeda.
2. Memiliki Pencarian Dokumen yang Cepat
Kemampuan pencarian merupakan salah satu fitur terpenting dalam arsip surat digital.
Pastikan dokumen dapat dicari berdasarkan beberapa parameter, seperti:
nomor surat;
tanggal;
pengirim atau penerima;
unit kerja;
perihal;
kategori; dan
kata kunci tertentu.
Semakin besar volume dokumen, semakin penting kemampuan pencarian ini.
3. Mendukung Klasifikasi Arsip
Aplikasi perlu memungkinkan organisasi mengelompokkan surat berdasarkan jenis dokumen, unit kerja, kategori, atau klasifikasi tertentu.
Struktur yang jelas membuat arsip tetap mudah dikelola meskipun jumlahnya terus bertambah.
4. Mendukung Disposisi dan Alur Persetujuan
Surat biasanya tidak berhenti setelah diterima.
Surat masuk dapat diteruskan kepada pimpinan, diberikan disposisi kepada unit tertentu, kemudian ditindaklanjuti. Surat keluar juga dapat melewati proses penyusunan, pemeriksaan, persetujuan, hingga penandatanganan.
Karena itu, pertimbangkan aplikasi yang mendukung workflow:
Surat → Proses → Disposisi/Approval → Tindak Lanjut → Arsip.
Baca juga mengenai penerapan aplikasi persuratan digital dari implementasi hingga pendampingan penggunaan.
5. Memiliki Audit Trail
Audit trail membantu organisasi mengetahui aktivitas yang terjadi pada sebuah surat.
Misalnya, siapa yang membuat, menerima, memproses, atau mengubah status dokumen serta kapan aktivitas tersebut dilakukan.
Fitur ini penting bagi instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perbankan, dan organisasi lain yang membutuhkan proses administrasi yang dapat ditelusuri.
6. Memiliki Pengaturan Hak Akses
Tidak semua surat boleh diakses oleh seluruh pengguna.
Aplikasi sebaiknya mendukung pengaturan akses berdasarkan jabatan, unit kerja, atau peran pengguna sehingga dokumen tertentu hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
7. Mudah Digunakan
Sistem dengan banyak fitur belum tentu efektif jika pengguna kesulitan mengoperasikannya.
Evaluasi antarmuka aplikasi, kemudahan navigasi, proses pencarian, hingga jumlah langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Tujuan digitalisasi adalah menyederhanakan proses, bukan menambah pekerjaan administratif.
8. Dapat Mengikuti Perkembangan Organisasi
Pertimbangkan kebutuhan jangka panjang.
Jumlah pengguna, volume surat, unit organisasi, kebutuhan integrasi, hingga penggunaan tanda tangan elektronik dapat berkembang.
Pilih sistem arsip surat yang mampu menyesuaikan kebutuhan tersebut tanpa mengharuskan organisasi mengganti sistem dalam waktu singkat.
Checklist Sebelum Memilih Sistem Arsip Surat
Sebelum menentukan aplikasi atau vendor, gunakan pertanyaan berikut sebagai evaluasi:
Apakah surat masuk dan keluar dapat dikelola dalam satu sistem?
Apakah dokumen mudah dicari berdasarkan metadata?
Apakah tersedia disposisi dan approval?
Apakah terdapat audit trail?
Apakah hak akses dapat disesuaikan?
Apakah sistem mudah digunakan?
Apakah vendor menyediakan implementasi dan pendampingan?
Apakah sistem dapat dikembangkan sesuai kebutuhan organisasi?
Jangan hanya membandingkan jumlah fitur. Fokuslah pada kesesuaian sistem dengan proses administrasi yang benar-benar berjalan di organisasi.
Kapan Organisasi Membutuhkan Aplikasi Arsip Surat?
Pertimbangkan digitalisasi apabila organisasi mulai mengalami kondisi seperti:
surat tersebar di banyak folder atau perangkat;
pencarian dokumen sering memakan waktu;
status surat sulit diketahui;
disposisi masih dilakukan secara manual;
pimpinan sulit memantau tindak lanjut surat;
histori dokumen tidak terdokumentasi dengan baik; atau
proses surat melibatkan banyak unit kerja.
Kondisi tersebut menunjukkan bahwa organisasi membutuhkan pengelolaan persuratan yang lebih terpusat.
Kelola Persuratan dan Arsip Digital dengan InOffice Persuratan
InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola proses surat secara terintegrasi, mulai dari surat masuk, surat keluar, disposisi, draft dan approval, penomoran, tracking, hingga arsip digital dan pencarian dokumen. Sistem juga menyediakan pengaturan hak akses serta audit trail untuk membantu proses persuratan lebih terkontrol.
Jika instansi atau perusahaan Anda masih menghadapi kesulitan mencari arsip, melacak disposisi, atau mengelola surat dari berbagai unit, saatnya mengevaluasi proses yang digunakan saat ini.
Konsultasikan kebutuhan persuratan digital organisasi Anda bersama tim Integra dan gunakan InOffice Persuratan untuk membangun proses administrasi surat yang lebih rapi, mudah dilacak, dan terintegrasi.
