Dokumen kontrak lama tiba-tiba dibutuhkan untuk audit. Tim mulai membuka lemari arsip, memeriksa map satu per satu, menghubungi unit terkait, hingga mencari salinan file di komputer dan email.
Situasi seperti ini masih dapat terjadi di perusahaan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun instansi pemerintah ketika dokumen belum dikelola secara terstruktur.
Masalahnya juga tidak selalu selesai setelah dokumen dipindai menjadi PDF. Jika file tetap tersebar di berbagai folder tanpa klasifikasi dan pengaturan akses yang jelas, pencarian dokumen masih akan memakan waktu.
Karena itu, digitalisasi dokumen perusahaan seharusnya tidak hanya dipahami sebagai proses mengubah kertas menjadi file digital, tetapi juga membangun cara yang lebih baik untuk menyimpan, mencari, mengakses, dan mengelola dokumen.
Mengapa Pengelolaan Dokumen Manual Mulai Menjadi Masalah?
Semakin besar organisasi, semakin beragam pula dokumen yang perlu dikelola, mulai dari kontrak, kebijakan, SOP, dokumen pengadaan, laporan keuangan, dokumen SDM, hingga dokumen proyek.
Ketika dokumen tersebut tersimpan di lemari arsip, komputer masing-masing pegawai, shared folder, email, dan berbagai media lainnya, beberapa masalah dapat muncul.
Dokumen Sulit Ditemukan
Pengguna perlu mengetahui lokasi folder atau nama file secara tepat sebelum menemukan dokumen yang dibutuhkan.
Dokumen Tidak Terorganisasi
Setiap unit dapat menggunakan struktur folder dan pola penamaan file yang berbeda. Akibatnya, perusahaan memiliki banyak dokumen digital tanpa sistem pengelolaan yang seragam.
Akses Dokumen Sulit Dikendalikan
Tidak semua dokumen seharusnya dapat dibuka oleh seluruh pegawai. Dokumen SDM, kontrak, laporan keuangan, atau dokumen strategis membutuhkan pembatasan akses sesuai kewenangan.
Apa Itu Digitalisasi Dokumen Perusahaan?
Digitalisasi dokumen perusahaan adalah proses mengubah sekaligus menata pengelolaan dokumen agar dapat disimpan, ditemukan, digunakan, dan dikendalikan secara digital.
Artinya, digitalisasi lebih luas daripada sekadar scanning.
Scanning mengubah dokumen fisik menjadi file digital. Sementara itu, digitalisasi dokumen juga mencakup klasifikasi, metadata, penyimpanan, pencarian, kontrol akses, hingga pengelolaan siklus hidup dokumen.
Konsep ini sejalan dengan ISO 15489-1:2016 mengenai records management. Standar tersebut mencakup pengelolaan record, metadata, sistem record, kontrol, serta proses penciptaan, penangkapan, dan pengelolaan record dalam berbagai bentuk dan lingkungan teknologi.
Dalam konteks digital archive, organisasi bukan hanya membangun tempat penyimpanan elektronik, tetapi memastikan arsip dapat ditemukan dan dimanfaatkan kembali ketika dibutuhkan.
Transformasi serupa juga terlihat di sektor pemerintahan. Kementerian PANRB menjelaskan bahwa transformasi digital kearsipan tidak sekadar berpindah dari arsip cetak ke digital, tetapi juga memastikan arsip dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal.
Cara Memulai Digitalisasi Dokumen Perusahaan
Organisasi tidak harus mendigitalisasi seluruh arsip sekaligus. Pendekatan bertahap biasanya lebih mudah dikendalikan.
1. Identifikasi Dokumen
Petakan dokumen berdasarkan jenis, unit pemilik, lokasi penyimpanan, tingkat sensitivitas, serta seberapa sering dokumen digunakan.
2. Tentukan Prioritas
Prioritaskan dokumen yang sering digunakan, penting bagi operasional, dibutuhkan ketika audit, atau memiliki nilai legal dan bisnis yang tinggi.
3. Buat Klasifikasi Dokumen
Tentukan struktur penyimpanan yang konsisten, misalnya berdasarkan:
unit kerja;
jenis dokumen;
proyek;
periode;
tingkat kerahasiaan.
