integrasolusi.com – Alkisah seorang bernama Surti yang merupakan pegawai bagian sistem persuratan pada sebuah instansi. Si Surti ini setiap harinya menerima banyak sekali surat yang masuk, baik surat dari dalam maupun dari luar instansinya. Tapi sebagian besar suratnya masih berbentuk fisik alias surat kertas. Iya memang, ironis sekali instansinya itu. Kenapa di zaman serba digital saat ini masih ada saja instansi yang banyak menggunakan surat kertas dalam kegiatan sistem persuratan. Padahal kan surat kertas itu menghabiskan tempat dan kurang ramah lingkungan. Ya, kan?
Alasan Si Surti ini agak absurd, yaitu katanya karena bosnya agak “kolod” dan bagi bosnya itu kalau ia belum tanda tangan secara langsung menggunakan bolpoin di atas kertas, kurang valid keabsahan dari keputusan pada surat itu. Surti sering kali lelah sendiri melihat banyaknya tumpukan surat kertas di atas mejanya yang sempit itu.
Isi Artikel
Mengawali Perubahan dengan E-Office Persuratan
Migrasi ke Persuratan Digital
Beberapa bulan ini sih sudah ada kemajuan sedikit. Si Bos akhirnya mau diajak untuk mulai menerapkan persuratan digital. Surti pun ikut andil dalam membiasakan bosnya menerapkan persuratan digital. Semua klien satu persatu diinfokan agar menyerahkan segala keperluan surat-menyurat dalam bentuk digital. Sekarang surat sudah bisa disampaikan ke pihak satu ke yang lain melalui email atau WhatsApp.
Tantangan Implementasi
Tapi ternyata masalahnya belum semuanya terpecahkan! Jangan dibayangkan persuratan digital yang sudah diterapkan oleh instansi Surti ini adalah sistem persuratan berbasis digital yang canggih. Anggapan mereka, menerapkan persuratan digital itu sesederhana mengganti surat kertas dengan surat digital. Padahal kan tidak sesederhana itu. Lebih dari itu, instansi Surti membutuhkan sebuah sistem persuratan digital tersendiri yang terintegrasi dan mampu menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Kendala Koordinasi dalam Persuratan Digital
Akses dan Koordinasi yang Sulit
Salah satu kriteria yang dibutuhkan instansi Surti untuk sistem persuratan digitalnya adalah adanya kemudahan akses untuk semua pihak di mana pun dan kapan pun. Hal ini dikarenakan bos dan rekan-rekannya ini tidak selalu berada di kantor. Terkadang ketika mereka diminta untuk mengulas atau memproses sebuah surat yang masuk sering kali mereka susah untuk menyesuaikan atau menaati jadwal yang seharusnya.
Tantangan Koordinasi
Kalau menurut Surti pribadi, persuratan digital ini memang lebih praktis dan efisien. Tapi perkara koordinasi dan akses terhadap sebuah surat masih ribet sendiri. Ada surat yang seharusnya membutuhkan pantauan secara bersama supaya satu sama lain tahu sejauh mana progres surat tersebut. Tapi karena semuanya hanya mengandalkan email/WhatsApp saja, banyak yang kecolongan dan ketinggalan update atau menerima informasi yang salah.
Solusi E-Office Persuratan untuk Efisiensi dan Kolaborasi
Solusi Terintegrasi
E-Office Persuratan adalah pilihan terbaik yang bisa Anda dapatkan. Ini adalah sebuah sistem persuratan berbasis website dan mobile application yang dilengkapi berbagai fitur penunjang lainnya untuk memudahkan proses surat-menyurat di perusahaan Anda. Gampangnya, E-Office ini adalah sebuah aplikasi persuratan khusus hanya untuk instansi Anda.
Meningkatkan Kolaborasi
Penasaran bagaimana cara kerja E-Office Persuratan? Tanyakan saja langsung kepada ahlinya dengan Klik di sini. Jangan khawatir, tim IntegraOffice Persuratan akan bantu jelaskan sampai kita bisa saling mengerti. Kami tahu kok masalah di kantor Anda sudah ribet, jadi mari jangan dibuat makin ribet.
Kesimpulan:
Dengan tantangan yang dihadapi oleh Si Surti dan instansinya, penerapan E-Office Persuratan menjadi solusi untuk mengoptimalkan proses surat-menyurat. Dari mengatasi kendala validitas hingga mengatasi tantangan koordinasi, solusi ini menghadirkan efisiensi dan kolaborasi yang lebih baik dalam era digital.
