Ketika organisasi terus menambah aplikasi, mengembangkan layanan digital, memindahkan sistem ke cloud, atau mengadopsi teknologi baru, kompleksitas lingkungan teknologi informasi ikut meningkat.
Masalah mulai muncul ketika aplikasi berkembang sendiri-sendiri, data antarunit berbeda, integrasi semakin rumit, dan manajemen kesulitan menentukan prioritas investasi teknologi.
Dalam kondisi tersebut, Enterprise Architecture dapat membantu organisasi melihat hubungan antara proses bisnis, data, aplikasi, dan teknologi secara menyeluruh.
Lalu, kapan perusahaan sebenarnya mulai membutuhkan Enterprise Architecture?
Apa Itu Enterprise Architecture?
Enterprise Architecture (EA) adalah pendekatan untuk menggambarkan kondisi organisasi saat ini sekaligus merancang kondisi yang ingin dicapai dengan menghubungkan kebutuhan bisnis dan teknologi.
Secara umum, Enterprise Architecture melihat beberapa area utama, yaitu:
Business Architecture, yang menggambarkan proses, kapabilitas, dan kebutuhan bisnis;
Data Architecture, yang mengatur struktur, penggunaan, dan aliran data;
Application Architecture, yang memetakan aplikasi beserta hubungan dan integrasinya; serta
Technology Architecture, yang mencakup infrastruktur, platform, jaringan, cloud, dan teknologi pendukung.
The Open Group menempatkan TOGAF sebagai standar Enterprise Architecture yang dapat digunakan untuk membantu organisasi mengembangkan arsitektur secara terstruktur dan menyesuaikannya dengan kebutuhan organisasi.
Namun, tidak semua organisasi membutuhkan tingkat formalitas EA yang sama. Berikut beberapa kondisi yang menunjukkan bahwa architecture planning mulai diperlukan.
7 Kondisi Perusahaan Membutuhkan Enterprise Architecture
1. Aplikasi Bertambah, tetapi Sistem Tidak Terintegrasi
Setiap divisi dapat menggunakan aplikasi berbeda. Finance mempunyai ERP, sales menggunakan CRM, HR memiliki HRIS, sementara beberapa proses masih bergantung pada spreadsheet.
Ketika sistem tidak terintegrasi, organisasi dapat menghadapi input data berulang, integrasi point-to-point yang kompleks, dan biaya pemeliharaan yang meningkat.
Enterprise Architecture membantu memetakan application landscape, hubungan antar-aplikasi, serta kebutuhan integrasi sehingga pengembangan sistem tidak dilakukan secara terpisah.
2. Data yang Sama Berbeda di Banyak Sistem
Data pelanggan, vendor, produk, atau pegawai dapat memiliki versi berbeda pada beberapa aplikasi.
Akibatnya, proses pelaporan membutuhkan rekonsiliasi manual dan manajemen kesulitan menentukan data mana yang menjadi sumber utama.
Melalui Data Architecture, organisasi dapat mengidentifikasi sumber data, kepemilikan data, aliran informasi, dan kebutuhan master data sebagai dasar menuju single source of truth.
3. Organisasi Akan Melakukan Transformasi Digital
Implementasi ERP, CRM, cloud, data platform, analytics, AI, atau otomasi sebaiknya tidak diperlakukan sebagai proyek yang berdiri sendiri.
Tanpa target architecture, masing-masing proyek berpotensi menghasilkan solusi lokal yang justru meningkatkan kompleksitas.
Enterprise Architecture membantu organisasi melihat bagaimana perubahan proses bisnis, aplikasi, data, dan teknologi perlu berjalan dalam arah yang sama.
4. Investasi TI Meningkat, tetapi Arahnya Tidak Jelas
Organisasi dapat menjalankan banyak proyek setiap tahun, mulai dari pembelian aplikasi hingga modernisasi infrastruktur.
Persoalannya, apakah seluruh investasi tersebut membawa organisasi menuju kondisi TI yang sama?
Tanpa arsitektur yang jelas, investasi dapat tumpang tindih, teknologi dengan fungsi serupa dapat dibeli beberapa kali, dan prioritas anggaran menjadi sulit ditentukan.
