Pengajuan dari divisi lain masuk melalui WhatsApp. Beberapa permintaan dikirim melalui email. Ada pula yang dicatat dalam spreadsheet atau disampaikan langsung kepada admin.
Ketika jumlah request masih sedikit, cara tersebut mungkin masih dapat dikelola. Namun, saat pengajuan mulai bertambah dan harus diproses secara bersamaan, admin dapat kesulitan memastikan mana yang sudah lengkap, sedang diproses, menunggu persetujuan, atau belum ditindaklanjuti.
Di sinilah digitalisasi administrasi perkantoran dibutuhkan. Bukan sekadar mengubah dokumen fisik menjadi digital, tetapi membangun proses pengajuan yang lebih terpusat, terstruktur, dan mudah dilacak.
Bagi instansi pemerintah, pendekatan digital yang terpadu juga sejalan dengan arah Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), yang mendorong tata kelola dan layanan berbasis elektronik agar lebih efektif dan terintegrasi.
Mengapa Request dari Banyak Divisi Sulit Dikelola Secara Manual?
Masalah utama sebenarnya bukan hanya banyaknya pengajuan, tetapi request masuk melalui kanal yang berbeda tanpa satu sistem pengelolaan yang sama.
Request Tersebar di Banyak Kanal
Bayangkan admin harus memeriksa WhatsApp, email, spreadsheet, dokumen fisik, hingga chat internal setiap hari.
Ketika informasi tersebar, admin tidak memiliki satu sumber untuk mengetahui seluruh pengajuan yang sedang berjalan. Risiko request terlambat diproses atau bahkan terlewat pun menjadi lebih besar.
Informasi Pengajuan Sering Tidak Lengkap
Pengajuan melalui chat atau email juga tidak selalu mengikuti format yang sama.
Pemohon mungkin sudah menjelaskan kebutuhan surat, tetapi lupa mencantumkan unit kerja, tujuan penggunaan, lampiran, atau informasi lain yang dibutuhkan.
Akibatnya, admin harus kembali menghubungi pemohon sebelum request dapat diproses.
Tracking Masih Mengandalkan Catatan Manual
Masalah berikutnya muncul ketika terdapat banyak pengajuan dengan status berbeda.
Ada request yang baru masuk, sedang diverifikasi, sedang diproses, menunggu approval, hingga sudah selesai. Jika tracking masih dilakukan melalui spreadsheet atau catatan pribadi, admin harus memperbarui status secara manual setiap kali terjadi perubahan.
Proses Manual Menambah Beban Kerja Admin
Administrasi manual bukan hanya membuat proses lebih panjang. Banyak waktu kerja admin akhirnya digunakan untuk aktivitas koordinasi yang repetitif.
Misalnya:
meminta kembali data yang belum lengkap;
mencari lampiran dari percakapan sebelumnya;
mengecek siapa yang belum memberikan approval;
menjawab pertanyaan mengenai status pengajuan;
mencari histori permintaan lama; dan
mengingat request yang belum selesai.
Pemohon juga terdampak. Ketika tidak tersedia mekanisme tracking, pertanyaan seperti “Surat saya sudah sampai mana?” akan kembali diarahkan kepada admin.
Artinya, semakin banyak pengajuan, semakin banyak pula komunikasi yang harus ditangani.
Digitalisasi Administrasi Perkantoran Bukan Sekadar Paperless
Mengganti formulir kertas dengan spreadsheet atau menerima pengajuan melalui WhatsApp belum tentu menyelesaikan persoalan.
Digitalisasi yang lebih efektif perlu memperbaiki proses dari awal hingga akhir.
Secara sederhana, proses tersebut dapat berupa:
Form pengajuan → verifikasi → pemrosesan → approval atau tanda tangan → pemantauan status → histori pengajuan.
Dengan pendekatan tersebut, informasi tidak lagi tersebar pada banyak kanal.
Bagi organisasi yang juga ingin menata pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi, dan arsip, digitalisasi dapat dikembangkan lebih lanjut melalui aplikasi persuratan digital.
Seperti Apa Sistem Administrasi Digital yang Membantu Admin?
Sistem administrasi digital sebaiknya tidak hanya menjadi tempat menyimpan data. Sistem harus membantu mengurangi pekerjaan manual di sekitar proses pengajuan.
1. Satu Pintu Pengajuan
Pemohon mengirim request melalui form yang sama sehingga admin tidak perlu mengumpulkan permintaan dari berbagai kanal.
2. Data Terstruktur Sejak Awal
Form dapat menentukan informasi apa saja yang perlu diisi. Dengan demikian, risiko data penting terlupakan dapat dikurangi sebelum request diterima admin.
3. Status Pengajuan Dapat Dipantau
Setiap request mempunyai status yang jelas, misalnya sedang diverifikasi, diproses, menunggu approval, atau selesai.
Admin tidak perlu mengandalkan ingatan atau membuka kembali percakapan lama untuk mengetahui progres.
4. Approval Menjadi Bagian dari Workflow
Pengajuan yang membutuhkan persetujuan dapat diteruskan ke pihak terkait melalui proses yang lebih terstruktur.
5. Histori Tersimpan Secara Terpusat
Ketika dibutuhkan kembali, admin dapat menelusuri histori pengajuan tanpa mencari informasi dari berbagai chat, inbox, atau spreadsheet lama.
Kapan Organisasi Perlu Mulai Beralih?
Digitalisasi pengajuan patut dipertimbangkan ketika beberapa kondisi berikut mulai sering terjadi:
request masuk melalui banyak kanal;
admin memiliki spreadsheet tambahan hanya untuk tracking;
data pemohon sering tidak lengkap;
pemohon sering menanyakan status;
approval menjadi titik keterlambatan;
histori pengajuan sulit ditemukan; atau
pernah terdapat request yang terlambat atau terlewat.
Dalam kondisi tersebut, menambah spreadsheet baru biasanya hanya memindahkan masalah. Organisasi membutuhkan proses yang lebih terpusat.
Kelola Pengajuan Surat Internal melalui inOffice Form
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah inOffice Form, yaitu solusi untuk membantu proses pengajuan surat internal melalui form digital.
Pemohon dapat memasukkan request melalui form yang lebih terstruktur. Selanjutnya, admin dapat mengelola proses mulai dari penerimaan pengajuan, verifikasi data, pemrosesan surat, approval atau tanda tangan, hingga pemantauan status pengajuan.
Pendekatan serupa pada solusi inOffice saat ini telah digunakan untuk membantu pengajuan dan pengelolaan surat secara digital, termasuk pengelolaan terpusat, approval, dan pelacakan status.
Dengan demikian, admin dapat lebih fokus mengelola proses, bukan terus-menerus mengumpulkan informasi dari berbagai kanal.
Mulai Digitalisasi Proses Pengajuan
Digitalisasi administrasi perkantoran bukan hanya tentang mengurangi penggunaan kertas. Tujuan yang lebih penting adalah membuat proses administrasi lebih konsisten, mudah dipantau, dan tetap terkendali ketika jumlah pengajuan meningkat.
Jika organisasi Anda masih menerima pengajuan surat internal melalui WhatsApp, email, spreadsheet, atau dokumen fisik, pertimbangkan untuk menyatukan proses tersebut melalui inOffice Form.
Konsultasikan kebutuhan pengajuan di organisasi Anda dan pelajari solusi inOffice Form untuk pengajuan surat digital agar proses pengajuan, verifikasi, approval, dan tracking dapat dikelola melalui alur yang lebih terstruktur.