E Surat – Salam Sobat Office, pasti semuanya sudah tahu dan sudah tidak asing lagi dengan yang namanya aktivitas surat-menyurat. Ya tentu saja aktivitas ini merupakan salah satu hal yang tidak lepas pada kegiatan manajemen perkantoran dimanapun itu tempatnya. Tidak hanya di instansi/lembaga pemerintahan saja, melainkan di seluruh perkantoran di berbagai sektor, yang aktivitas sehari-harinya erat hubungannya dengan kertas,baik itu berkas dokumen atau surat.
Tentu saja aktivitas surat-menyurat menjadi kegiatan yang penting pada instansi/organisasi, karena surat-menyurat merupakan alat komunikasi yang sah secara administratif terhadap kegiatan yang dilakukan. Selain itu ada lagi aktivitas penting yang melekat pada proses surat-menyurat yaitu disposisi, aktivitas ini merupakan bentuk penugasan dari atasan kepada para bawahannya, yang biasanya didasarkan pada surat yang masuk atau diterima pimpinan.
Nah meskipun surat-menyurat ini adalah hal yang biasa dan rutin dilakukan, namun kita semua harus selalu siap menghadapi apabila ada kendala-kendala dalam proses persuratan yang bisa saja muncul kapan saja dan dapat mengganggu proses dan aktivitas instansi lainnya, apalagi kalau sistem persuratannya masih secara manual, Kendala yang biasanya muncul seperti ; lambatnya surat yang masuk ke meja atasan, lambatnya proses disposisi, susah mencari surat, sulit melakukan pelacakan / tracking surat yang masuk, dan tentu saja beban anggaran yang membengkak dari tahun ke tahun hanya untuk belanja kertas, dan masih banyak lagi masalah-masalah yang lainnya.
Coba Anda bayangkan, di saat atasan memberikan tugas dadakan untuk menyiapkan/mencari surat yang pernah masuk untuk ditinjau kembali, tentu saja Anda kalang kabut mencari secara manual dan bahkan butuh waktu yang lama, ujung-ujungnya akan mendapat teguran dari atasan. Selain itu, banyaknya tumpukan surat yang belum didisposisi oleh atasan , karena memang mobilitasnya tinggi, tentunya juga bisa berdampak besar pada aktivitas lain di instansi/organisasi Anda. Belum lagi masalah anggaran yang besar hanya untuk biaya kertas. Tinta printer dan ruang penyimpanannya, tentu saja Anda harus benar-benar bisa merencanakan anggaran yang tidak saling mengganggu pos anggaran lainnya.
Tapi sekarang tidak perlu khawatir akan masalah-masalah yang muncul seperti di atas dan Anda sekarang bisa lebih mudah menghemat waktu dan anggaran yang ada hanya aktivitas persuratan.
Isi Artikel
Bagaimana caranya ?
Caranya Anda cukup memanfaatkan teknologi digital yang ada saat ini, yaitu dengan aplikasi e surat. Sistem aplikasi e-Surat ini adalah sebuah aplikasi surat elektronik yang dapat membantu dan mempermudah aktivitas persuratan dan disposisi. Namun apakah Anda semua tahu, ada sistem aplikasi e-Surat yang dapat membantu sesuai dengan kebutuhan instansi/organisasi Anda? Aplikasi e-Surat yang bernama integraOffice Persuratan dan Disposisi.
Mengapa harus integraOffice Persuratan dan Disposisi?
Karena dengan sistem e Surat dari integraOffice:
- Kemudahan Pencarian/Tracking Surat – Surat selalu bisa dicari karena tersimpan di database
- Real Time, tak perlu kurir– Surat masuk bisa segera sampai ke Pimpinan, karena Pimpinan segera mendapat notifikasi dan bisa membaca isi surat begitu surat selesai diinput oleh operator ke sistem
- Anywhere Anytime – Proses disposisi bisa lebih mudah, dimana saja dan lebih cepat tersampaikan
- Kerahasiaan Terjamin -karena Integra Office hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehingga terjaga kerahasiaannya.
- Monitoring Lebih Mudah – Dengan Integra Office statistik dan laporan aktivitas persuratan dan disposisi dapat terpantau secara miudah dan real time
- Paperless – semua proses terhadap surat dilakukan secara digital, sehingga mengurangi penggunaan kertas yang tentu saja menghemat anggaran
Sudah tahu kan? Mengapa e-Surat integraOffice cocok dan sesuai kebutuhan instansi Anda sebagai solusi dalam menghemat anggaran kertas, menyingkat birokrasi dan tracking surat dengan mudah dalam aktivitas surat-menyurat. Selain beberapa hal di atas, e-Surat integraOffice ini sudah teruji dan digunakan lebih dari 40 instansi, mulai dari kementrian, BUMN, pemerintahan, rumah sakit, perguruan tinggi sampai dengan swasta.
Jangan ragu-ragu lagi! Hubungi kami sekarang untuk DISKUSI GRATIS dan mendapatkan informasi detailnya.
Semoga Bermanfaat
