integrasolusi.com – Ketika mendengar kata Document Management System, mungkin yang terlewat di benak Anda pertama kali adalah aplikasi atau software penyimpanan dokumen secara digital. Mungkin Anda juga sudah familiar dengan penyimpanan dokumen digital, atau bahkan sudah menggunakannya untuk urusan pekerjaan. Gampangnya, ketika Anda menyimpan dokumen digital pada komputer atau mengunggahnya di badan email, berarti Anda telah melakukan penyimpanan digital. Memang benar. Tapi bukan Management Document System.
Document Managemen System bukan hanya tentang menyimpan dokumen secara digital. Melainkan keseluruhan kegiatan pengelolaan dokumen secara lebih cepat dan mudah. Kenyataannya, dokumen adalah aset bagi perusahaan sehingga wajib diolah dengan baik menggunakan sistem yang memadai. Lalu, apa saja yang bisa kita dapatkan jika Document Management System begitu pentingnya?
Ruang Penyimpanan Besar
Menyimpan dokumen fisik memerlukan tempat seperti rak, meja, laci yang memakan banyak tempat. Menyimpan di komputer pun membutuhkan storage yang sifatnya terbatas. Sedangkan Document Management System memiliki ruang penyimpanan yang jauh lebih besar dibandingkan rata-rata storage komputer, dan tidak memakan tempat seperti rak, meja, dan laci di kantor.
Informasi Dokumen Lengkap
Document Management System secara otomatis mengharuskan setiap dokumen dilengkapi dengan informasi yang lengkap, seperti detil dan riwayat dokumen. Selain itu, terdapat pula manajemen revisi, yakni informasi tentang versi terbaru dokumen. Dengan ini semua, Anda akan dimudahkan dalam melakukan pengelolaan dokumen.
Pencarian Mudah
Anda dapat mencari dokumen yang diinginkan melalui fitur pencarian dengan mengetikkan judul atau kata kunci yang berhubungan. Dengan ini, proses pencarian dan pelacakan (tracking) jauh lebih cepat hanya sekali klik. Anda bisa menghemat banyak waktu.
Alur atau Tahapan
Ada beberapa dokumen yang membutuhkan alur atau tahapan dalam proses pembuatannya. Dokumen-dokumen yang sifatnya prosedural seperti dokumen penjaminan mutu, SOP, pedoman, instruksi kerja membutuhkan beberapa tahap dari awal proses pembuatan draf, pengajuan, revisi, hingga publikasi. Ada fitur tambahan dari Document Management System yang memfasilitasi kebutuhan tersebut. Dokumen yang masuk secara otomatis berada dalam tahapan sehingga Anda akan tahu dokumen telah berada pada tahap mana.
Document Bundling
Ada pula dokumen yang tidak bisa berdiri sendiri. Artinya, harus ada dokumen lainnya yang mendukung dan saling melengkapi. Dengan fitur bundling, dokumen yang berkategori sama atau yang sifatnya saling melengkapi secara otomatis berada dalam satu folder. Dengan ini, pengguna akan tahu dokumen mana yang belum dan harus dilengkapi.
Integrasi atau Kustomisasi Sesuai Kebutuhan
Pada dasarnya seluruh fitur dan manfaat yang diberikan Document Management System menyesuaikan kebutuhan masing-masing perusahaan yang berbeda. IntegraOffice memungkinkan Anda untuk melakukan kustomisasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis perusahaan. Tak hanya itu, Document Management System IntegraOffice juga dapat diintegrasikan dengan modul maupun sistem lain yang perusahaan Anda gunakan.
Berbagai fitur di atas akan memudahkan Anda menjalankan tugas perkantoran Anda. Sudah saatnya perusahaan Anda menggunakan Document Management System guna meningkatkan produktifitas dan pelayanan perusahaan. Ingin tahu lebih lanjut tentang Document Management System? Hubungi kami segera!
