Percaya Nggak Percaya, Disposisi Cukup dalam Hitungan Detik dengan E-Surat!

integrasolusi.com – Aktivitas surat-menyurat dan disposisi adalah dua aktivitas penting yang biasa kita jumpai dalam aktivitas perkantoran di instansi maupun di perusahaan. Dalam kesehariannya, instansi atau perusahaan seringkali berkirim surat secara secara eksternal ke instansi atau perusahaan lai, begitu pula sebaliknya, instansi kita pula akan menerima surat dari pihak luar instansi. Bahkan kegiatan surat-menyurat tidak hanya antar instansi, biasanya pada instansi yang cukup besar, dalam internal instansi pun juga terdapat kegiatan surat menyurat. Misalnya dari satu dari satu departemen ke departemen lain.

Selain aktivitas surat-menyurat, pastinya Anda semua menemui aktivitas disposis (penugasan), atau bisa dijelaskan secara singkatnya, disposisi adalah perintah atau instruksi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan. Misalnya,instruksi atau penugasan untuk mempersiapkan acara, atau instruksi untuk melakukan tugas-tugas khusus. Dalam terjadinya proses disposisi, seringkali seorang atasan menerima surat dari departemen atau instansi lain, atasan tersebut ingin menindaklanjuti, sehingga perlu untuk memproses surat tersebut, sehingga perlu membuat disposisi terhadap surat yang didapat, untuk segera ditindaklanjuti atau dikerjakan oleh bawahannya.

Isi Artikel

Masalah disposisi!

Nah dalam hal aktivitas disposisi ini, mayoritas dari kita tentunya pernah mengalami kendala dalam prosesnya yang menyebabkan aktivitas di instansi jadi terhambat dan berjalan kurang baik, misalnya saja terlambatnya surat yang diterima oleh atasan, atau bisa juga lambatnya respon terhadap surat yang masuk karena mobilitas atasan yang tinggi, menyebabkan disposisi yang diberikan juga membutuhkan waktu yang lama. Lain lagi proses disposisi dari atasan sudah berjalan sebagaimana mestinya, namun respon dari bawahannya yang kurang, ini juga bisa menjadi kendala dari aktivitas disposisi.

Hal-hal seperti di atas, bisa terjadi karena masih menggunakan cara-cara konvensional dalam proses surat dan disposisinya, yang menyebabkan komunikasi yang tidak efektif dan kurangnya pengawasan para pihak yang berkaitan dengan proses sura dan disposisi tersebut.

E-Surat solusi tepat masalah disposisi

Tentu Anda pernah mendengar bukan? Ada solusi yang dapat mengatasi permasalahan disposisi, yaitu dengan memanfaatkan perkembangan teknologi digital saat ini, yang dapat membantu mempermudah aktivitas surat-menyurat dan disposisi di instansi Anda, yaitu dengan sistem aplikasi Persuratan Digital atau e-Office, ada juga yang menyebutnya dengan aplikasi E-Surat. Aplikasi E-Surat ini memang dirancang dan dikembangkan untuk membantu mempermudah serta mempersingkat proses birokrasi yang ada dalam surat-menyurat dan disposisi.

Dengan menggunakan aplikasi persuratan digital E-Surat ini, dulunya yang dalam proses surat dan disposisinya dilakukan secara manual dan butuh waktu lama dalam memproses surat dan disposisinya, kini semuanya akan dilakukan secara digital dan secara online, cukup dengan hanya membuka aplikasi E-Surat, proses persuratan dan disposisi mudah dilakukan dimana saja kapan saja ckup dalam hitungan detik. Apalagi sekarang aplikasi e-Surat ini tidak hanya dikembangkan aplikasi web saja, tapi sudah sampai dengan mobile application, baik android atau iOS, sehingga mudah dilakukan dimana saja kapan saja, dan proses disposisi menjadi lebih efektif dan efisien.

Bagaimana disposisi cukup dalam hitungan detik dengan E-Surat ?

Anda tidak perlu bingung dan khawatir lagi, karena aplikasi persuratan digital E-Surat ini :

Surat yang dulunya harus diantar secara manual dengan kurir, sekarang cukup dengan memasukkan file suratnya ke dalam aplikasi e-Surat, secara langsung tujuan surat sudah bisa menerimanya
Disposisi tidak perlu lagi mengantarkan dan melampirkan fisik surat atau lembar disposisinya, dalam aplikasi E-Surat cukup melampirkan file surat atau lembar disposisinya saja. Sehingga surat yang asli akan tersimpan dengan baik dan tidak perlu takut akan kerusakan dan kehilangan file suratnya, karena sudah tersimpan secara digital di dalam database.
Approval sebuah surat/disposisi cukup dilakukan di dalam aplikasi saja, tidak perlu repot-repot harus mencetaknya atau mengantarkannya.jadi lebih mudah bukan !
Proses disposisi dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja, tidak harus datang ke kantor atau menunggu atasan hadir di kantor, selain itu pemberi disposisi bisa langsung mengecek progress dan melacak disposisi yang diberikan, sehingga tidak ada lagi lambatnya respon disposisi.
Adanya dukungan versi aplikasi mobile, selain versi website persuratan, E-Surat sudah dikembangkan dalam versi aplikasi mobile, sehingga cocok digunakan bagi pimpinan yang punya mobilitas tinggi, semua informasi disposisi dan surat cukup dipantau dari smartphone nya masing-masing.