Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Proses surat-menyurat sering terhambat bukan karena pembuatan suratnya, tetapi karena dokumen harus menunggu review, approval, dan tanda tangan pimpinan. Ketika pimpinan sedang berada di luar kantor, proses tersebut dapat memakan waktu lebih lama.
Kondisi inilah yang mendorong pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, hingga perusahaan mulai menerapkan tanda tangan elektronik dalam proses persuratan digital.
Dengan TTE, proses persetujuan dan penandatanganan dokumen dapat dilakukan secara elektronik. Namun, manfaatnya akan semakin optimal ketika TTE menjadi bagian dari alur persuratan elektronik yang terintegrasi, mulai dari pembuatan draft hingga pengarsipan.
Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?
Tanda tangan elektronik atau TTE adalah tanda tangan yang dibuat dalam bentuk elektronik dan digunakan untuk menunjukkan identitas serta persetujuan penanda tangan terhadap informasi atau dokumen elektronik.
TTE bukan sekadar gambar tanda tangan yang ditempelkan pada dokumen. Dalam regulasi Indonesia, TTE memiliki fungsi autentikasi dan verifikasi terhadap identitas penanda tangan serta keutuhan dan keautentikan informasi elektronik.
Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 juga membedakan TTE menjadi tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. TTE tersertifikasi menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
Apakah TTE Bisa Digunakan untuk Surat Resmi?
TTE dapat digunakan dalam berbagai proses administrasi elektronik sepanjang penggunaannya memenuhi ketentuan yang berlaku dan sesuai dengan kebutuhan dokumen maupun kebijakan organisasi.
Dalam praktik persuratan, TTE surat resmi dapat diterapkan pada berbagai dokumen, misalnya:
surat keluar;
nota dinas;
surat tugas;
surat undangan;
surat keputusan; dan
dokumen administratif lainnya.
Organisasi tetap perlu memperhatikan jenis dokumen, kewenangan penanda tangan, ketentuan sektoral, serta mekanisme TTE yang digunakan.
Bagaimana Cara Kerja Tanda Tangan Elektronik dalam Persuratan?
Penerapan tanda tangan surat digital sebaiknya tidak berdiri sendiri. TTE perlu menjadi bagian dari workflow persuratan agar setiap tahap dapat dikelola dan ditelusuri.
Secara sederhana, alurnya dapat berlangsung sebagai berikut.
1. Pembuatan Draft Surat
Pegawai atau unit terkait membuat draft surat sesuai format, nomor, tujuan, dan kewenangan yang berlaku.
2. Review dan Verifikasi
Draft kemudian diperiksa oleh pejabat atau unit yang berwenang. Jika terdapat koreksi, dokumen dapat dikembalikan untuk direvisi sebelum masuk ke tahap berikutnya.
3. Approval Dokumen Online
Setelah proses review selesai, surat diteruskan kepada pihak yang memiliki kewenangan memberikan persetujuan.
Dengan approval elektronik, status dokumen dapat lebih mudah dipantau tanpa harus mengirimkan file secara berulang melalui email atau aplikasi percakapan.
4. Tanda Tangan Elektronik
Setelah memperoleh approval, dokumen dapat diteruskan ke proses TTE melalui layanan tanda tangan elektronik yang digunakan organisasi.
Pada tahap ini, sistem persuratan dapat diintegrasikan dengan penyedia layanan TTE sehingga proses penandatanganan menjadi bagian dari workflow surat.
5. Distribusi dan Pengarsipan
Surat yang telah selesai diproses kemudian dapat didistribusikan kepada penerima dan disimpan sebagai arsip digital.
Alurnya menjadi lebih sederhana:
Draft → Review → Approval → TTE → Distribusi → Arsip
Manfaat Tanda Tangan Elektronik dalam Persuratan Digital
Integrasi TTE dengan sistem persuratan memberikan manfaat yang lebih luas daripada sekadar menghilangkan kebutuhan tanda tangan basah.
Mempercepat Proses Approval
Pimpinan tidak harus selalu berada di lokasi yang sama dengan pembuat surat. Proses approval dokumen online dapat membantu menjaga alur administrasi tetap berjalan.
Mengurangi Proses Cetak dan Pindai
Organisasi dapat mengurangi proses berulang seperti:
cetak dokumen → tanda tangan → pindai → unggah kembali.
Selain lebih praktis, pendekatan ini mendukung proses administrasi yang lebih paperless.
Mempermudah Monitoring Surat
Ketika approval dan TTE terhubung dengan sistem persuratan, pengguna dapat mengetahui apakah surat masih berada pada tahap draft, review, approval, penandatanganan, atau sudah selesai.
Mengurangi Perpindahan File Antarplatform
Dokumen tidak harus berpindah-pindah melalui email, aplikasi percakapan, folder komputer, dan media lainnya hanya untuk memperoleh persetujuan.
Mengapa TTE Saja Belum Cukup?
Tanda tangan elektronik hanya menyelesaikan salah satu bagian dari siklus persuratan, yaitu proses penandatanganan.
Sementara itu, organisasi masih perlu mengelola:
surat masuk dan surat keluar;
draft dan review;
penomoran surat;
approval;
disposisi;
tracking;
distribusi; dan
arsip digital.
Karena itu, transformasi persuratan membutuhkan sistem yang mampu menghubungkan proses-proses tersebut dalam satu workflow.
Anda dapat membaca lebih lanjut mengenai peran sistem informasi persuratan dalam pengelolaan administrasi digital.
Integrasikan TTE dengan InOffice Persuratan
InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola proses surat secara digital, mulai dari surat masuk, surat keluar, draft, review, approval, disposisi, penomoran, tracking, hingga arsip digital.
InOffice juga mendukung integrasi dengan layanan Tanda Tangan Elektronik, sehingga proses penandatanganan dapat menjadi bagian dari workflow persuratan yang lebih terstruktur. Dengan demikian, TTE tidak berjalan sebagai proses yang terpisah, tetapi dapat ditempatkan dalam alur:
Pembuatan surat → Review → Approval → Integrasi TTE → Distribusi → Arsip.
Bagi instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perbankan, kampus, maupun perusahaan yang ingin mempercepat administrasi persuratan, Anda dapat berkonsultasi dengan tim Integra untuk memetakan kebutuhan workflow dan integrasi TTE yang sesuai.
Konsultasikan kebutuhan persuratan digital Anda dan gunakan InOffice Persuratan untuk membantu pengelolaan surat menjadi lebih cepat, tertib, dan mudah ditelusuri.
