integrasolusi.com – Pemprov DKI Jakarta tengah melakukan pengembangan E-Office sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mewujudkan good governance. E-Office merupakan sebuah platform digital yang memungkinkan proses administrasi dan tata kelola pemerintahan dapat dilakukan secara efisien, transparan, dan akuntabel. Dengan adanya E-Office, diharapkan akan terjadi peningkatan efektivitas dan efisiensi kinerja pemerintahan, sehingga mampu memberikan pelayanan yang lebih baik dan terpercaya kepada masyarakat. Bagaimana Pemprov DKI Jakarta mengembangkan E-Office ini dan apa manfaatnya bagi good governance? Simak ulasan selengkapnya di artikel ini.
Isi Artikel
Pengembangan E-Office di Pemprov DKI Jakarta
DKI Jakarta sebagai Ibu Kota negara sudah barang tentu manjadi daerah yang paling maju daripada daerah lain, tidak terkecuali dalam penerapan teknologi di instansi pemerintahannya. Salah satu contoh penerapan teknologi informasi di Pemprov DKI Jakarta adalah dengan pengembangan aplikasi E-Office persuratan digital dari tahun 2018. Pengembangan aplikasi ini merujuk pada Permenpan RB No. 6 Tahun 2011 tantang “Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah“ dengan tujuan agar dapat meningkatkan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance), selain itu juga mendukung peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan pemerintahan; terwujudnya percepatan reformasi birokrasi, terciptanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi antar pemerintah; kemudian juga kemudahan dalam pengelolaan dokumen naskah dinas dan juga penggunaanya.
Pemprov DKI Jakarta menyadari bahwa pengembangan aplikasi E Office merupakan kebutuhan mutlak yang harus terlaksana. Terutama dalam menjawab tantangan ke depan yang ruang dan waktu tidak ada batasannya lagi. Semua stakeholder di lingkungan Pemprov DKI harus cepat dan tepat dalam setiap pelayanan kepada masyarakat dengan tujuan akhirnya adalah untuk memajukan kotanya dan membahagiakan warganya.
Manfaat Menggunakan E-Office
Dalam kurun waktu 2 tahun terakhir ini Pemprov DKI sudah menggunakan E-Office dalam pengelolaan tata naskah dinas. Ada manfaat besar tentunya yang sudah mereka dapatkan selama kurun waktu tersebut. Yang sebelum adanya E-Office pengelolaan tata naskah dinas masih manual; setelah adanya E-Office pengelolaannya secara elektronik. Yang sebelumnya untuk mengirim surat atau disposisi perlu datang langsung ke tujuan surat; setelah adanya E-Office proses pengiriman cukup dari meja kerja. Bagi operator surat di instansi, pengelolaan surat masuk dan surat keluar pun bisa dengan sangat mudah, karena untuk memahami UI/UX yang ada di aplikasi sangat mudah, begitu juga bagi pejabat instansi, untuk mengelola surat masuk, disposisi, dan informasi juga sangat mudah. Manfaat-manfaat penerapan tersebut menjadikan E-Office ini merupakan aplikasi yang sangat penting di lingkungan Pemprov DKI. Karena proses pengelolaan tata naskah dinas bisa dengan sangat mudah.
Meskipun manfaat dari penerapan E-Office di atas sudah terasa oleh Pemprov DKI, akan tetapi bukan menjadi akhir dari pengembangan aplikasi ini. Karena seiring perkembangan teknologi dan juga adanya peraturan-peraturan baru yang mengharuskan untuk melakukan pengembangan atau penyesuian pada aplikasi. Pada proses pengembangan aplikasi, Pemprov DKI menunjuk beberapa tenaga ahli, di antaranya adalah: tenaga ahli analis sistem; tenaga ahli web programmer; dan tenaga ahli database administrator. Semua tenaga ahli tersebut mempunyai tugas dan fungsi masing-masing berdasarkan kompetensi dan spesialisasinya.
Pengembangan yang Telah Dikerjakan
Di tahun ini pengembangan yang telah selesai di antaranya adalah terkait fitur PLT. Di mana aplikasi bisa mengakomodasi untuk pejabat pelaksana tugas di suatu instansi. Lalu ada fitur penyesuaian surat masuk dan surat keluar, perubahan tampilan, penambahan shortcut untuk proses surat, perubahan jenis surat, perubahan sifat surat, dan perubahan di jenis surat undangan/audiensi. Selanjutnya ada fitur agenda yang bertujuan sebagai pengingat apabila ada surat atau disposisi yang bersifat undangan/audiensi dari instansi lain. Yang terakhir ada perubahan di tampilan tracking surat agar tampilan menjadi user friendly dan informatif untuk memudahkan pengguna dalam melacak surat. Para tenaga ahli selama proses pengerjaan berkomitmen penuh sesuai dengan amanah dari Pemprov DKI, dengan tujuan utama dapat membantu kelancaran proses birokrasi melalui aplikasi E-Office ini, sehingga dapat tercapai tujuan “good governance” dengan mengikuti tren perkembangan zaman saat ini.
Jadi, dengan menggunakan E Office, urusan surat menyurat akan menjadi lebih mudah. Hal ini sudah terasa manfaatnya oleh Pemprov DKI. Tapi seiring perkembangan jaman dan laju teknologi, pengembangan aplikasi tidak boleh berhenti sampai di sini. Harus tetap berjalan guna untuk memenuhi kebutuhan. Karena apa yang berguna pada hari ini belum tentu berguna untuk hari esok.
Ingin tahu lebih detail informasi E Office Persuratan seperti di Pemprov DKI?
Silakan klik di sini
