Dalam perkembangan teknologi saat ini yang semakin maju pesat menuju era digital , tidak bisa kita pungkiri bahwa segala sesuatunya akan bergantung pada teknologi tersebut. Begitu juga dengan alur dokumen surat-menyurat yang saat ini banyak digunakan di Instansi maupun di organisasi-organisasi tertentu yang masih menggunakan cara lama, yaitu cara manual dan konvesional.
Untuk menghadapi tantangan kemajuan jaman di era digital saat ini, maka perlu dirubah cara pandang terkait surat-menyurat. Dari cara manual dan konvensional ke cara yang lebih modern dan digital yang lebih efektif dan efisien secara online. Yaitu dengan IntegraOffice dengan salah satu produknya e-Office Persuratan.
e-Office Persuratan dapat menjadi solusi untuk mempermudah dalam pengelolaan surat-menyurat di instansi atau organisasi anda.
e-Office Persuratan ini sendiri adalah sebuah aplikasi yang dikembangkan untuk memberikan kemudahan tentang berbagai macam informasi terkait surat-menyurat, berkas surat (dokumen), dan alur disposisi yang akurat, efektif dan efisien dengan penyimpanan data dan user tak terbatas, yang dapat diakses secara online dimanapun dan kapanpun berada, baik dengan aplikasi web maupun aplikasi mobile (aplikasi android yang dapat diunduh di google playstore)
Berikut ini adalah beberapa fitur yang disajikan didalam aplikasi e-Office Persuratan :
1)Surat Masuk
Fitur yang dapat mempermudah pengguna untuk melihat daftar semua surat yang masuk ke dirinya ( baik dari internal maupun eksternal).
contoh pada tampilan aplikasi mobile (android)
2) Surat Keluar
Fitur yang mempermudah pengguna untuk melihat daftar semua surat yang keluar.
3) Disposisi Masuk
Fitur yang dapat mempermudah pengguna (penerima disposisi) untuk melihat dan memberikan tanggapan terkait disposisi dari surat masuk.
4) Disposisi Keluar
Fitur yang dapat mempermudah pengguna untuk melakukan disposisi terhadap surat yang masuk ( biasanya yang berhak melakukan disposisi adalah dari atasan ke bawahan)
contoh pada tampilan aplikasi mobile (android)
5) Fitur Input Surat Masuk
Fitur yang mempermudah dalam elakukan input dari surat masuk yang diterima ke dalam aplikasi ( biasanya dilakukan oleh operator surat)
6)Fitur membuat surat keluar
Fitur yang mempermudahkan pengguna ( operator surat) untuk membuat surat keluar, baik ke internal atau ke eksternal (luar instansi)
7)Laporan
Fitur yang mempermudah pengguna dalam melihat laporan dari kegiatan surat menyurat dan disposisi yang telah dilakukan pada aplikasi e-Office Persuratan
8)Tanda Tangan Elektronik (Digital Signature)
Adalah fitur baru yang dikembangkan oleh IntegraOffice. dimana dalam sebuah dokumen persuratan yang sudah melalui Digital Signature, dimanapun dan memakai aplikasi PDF Reader apapun akan tetap muncul informasi Tanda Tangan Digitalnya. Saat ini, fitur Tanda Tangan Elekronik, sudah mulai dikembangkan dan segera digunakan pada aplikasi IntegraOffice Persuratan di lingkungan Pemprov DKI Jakarta,yang kedepannya Tanda Tangan Elektronik ini sebagai penunjang autentikasi (keabsahan) dalam transaksi dokumen elektronik yang dikeluarkan.
Untuk itu, tidak perlu ragu lagi untuk menggunakan IntegraOffice Persuratan yang mudah, efektif dan efisien, sebagai solusi sistem persuratan dalam menjawab tantangan di era digital ini.
Sebagai informasi, beberapa instansi maupun organisasi telah menggunakan aplikasi IntegraOffice Persuratan. Yaitu antara lain di Kemendikbud, Pemprov DKI Jakarta, RSCM, Poltekkes Makassar, IAIN Ambon dan dan beberapa klien lainnya.Selain e-Office Persuratan, IntegraOffice juga telah mengembangkan dan menghasilkan produk-produk lainnya, seperti Knowledge Management System (KMS) yang saat ini digunakan di PT. INKA (Persero). Tbk , Document Management System (DMS) yang saat ini digunakan di PT. Semen Indonesia, dan aplikasi Help Desk SIGAP (PDDikti), dll.
Tertarik dengan IntegraOffice? segera kontak kami, silakan klik : integrasolusi.com/kontak kami
