Assesment oleh Tim Ahli UU PDP
Cek Skor Kepatuhan UU PDP Bisnis Anda
Quick Assesment
Gratis 30 Menit
UU PDP Sudah berlaku penuh, sudahkan bisnis anda sudah siap dan aman denda?
Skor Kepatuhan
0-100
Top 3 Risiko Prioritas
Roadmap Implementasi
Dalam audit internal, menemukan masalah hanyalah awal. Auditor masih harus memastikan apakah kondisi tersebut benar-benar merupakan ketidaksesuaian, bukti apa yang mendukungnya, bagaimana temuan diklasifikasikan, serta bagaimana tindak lanjutnya dipantau hingga selesai.
Karena itu, temuan audit internal seharusnya tidak dibuat hanya berdasarkan persepsi auditor. Temuan perlu didukung kriteria audit dan bukti objektif (objective evidence) yang dapat diverifikasi.
ISO 19011:2026, panduan terbaru untuk audit sistem manajemen, mendefinisikan audit finding sebagai hasil evaluasi bukti audit terhadap kriteria audit. Bukti audit sendiri harus relevan terhadap kriteria dan dapat diverifikasi.
Apa yang Dimaksud dengan Temuan Audit Internal?
Secara sederhana, proses terbentuknya temuan dapat digambarkan sebagai:
Kriteria audit → bukti audit → evaluasi → temuan audit
Kriteria audit merupakan persyaratan yang dijadikan acuan, misalnya prosedur internal, kebijakan organisasi, standar ISO, regulasi, atau ketentuan lainnya.
Sementara itu, bukti objektif atau evidence dapat berupa:
dokumen dan rekaman;
formulir;
log sistem;
data transaksi;
tiket atau laporan;
hasil observasi;
hasil wawancara yang dapat diverifikasi;
tangkapan layar atau konfigurasi sistem.
Auditor kemudian membandingkan kondisi aktual yang didukung evidence dengan kriteria yang berlaku.
Major, Minor, dan Observasi dalam Temuan Audit
Istilah major, minor, dan observasi sering digunakan untuk membantu organisasi mengelompokkan hasil audit. Namun, tidak semua organisasi atau skema audit harus menggunakan klasifikasi yang sama.
Kriteria klasifikasi sebaiknya ditetapkan dalam prosedur audit agar hasil penilaian antar-auditor konsisten.
Temuan Major
Temuan major umumnya digunakan untuk ketidaksesuaian yang lebih signifikan atau menunjukkan kegagalan sistemik.
Contohnya, organisasi memiliki prosedur change management yang mewajibkan persetujuan sebelum perubahan sistem dilakukan. Auditor menemukan bahwa proses tersebut secara umum tidak dijalankan dan beberapa perubahan dilakukan tanpa persetujuan maupun dokumentasi.
Kondisi seperti ini dapat dipertimbangkan sebagai major apabila memenuhi kriteria klasifikasi yang telah ditetapkan organisasi.
Temuan Minor
Temuan minor biasanya menggambarkan ketidaksesuaian yang lebih terbatas.
Misalnya, dari 20 sampel permohonan yang diperiksa, terdapat satu dokumen yang tidak memiliki bukti persetujuan, sementara proses pada sampel lainnya telah berjalan sesuai prosedur.
Temuan tetap harus ditindaklanjuti, tetapi kondisi tersebut belum tentu menunjukkan kegagalan proses secara keseluruhan.
Observasi
Observasi tidak selalu merupakan ketidaksesuaian.
Auditor dapat menggunakan observasi untuk mencatat kondisi yang perlu mendapat perhatian, peluang perbaikan, atau potensi risiko yang belum dapat dinyatakan sebagai pelanggaran terhadap suatu persyaratan.
Sebagai contoh, prosedur belum mengatur periode review dokumen secara jelas. Belum ditemukan pelanggaran terhadap requirement tertentu, tetapi kondisi tersebut berpotensi menyebabkan penggunaan dokumen yang tidak lagi relevan.
Bagaimana Menentukan Major atau Minor Secara Objektif?
Klasifikasi temuan sebaiknya tidak hanya didasarkan pada penilaian subjektif auditor.