Struktur sebaiknya mengikuti kebutuhan organisasi, bukan sekadar menyalin struktur lemari arsip lama ke dalam folder digital.
4. Tentukan Metadata
Metadata membantu pengguna menemukan dokumen tanpa bergantung pada nama file.
Informasi yang dapat digunakan antara lain nomor dokumen, tanggal, kategori, unit pemilik, periode, atau status dokumen.
5. Digitalisasi Arsip Fisik
Lakukan pemindaian dokumen dengan standar kualitas yang konsisten. Pastikan hasil scan terbaca dengan baik dan menggunakan pola penamaan yang sudah ditentukan.
6. Atur Hak Akses
Tentukan siapa yang boleh melihat, membuat, mengubah, atau mengelola dokumen tertentu.
Pengaturan ini penting terutama untuk dokumen yang mengandung informasi sensitif atau hanya relevan bagi unit tertentu.
7. Gunakan Repository Terpusat
Hindari membuat hasil digitalisasi kembali tersebar di banyak komputer dan folder.
Organisasi membutuhkan repository yang menjadi sumber penyimpanan dokumen bersama sehingga pencarian dan pengelolaannya lebih mudah dikendalikan.
Baca juga panduan mengenai cara mengelola repository dokumen perusahaan.
Jangan Berhenti pada Scanning, Kelola Siklus Hidup Dokumen
Dokumen memiliki perjalanan sejak dibuat sampai akhirnya diarsipkan atau tidak lagi digunakan.
Secara sederhana:
Create → Store → Organize → Access → Use → Update → Archive/Retain → Dispose
Karena itu, digitalisasi harus mempertimbangkan document lifecycle, bukan hanya tempat penyimpanan.
Ketika jumlah file, pengguna, dan unit semakin besar, pengelolaan hanya menggunakan shared folder juga dapat menjadi semakin kompleks.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Document Management System?
Document Management System (DMS) mulai relevan ketika organisasi menghadapi kondisi seperti:
volume dokumen terus meningkat;
dokumen tersebar di berbagai lokasi;
pencarian dokumen mulai menghambat pekerjaan;
banyak unit membutuhkan dokumen yang sama;
diperlukan pembatasan hak akses;
organisasi membutuhkan repository dokumen terpusat.
DMS membantu mengelola dokumen secara lebih sistematis melalui penyimpanan terpusat, pencarian, klasifikasi, metadata, dan pengaturan akses.
Untuk memahami konsepnya lebih lanjut, baca juga artikel Mengenal Sistem Manajemen Dokumen.
Docsys untuk Mendukung Digitalisasi Dokumen Perusahaan
Docsys — Document Management System membantu organisasi menyimpan, mencari, membuat, dan mengelola dokumen secara lebih terstruktur.
Docsys juga menyediakan pengelolaan dokumen terpusat, pengaturan hak akses, serta pencarian dokumen berbasis AI dan OCR untuk membantu menemukan informasi pada dokumen digital maupun hasil pemindaian.
Dengan pendekatan tersebut, digitalisasi tidak berhenti pada perubahan dokumen fisik menjadi PDF, tetapi berkembang menjadi sistem pengelolaan dokumen yang lebih mudah digunakan dan dikendalikan.
Mulai Bangun Pengelolaan Dokumen yang Lebih Terstruktur
Digitalisasi dokumen perusahaan sebaiknya dimulai dari masalah yang paling nyata: dokumen sulit ditemukan, penyimpanan tersebar, struktur tidak konsisten, atau akses belum terkendali.
Setelah itu, organisasi dapat secara bertahap membangun klasifikasi, metadata, repository, kontrol akses, dan pengelolaan lifecycle dokumen.
Jika organisasi Anda membutuhkan sistem untuk mengelola dokumen secara lebih terpusat, konsultasikan kebutuhan digitalisasi dokumen bersama PT Integra Teknologi Solusi.
Pelajari lebih lanjut mengenai Docsys — Document Management System dan temukan bagaimana Docsys dapat mendukung pengelolaan dokumen perusahaan atau instansi Anda.
