Pekerjaan akuntan tidak hanya berkaitan dengan pencatatan transaksi. Dalam praktiknya, tim finance dan accounting juga harus mengolah data, melakukan rekonsiliasi, menganalisis perubahan angka, hingga menyajikan informasi yang dapat digunakan manajemen untuk mengambil keputusan.
Karena itu, kemampuan menggunakan Excel for accountant tidak cukup berhenti pada formula dasar. Seorang akuntan perlu memahami bagaimana data mentah dapat diolah menjadi laporan, analisis keuangan, hingga dashboard yang mudah dipahami.
Bagi perusahaan, kompetensi ini juga berkaitan dengan produktivitas. Semakin banyak proses yang masih dilakukan dengan copy-paste atau pengolahan manual, semakin besar pula waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan.
Mengapa Excel Masih Penting untuk Pekerjaan Accountant?
Perusahaan mungkin sudah memiliki ERP atau accounting software. Namun, Excel masih banyak digunakan sebagai alat pendukung untuk berbagai kebutuhan, seperti:
rekonsiliasi data;
penyusunan working paper;
budget dan forecasting;
analisis biaya;
accounts receivable dan accounts payable aging;
konsolidasi data;
management reporting;
financial analysis; dan
pembuatan dashboard.
Excel memberikan fleksibilitas ketika accountant perlu mengolah data dari berbagai sumber sesuai kebutuhan analisis tertentu.
Artinya, Excel bukan pengganti accounting system, tetapi dapat menjadi alat kerja yang menghubungkan data transaksi dengan kebutuhan analisis dan pelaporan.
Dari Pengolahan Data hingga Financial Analysis
Mengelola dan Membersihkan Data
Sebelum dianalisis, data perlu dipastikan memiliki struktur yang konsisten. Accountant dapat menerima data dari ERP, file Excel lain, CSV, bank statement, atau sistem operasional lainnya.
Skill seperti Excel Table, sorting, filtering, data validation, serta pengolahan teks membantu mempersiapkan data tersebut.
Untuk pekerjaan berulang, Power Query juga dapat digunakan untuk mengimpor, menghubungkan, membersihkan, menggabungkan, dan mentransformasikan data. Microsoft menjelaskan bahwa Power Query dapat menghubungkan Excel dengan berbagai sumber data dan hasil query dapat diperbarui ketika data sumber berubah.
Melakukan Rekonsiliasi dan Validasi
Accountant juga perlu memastikan bahwa data dari beberapa sumber menunjukkan informasi yang konsisten.
Contohnya:
bank statement dengan cash book;
general ledger dengan supporting schedule;
data piutang dengan AR ledger;
data utang dengan AP ledger; atau
transaksi antarperiode.
Formula seperti SUMIFS, COUNTIFS, IF, IFERROR, dan XLOOKUP dapat membantu proses pengecekan tersebut. XLOOKUP, misalnya, dapat mencari suatu nilai pada satu kolom dan mengembalikan informasi terkait dari baris yang sama.
Namun, kemampuan menggunakan formula harus tetap diikuti pemahaman mengenai logika transaksi dan tujuan rekonsiliasi.
Mengembangkan Financial Analysis
Setelah data terstruktur dan tervalidasi, Excel dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan yang lebih bersifat analitis, seperti:
Mengapa biaya operasional meningkat?
Berapa variance antara budget dan actual?
Bagaimana perkembangan revenue selama 12 bulan?
Unit mana yang mengalami kenaikan biaya terbesar?
Bagaimana posisi aging receivable perusahaan?
Pada tahap ini, accountant tidak lagi hanya menjelaskan berapa angka yang tercatat, tetapi mulai menjelaskan mengapa angka tersebut berubah dan apa implikasinya terhadap bisnis.
Skill Excel yang Penting untuk Accountant
Kebutuhan skill Excel dapat dikelompokkan berdasarkan aktivitas pekerjaan.
Data Management
Meliputi Excel Table, sort dan filter, data validation, pembersihan data, pengelolaan data duplikat, serta Power Query.
Formula dan Rekonsiliasi
Meliputi IF, SUMIFS, COUNTIFS, XLOOKUP, fungsi tanggal, hingga formula untuk pengecekan exception.
