Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Proses approval surat sering kali menjadi titik lambat dalam administrasi organisasi. Draf sudah selesai dibuat, tetapi masih harus menunggu pemeriksaan atasan, persetujuan pejabat terkait, hingga tanda tangan pimpinan.
Masalah semakin terasa ketika proses tersebut masih mengandalkan dokumen fisik, email, atau komunikasi melalui aplikasi pesan. Staf kesulitan mengetahui posisi surat, sementara pimpinan harus mencari dokumen yang perlu segera disetujui.
Aplikasi TNDE membantu mengubah proses tersebut menjadi workflow digital sehingga pembuatan, review, approval, disposisi, hingga pengarsipan surat dapat dikelola secara lebih terstruktur.
Apa Itu Aplikasi TNDE?
TNDE adalah singkatan dari Tata Naskah Dinas Elektronik. Secara umum, aplikasi TNDE digunakan untuk membantu organisasi mengelola proses persuratan dan naskah dinas secara elektronik.
Digitalisasi dalam TNDE tidak sebatas mengubah dokumen kertas menjadi PDF. Sistem juga dapat membantu mengelola rangkaian proses, seperti:
pembuatan draf surat;
review dan koreksi;
approval atau persetujuan;
penomoran surat;
disposisi digital;
penandatanganan elektronik;
distribusi dokumen; dan
penyimpanan arsip.
Dengan persuratan elektronik, setiap tahapan dapat dilakukan melalui sistem serta memiliki riwayat aktivitas yang lebih mudah ditelusuri.
Mengapa Approval Surat Sering Terlambat?
Salah satu kendala pengelolaan surat dinas secara manual adalah tingginya ketergantungan pada perpindahan dokumen dan keberadaan orang tertentu.
Sebagai contoh, draf surat yang harus mendapat persetujuan tiga pejabat dapat tertunda ketika salah satu pejabat sedang melakukan perjalanan dinas.
Permasalahan lain yang sering muncul meliputi:
staf tidak mengetahui posisi terakhir surat;
revisi dokumen tersebar di email atau aplikasi pesan;
pimpinan tidak segera mengetahui adanya dokumen yang perlu disetujui;
proses approval harus ditanyakan secara manual; dan
riwayat perubahan sulit ditelusuri.
Aplikasi surat dinas yang memiliki workflow digital dapat membantu mengurangi hambatan tersebut.
Bagaimana Aplikasi TNDE Mempercepat Approval Surat?
1. Draf Surat Dikirim melalui Workflow Digital
Setelah draf dibuat, surat dapat diteruskan kepada reviewer atau pejabat yang berwenang melalui sistem.
Dokumen tidak perlu dipindahkan secara fisik dari satu meja ke meja lainnya.
2. Review dan Approval Dilakukan Berjenjang
Alur approval dapat mengikuti struktur organisasi, misalnya:
Staf → Kepala Bagian → Direktur → Pimpinan
Jika terdapat koreksi, draf dapat dikembalikan kepada pembuat surat untuk diperbaiki sebelum masuk kembali ke tahap persetujuan.
3. Notifikasi Membantu Mengurangi Approval yang Terlewat
Notifikasi memberi tahu pengguna ketika terdapat surat yang perlu diperiksa, disetujui, atau ditindaklanjuti.
Dengan demikian, staf tidak harus terus menghubungi pimpinan untuk menanyakan status dokumen.
4. Status Surat Lebih Mudah Dilacak
Melalui fitur tracking, pengguna dapat mengetahui apakah dokumen masih berupa draf, sedang direview, menunggu approval, telah disetujui, atau sudah selesai diproses.
Kemampuan ini membuat proses administrasi lebih transparan dan mudah dikendalikan.
5. Terintegrasi dengan Tanda Tangan Elektronik
Setelah memperoleh persetujuan, aplikasi persuratan juga dapat diintegrasikan dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE) apabila dibutuhkan organisasi.
Dengan integrasi tersebut, proses penerbitan dokumen dapat dilakukan tanpa harus kembali ke dokumen fisik.
Approval dan Disposisi Digital, Apa Bedanya?
Approval dan disposisi memiliki fungsi berbeda.
Approval merupakan proses pemberian persetujuan terhadap draf atau dokumen sebelum diterbitkan.
Sementara itu, disposisi digital digunakan pimpinan untuk memberikan arahan atau meneruskan surat masuk kepada unit maupun pegawai yang harus menindaklanjutinya.
Sebagai contoh, surat kerja sama yang masuk dapat didisposisikan kepada Divisi Legal. Sebaliknya, draf surat balasan yang dibuat Divisi Legal mungkin harus memperoleh approval Direktur sebelum dikirim.
Keduanya dapat menjadi bagian dari satu sistem persuratan elektronik.
Contoh Alur Approval Surat secara Digital
Alur surat keluar dalam aplikasi TNDE dapat digambarkan secara sederhana:
Draf Surat → Review → Revisi → Approval → Penomoran → TTE → Distribusi → Arsip
Setiap organisasi dapat memiliki workflow berbeda sesuai struktur jabatan, SOP, jenis surat, dan kewenangan pejabat.
Baca juga pembahasan mengenai Alur Sistem Persuratan Masuk dan Keluar di Organisasi Modern.
Bagaimana dengan TNDE Pemerintah?
Dalam lingkungan pemerintah, penerapan persuratan elektronik perlu memperhatikan kebijakan kearsipan nasional.
Pemerintah telah menetapkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) sebagai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis melalui Keputusan Menteri PANRB Nomor 679 Tahun 2020. ANRI juga menyediakan layanan pendampingan penggunaan SRIKANDI bagi instansi pemerintah pusat dan daerah.
Karena itu, instansi pemerintah perlu memastikan implementasi TNDE maupun sistem pendukung lainnya selaras dengan regulasi, arsitektur sistem, dan ketentuan kearsipan yang berlaku.
Fitur yang Perlu Ada dalam Aplikasi Persuratan Elektronik
Ketika mengevaluasi aplikasi persuratan, organisasi sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan kemampuan membuat surat.
Perhatikan fitur seperti:
workflow draft, review, dan approval;
disposisi berjenjang;
tracking status surat;
notifikasi;
penomoran otomatis;
integrasi TTE;
hak akses berdasarkan jabatan;
audit trail;
pencarian dan arsip digital; serta
kemampuan menyesuaikan workflow dengan SOP organisasi.
Fitur tersebut membantu sistem tidak hanya menjadi tempat menyimpan dokumen, tetapi menjadi bagian dari proses kerja administrasi.
Percepat Approval Surat dengan InOffice Persuratan
InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola surat masuk dan keluar secara digital, mulai dari draf, review, approval, disposisi, penomoran, tracking hingga arsip.
Workflow dapat disesuaikan dengan struktur organisasi dan SOP. InOffice juga mendukung notifikasi, hak akses dan audit trail, serta integrasi Tanda Tangan Elektronik sesuai kebutuhan implementasi.
Pelajari lebih lanjut tentang InOffice Persuratan untuk melihat bagaimana pengelolaan persuratan dapat dilakukan secara lebih terstruktur.
Jika proses approval masih lambat, status surat sulit dilacak, atau disposisi masih dilakukan secara manual, konsultasikan kebutuhan persuratan digital organisasi Anda bersama tim InOffice dan temukan alur implementasi yang sesuai dengan kebutuhan instansi atau perusahaan.