5. Strategi Bisnis Berubah, tetapi TI Sulit Mengikutinya
Ekspansi layanan, perubahan model bisnis, merger, restrukturisasi, atau pembukaan kanal digital dapat mengubah kebutuhan organisasi secara signifikan.
Sementara itu, sistem lama biasanya dibangun berdasarkan proses sebelumnya.
Enterprise Architecture membantu menghubungkan:
Strategi Bisnis → Business Capability → Data → Aplikasi → Teknologi
Dengan demikian, perubahan TI memiliki keterkaitan yang lebih jelas dengan kebutuhan organisasi.
6. Banyak Proyek TI Memiliki Architecture Planning Berbeda
Masalah juga muncul ketika setiap proyek menentukan teknologi dan standar arsitekturnya sendiri.
Dalam jangka panjang, organisasi dapat memiliki terlalu banyak platform, pola integrasi, dan teknologi yang berbeda sehingga technical debt semakin besar.
Architecture planning memberikan kerangka bersama melalui pendekatan:
Current State → Target State → Gap Analysis → Transition → Roadmap
Dengan arah tersebut, masing-masing proyek tidak lagi berjalan sebagai silo.
7. Manajemen Sulit Menentukan Prioritas Pengembangan TI
Apakah organisasi perlu mendahulukan ERP, integrasi aplikasi, cloud, cybersecurity, data platform, atau modernisasi sistem lama?
Jawabannya tidak cukup ditentukan berdasarkan tren teknologi.
Prioritas perlu mempertimbangkan tujuan bisnis, risiko, regulasi, dependency, kesiapan sumber daya, biaya, dan kondisi arsitektur saat ini.
Di sinilah Enterprise Architecture memberikan konteks untuk memahami hubungan antarprogram sebelum keputusan investasi dibuat.
Bagaimana Enterprise Architecture Membantu Organisasi?
Secara sederhana, Enterprise Architecture membantu organisasi menjawab empat pertanyaan:
Di mana kondisi kita sekarang? — current architecture.
Ke mana organisasi ingin menuju? — target architecture.
Apa kesenjangannya? — gap analysis.
Bagaimana mencapai kondisi tersebut? — transition architecture dan roadmap.
TOGAF dapat menjadi salah satu pendekatan dalam pengembangan Enterprise Architecture. Sementara itu, COBIT berfokus lebih luas pada governance dan management informasi serta teknologi di tingkat organisasi. ISACA menjelaskan COBIT sebagai framework untuk governance dan management enterprise information and technology.
Karena itu, TOGAF dan COBIT dapat digunakan secara saling melengkapi sesuai kebutuhan, bukan berarti keduanya harus selalu diterapkan secara penuh.
Enterprise Architecture Perlu Terhubung dengan Perencanaan TI
Blueprint arsitektur saja belum cukup.
Organisasi masih harus menentukan prioritas program, dependency, kebutuhan investasi, sumber daya, tata kelola, serta tahapan implementasinya.
Alurnya dapat digambarkan sebagai:
Strategi Bisnis → Enterprise Architecture → Gap Analysis → Inisiatif Strategis → Roadmap TI → Investasi dan Implementasi
Kebutuhan tersebut dapat diterjemahkan melalui IT Master Plan, yaitu perencanaan strategis TI yang menghubungkan kondisi saat ini, target architecture, prioritas inisiatif, investasi, dan roadmap implementasi.
Baca juga pembahasan mengenai komponen IT Master Plan yang perlu ada dalam dokumen perencanaan TI.
Susun Arah Pengembangan TI sebelum Berinvestasi
Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun organisasi dengan lingkungan TI yang kompleks, pertumbuhan sistem perlu diimbangi dengan arah pengembangan yang jelas.
Jika organisasi mulai menghadapi sistem yang tidak terintegrasi, fragmentasi data, investasi yang tumpang tindih, atau banyak proyek tanpa roadmap bersama, penyusunan IT Master Plan dapat membantu memetakan kondisi TI, menentukan target, mengidentifikasi gap, serta menyusun prioritas dan roadmap implementasi.
PT Integra Teknologi Solusi menyediakan layanan IT Master Plan dengan pendekatan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, termasuk penggunaan TOGAF maupun COBIT sesuai konteksnya.
Konsultasikan kebutuhan IT Master Plan organisasi Anda dengan PT Integra Teknologi Solusi.
