Bagi masyarakat awam tanda tangan mungkin suatu hal yang sepele, namun tidak untuk para pelaku bisnis. Menandatangani sebuah dokumen merupakan suatu hal yang mungkin setiap hari mereka lakukan. Fungsi dari tanda tangan itu sendiri adalah untuk memastikan identifikasi atau untuk menentukan kebenaran ciri-ciri penandatanganan. Penandatanganan juga menjamin isi yang tercantum dalam dokumen tersebut. Maka dari itu bagi pelaku bisnis tanda tangan merupakan kegiatan yang penting karena mereka seringkali menandatangani dokumen-dokumen penting terkait perjanjian bisnis, kontrak, dll.
Sebelum memasuki era digital seperti sekarang tanda tangan masih dilakukan secara manual. Tanda tangan dibubuhkan diatas kertas menggunakan bolpoin, kemudian dikirim menggunakan pos untuk ditandatangani oleh pihak satunya. Bayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan hanya untuk menandatangani 1 surat saja. Bagaimana jika ada lebih banyak surat ? selain memakan banyak waktu tentu saja membutuhkan banyak biaya.
Dengan adanya masalah ini kemudian muncullah teknologi yang diberi nama Tanda Tangan Digital. Tanda tangan digital itu sendiri adalah tanda tangan biasa yang memiliki fungsi sama seperti tanda tangan diatas kertas namun bersifat elektronik. Tanda tangan digital ini memiliki algoritma sendiri yang dikeluarkan oleh CA (Certification Authority) sehingga kemungkinan untuk dipalsukan mendekati nol.
Berikut ini adalah beberapa manfaat tanda tangan digital untuk bisnis anda :
1. Legalitas Terjamin.
Pemerintah sudah mengatur tentang penggunaan tanda tangan digital dengan peraturan resmi. Sehingga tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum selayaknya tanda tangan biasa. Apabila terjadi masalah bisa ditindaklanjutkan ke jalur hukum. Salah satu undang-undang tentang Penyelenggaraan Sistem dan transaksi elektronik transaksi elektronik adalah Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 82 tahun 2012 dalam Pasal 1 ayat 6-7 yang berbunyi:
“Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.”
“Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.”
2. Aman dan Tidak Mudah Hilang
Bisa dipastikan bahwa tanda tangan digital ini aman dan tidak mudah dipalsukan. Karena tanda tangan digital ini memiliki sifat layaknya sidik jari yaitu hanya 1 tanda tangan yang identik. Setiap tanda tangan memilik algoritma masing-masing yang dikeluarkan oleh Certification Authority (CA) sehingga kemungkinan untuk dipalsukan mendekati nol. Selain itu tanda tangan digital meminimalisir rusak dan hilangnya suatu dokumen. Karena proses pengiriman terjadi langsung tanpa melibatkan pihak lain seperti pos, kurir, dll.
3. Lebih efisien, Hemat Waktu dan Biaya
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, tanda tangan manual sangat memakan banyak waktu dan biaya karena melalui proses yang panjang. Apalagi dokumen tersebut harus ditandatangani oleh dua belah pihak dan masing-masing tidak berada di tempat yang sama. Dengan adanya tanda tangan digital dokumen bisa dikirimkan melalui aplikasi atau menggunakan email saja. Sehingga tidak ada alasan lagi tidak bisa menandatangani dokumen karena sedang tidak berada di kantor. Dan proses ini hanya memakan waktu beberapa menit saja dengan manggunakan smartphone.
4. Paperless
Isu tentang lingkungan sedang marak akhir-akhir ini. Semua orang berlomba-lomba untuk mengurangi penggunaan plastik dan kertas. Karena sampah plastik memerlukan proses penguraian yang cukup lama dan kertas berasal dari pohon. Semakin banyak kertas yang digunakan maka semakin banyak juga pohon yng ditebang. Dengan adanya teknologi tanda tangan digital maka dapat mengurangi penggunaan kertas karena semua prosesnya dilakukan secara digital. Mulai dari penandatanganan hingga proses pengiriman.
Itu tadi adalah beberapa manfaat tanda tangan digital yang bisa mempermudah bisnis anda. Namun, perlu digarisbawahi bahwa tanda tangan digital bukanlah tanda tangan basah yang discan kemudian dicopy-paste kedalam dokumen. Tanda tangan digital ini memiliki fungsi dan kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah. Maka dari itu tidak sembarang perusahaan bisa menggunakan tanda tangan digital ini. Perusahaan harus memenuhi persyaratan teknis yang kemudian disetujui oleh KOMINFO untuk menerbitkan tanda tangan digital dan diakui secara legal.
Untuk persuratan dan dokumennya anda bisa menggunakan produk IntegraOffice yang siap membantu dan mempermudah urusan kantor anda. Tunggu apalagi ? Join With Us and Transform Your Business to Digital!
(Gambar diambil dari : http://marketeers.com/pengawasan-perusahaan-penyedia-tanda-tangan-digital-kian-ketat/)