Beberapa parameter yang dapat dipertimbangkan antara lain:
Luas ketidaksesuaian. Apakah masalah hanya ditemukan pada satu sampel atau terjadi di banyak unit?
Sifat sistemik. Apakah kasus bersifat individual atau menunjukkan proses yang tidak berjalan?
Requirement yang terdampak. Apakah persyaratan tersebut berpengaruh besar terhadap efektivitas sistem?
Efektivitas kontrol. Apakah kontrol masih bekerja atau tidak berfungsi sama sekali?
Temuan berulang. Apakah masalah yang sama pernah ditemukan sebelumnya?
Dampak. Apa dampaknya terhadap kualitas, lingkungan, keamanan informasi, kepatuhan, atau proses bisnis?
Dengan kriteria yang jelas, klasifikasi major minor audit menjadi lebih konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan.
Cara Menulis Temuan Audit yang Baik
Temuan audit sebaiknya menjelaskan empat elemen utama:
Requirement → kondisi → evidence → gap
Hindari temuan seperti:
“Dokumen tidak lengkap.”
Kalimat tersebut tidak menjelaskan kriteria maupun bukti yang mendasari temuan.
Penulisan yang lebih baik misalnya:
Prosedur XYZ mensyaratkan setiap permohonan memperoleh persetujuan Kepala Divisi sebelum diproses. Berdasarkan pemeriksaan 15 sampel permohonan periode Januari–Maret, ditemukan tiga permohonan tanpa bukti persetujuan Kepala Divisi.
Dengan format tersebut, auditee memahami secara jelas apa yang tidak sesuai dan evidence yang mendukungnya.
Baca juga: Cara Melakukan Audit Internal ISO 9001 secara Sistematis dengan Aplikasi Audit Management System untuk memahami proses audit dari checklist hingga tindak lanjut.
Temuan Audit Tidak Berakhir pada Laporan
Setelah temuan dicatat, organisasi masih perlu memastikan tindakan perbaikan benar-benar dilakukan.
Alurnya dapat berupa:
Temuan → PIC → Root Cause Analysis → Corrective Action → Evidence Tindak Lanjut → Verifikasi → Closure
Permasalahan sering muncul ketika proses tersebut masih dikelola melalui spreadsheet, email, dan folder terpisah.
Auditor dapat kesulitan mengetahui:
temuan yang belum ditindaklanjuti;
corrective action yang melewati tenggat;
siapa PIC setiap temuan;
evidence tindak lanjut terbaru;
temuan yang menunggu verifikasi;
histori perubahan status temuan.
Semakin banyak unit kerja dan jumlah audit, semakin sulit proses tersebut dipantau secara manual.
Mengelola Temuan dengan Audit Management System
Audit Management System membantu organisasi menghubungkan proses audit dalam satu alur kerja.
Sistem dapat digunakan untuk mengelola checklist, evidence, temuan, PIC, target penyelesaian, corrective action, hingga verifikasi dan closure.
Pendekatan ini relevan bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, perusahaan, maupun organisasi yang menjalankan audit ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, dan kebutuhan kepatuhan lainnya.
ISO sendiri menempatkan audit sebagai bagian penting dari pendekatan sistem manajemen untuk mengevaluasi pencapaian tujuan dan kesesuaian terhadap persyaratan.
Kelola Temuan Audit Lebih Terstruktur dengan REGULA
REGULA merupakan Audit Management System yang membantu auditor internal mengelola proses audit melalui panduan, checklist, dokumentasi evidence, pencatatan temuan, serta monitoring tindak lanjut.
Dengan pengelolaan terpusat, auditor dapat lebih mudah menelusuri hubungan antara temuan, bukti objektif, PIC, corrective action, dan status penyelesaiannya.
Jika organisasi Anda masih mengelola audit melalui banyak file dan membutuhkan proses yang lebih terstruktur, konsultasikan kebutuhan digitalisasi pengelolaan audit bersama tim Integra.
Gunakan REGULA Audit Management System untuk membantu pengelolaan audit internal menjadi lebih terdokumentasi, mudah dipantau, dan memiliki traceability yang lebih baik.
