integrasolusi.com – Pemanfaatan digitalisasi di berbagai sektor membuat surat-menyurat konvensional beralih menjadi persuratan online. Anda yang tertarik menggunakan e-Office perlu tahu kelebihan dan kekurangan persuratan online dalam proses komunikasi dan pertukaran dokumen di dunia bisnis maupun pemerintahan.
Isi Artikel
Kelebihan Persuratan Online
Persuratan online melalui aplikasi surat menyurat memiliki berbagai kelebihan yang bisa membantu Anda dalam mengembangkan bisnis ataupun meringankan pekerjaan. Apa saja kelebihannya?
Efisiensi Tempat, Waktu dan Biaya
Penghematan menjadi kelebihan utama dari persuratan online. Pertama, Anda tidak butuh tempat untuk menyimpan arsip. Kedua, waktu untuk mengirim dan menerima surat lebih cepat karena akses internet.
Ketiga, biaya untuk aplikasi e-office juga cenderung lebih murah jika Anda bandingkan dengan surat konvensional. Anda tidak perlu mencetak surat, membeli materai, ataupun mengirim melalui kurir.
Aksesibilitas dan Mobilitas
Persuratan online memungkinkan pengguna untuk mengakses surat atau dokumen kapan saja dan di mana saja, asalkan terhubung dengan internet. Hal ini memudahkan pengguna yang berada di tempat jauh atau dalam perjalanan.
Aplikasi surat menyurat yang berbasis cloud juga memungkinkan pengguna untuk menyimpan dokumen secara aman dan teratur.
Aman
Aplikasi surat menyurat umumnya dilengkapi dengan fitur keamanan sehingga kerahasiaan bisa terjaga. Setiap aplikasi tentunya juga memiliki fitur keamanan yang berbeda. Ada yang hanya satu lapis maupun lebih dari satu. Anda bisa memilih sesuai kebutuhan.
Pihak yang bisa mengakses aplikasi juga bisa dibatasi sesuai kebijakan perusahaan sehingga lebih aman dan kerahasiaan terjaga.
Ramah Lingkungan
Persuratan online memungkinkan Anda berkomunikasi tanpa menggunakan kertas. Ini artinya aplikasi e-office lebih ramah lingkungan.
Mungkin jumlah pohon yang perlu ditebangi sebagai bahan baku kertas tidak berkurang signifikan, namun perusahaan telah ikut serta mengurangi demand kertas.
Kekurangan Persuratan Online
Kelebihan dan kekurangan persuratan online mungkin terbilang tidak imbang. Mengingat, kelebihannya ada 4 sementara persuratan online dari aplikasi e-office hanya memiliki dua kekurangan utama yakni:
Risiko Salah Kirim
Pengiriman surat yang terlalu mudah bisa membuat Anda mengirim email kepada orang yang salah ataupun isi surat yang tidak sesuai. Untuk mengantisipasi kekurangan ini, Anda hanya perlu memastikan crosscheck surat sebelum dikirim.
Tidak Ada Isyarat Non Verbal
Persuratan online yang merupakan bentuk komunikasi tertulis bisa menyulitkan Anda memberi isyarat non verbal. Untuk itu, pastikan membuat surat secara spesifik agar tidak ada miss communication atau salah tanggap dari pihak lain.
Dari daftar kelebihan dan kekurangan persuratan online di atas, tentunya aplikasi e-Office sangat penting bagi keberlangsungan bisnis. Anda bisa memanfaatkan kelebihannya dan mengantisipasi dampak kekurangannya dengan langkah yang lebih baik lagi.
Sumber: https://glints.com/id/lowongan/email-adalah/