Analisis Data
PivotTable merupakan salah satu fitur penting untuk kebutuhan ini. Microsoft menjelaskan bahwa PivotTable dapat digunakan untuk menghitung, meringkas, dan menganalisis data sehingga pengguna dapat melihat perbandingan, pola, serta tren.
Reporting dan Dashboard
Kemampuan ini mencakup chart, PivotChart, conditional formatting, KPI, slicer, hingga penyusunan dashboard.
Dari Laporan Statis ke Dashboard Keuangan
Dashboard keuangan bukan sekadar kumpulan grafik. Dashboard yang baik seharusnya membantu pengguna melihat indikator penting dengan cepat.
Informasi yang dapat ditampilkan antara lain:
revenue;
operating expense;
profit atau margin;
budget vs actual;
cash position;
AR/AP aging;
tren bulanan; dan
biaya berdasarkan unit kerja.
Alurnya dapat berupa:
Data sumber → Power Query → data terstruktur → PivotTable/KPI → dashboard
PivotTable dan PivotChart dapat digunakan untuk merangkum serta memvisualisasikan data sehingga perbandingan, pola, dan tren lebih mudah diidentifikasi.
Apakah Semua Accountant Membutuhkan Level Excel yang Sama?
Tidak. Kebutuhan kompetensi sebaiknya mengikuti tanggung jawab pekerjaan.
Staff atau Junior Accountant dapat berfokus pada data processing, formula, lookup, filtering, dan rekonsiliasi.
Senior Accountant atau Supervisor biasanya membutuhkan kemampuan lebih lanjut seperti PivotTable, Power Query, konsolidasi, variance analysis, dan review workbook.
Sementara itu, Accounting Manager atau Finance Manager lebih membutuhkan kemampuan financial analysis, management reporting, KPI, dashboard, dan interpretasi informasi.
Pembagian seperti ini penting bagi HR/L&D ketika merancang pengembangan kompetensi karyawan.
Dari Skill Individu menuju Kompetensi Tim
Masalah Excel dalam organisasi sering kali bukan karena tidak ada karyawan yang mahir, tetapi karena kemampuan antaranggota tim terlalu berbeda.
Misalnya, hanya satu orang memahami workbook tertentu, formula tidak memiliki standar yang konsisten, atau proses pelaporan masih sangat bergantung pada pekerjaan manual.
Sebelum menentukan program pelatihan, perusahaan dapat memetakan:
kompetensi saat ini → kebutuhan pekerjaan → skill gap → kebutuhan training.
Dengan pendekatan tersebut, materi tidak hanya berisi kumpulan formula, tetapi benar-benar menjawab pekerjaan peserta.
Kapan Perusahaan Membutuhkan In-House Training Excel?
Corporate atau in-house training dapat dipertimbangkan ketika perusahaan menemukan kondisi seperti:
reporting membutuhkan waktu terlalu lama;
banyak proses data masih manual;
kemampuan Excel anggota tim tidak merata;
perusahaan membutuhkan dashboard;
tim mulai menggunakan Power Query;
HR/L&D sedang menyusun program peningkatan kompetensi; atau
organisasi ingin menstandardisasi proses pengolahan dan pelaporan data.
Materi training idealnya menggunakan studi kasus yang dekat dengan pekerjaan peserta, mulai dari pengolahan data, rekonsiliasi, analisis, hingga reporting.
Tingkatkan Kompetensi Microsoft Office Sesuai Kebutuhan Pekerjaan
Dalam konteks yang lebih luas, kebutuhan produktivitas organisasi tidak berhenti pada Excel. Microsoft Word digunakan untuk dokumen dan laporan, PowerPoint untuk presentasi, sedangkan Access dapat digunakan untuk kebutuhan pengelolaan database tertentu.
Karena itu, program Training Microsoft Office dapat disesuaikan dengan fungsi dan tingkat kemampuan karyawan.
Khusus bagi tim finance dan accounting, perusahaan dapat memulai dari Training Excel yang diarahkan pada kebutuhan nyata pekerjaan—mulai dari formula dan pengolahan data hingga financial analysis dan dashboard.
Jika perusahaan, instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perbankan, atau organisasi Anda sedang memetakan kebutuhan peningkatan kompetensi Microsoft Office, konsultasikan kebutuhan peserta dan materi pelatihan bersama Integra.
Pelajari program Training Excel dan konsultasikan kebutuhan corporate atau in-house training sesuai pekerjaan tim Anda.
