integrasolusi.com – Seperti yang kita ketahui bersama, proses dan aktivitas surat-menyurat adalah salah satu aktivitas perkantoran tidak dapat dipisahkan dalam suatu instansi/perusahaan, khususnya pada lembaga/instansi pemerintahan, di mana aktivitas surat-menyurat dan disposisi menjadi hal yang penting dan surat-menyurat digunakan sebagai sarana komunikasi secara administratif antara atasan dan bawahan, antar pegawai maupun dengan instansi lainnya dan pihak eksternal.
Dalam prakteknya sehari-hari, tentu saja aktivitas persuratan dan disposisi tidak akan lepas dari berbagai permasalahan yang dapat menghambat prosesnya, salah satu contohnya adalah dalam hal penomoran surat. Meski penomoran surat adalah hal yang sepele, namun bisa berakibat fatal dikemudian hari, ketika ditemukan surat dengan penomoran yang sama/ganda, hal ini bisa menyebabkan masalah besar pada proses administrasi pengarsipannya dan pendistribusian suratnya.
Penomoran pada surat sangatlah penting untuk proses administrasinya, yang akan sangat membantu memudahkan dalam mengategorikan surat-surat yang ada, dan tentunya masalah penomoran surat ini hal yang tidak diharapkan dan harus dihindari.
Isi Artikel
E-Surat Solusi Masalah Penomoran pada Surat
Tentu saja saat ini kita diuntungkan dengan adanya perkembangan teknologi digital yang semakin canggih, dimana kita dapat memanfaatkan kecanggihan teknologi saat ini untuk membantu kita dalam memberikan solusi, yaitu dengan memanfaatkan sistem aplikasi e-Office surat digital atau E-Surat. Sistem aplikasi persuratan digital E-Surat ini memang secara khusus hadir selain unk membantu mempermudah proses surat-menyurat, juga sebagai solusi dari permasalahan yang muncul pada proses persuratan, salah satunya adalah maalah penomoran ganda.
Masalah penomoran ganda, tentu bisa terjadi ketika perkantoran masih menggunakan cara konvensional dalam proses persuratannya, berbeda kalau perkantoran yang sudah menerapkan sistem E-Surat, tentu saja tidak akan terjadi masalah penomoran ganda pada surat, karena semuanya sudah secara otomatis diatur dalam sistem aplikasi E-Suratnya.
Penomoran surat pada aplikasi E-Surat memang sudah secara otomatis dari sistem, tapi tentu saja sebelumnya sudah ada diskusi dengan bagian umum atau tata usaha terkait bentuk dan model penomorannya, karena pada masing-masing divisi/bagian pada instansi/perusahaan terkadang memiliki tata cara penomoran yang berbeda sesuai dengan kebijakannya masing-masing.
Baca juga: Cara Mudah Membuat Penomoran Surat Resmi, Dijamin Praktis!
Penomoran Otomatis pada Aplikasi E-Surat inOffice
Salah satu aplikasi E-Surat yang saat ini banyak digunakan oleh berbagai instansi/perusahaan dalam membantu proses administrasi surat-menyurat secara digital adalah aplikasi E-Surat integraOffice. Aplikasi persuratan digital integraOffice ini sebagai aplikasi penunjang kerja yang dapat membantu mempermudah dan meringankan pekerjaan pada proses administrasi persuratan.
Sistem aplikasi E-Surat integraOffice ini sendiri dibekali dengan berbagai macam fitur-fitur yang menjadikan proses persuratan menjadi lebih efektif dan efisien dengan tetap menerapkan proses dan prinsip surat-menyurat sesuai dengan masing-masing instansi. Untuk menunjang agar proses surat-menyuratnya menjadi tertib, dalam E-Surat ini ada fitur penomoran otomatis, dimana semua surat keluar yang dibuat oleh instansi, nomor suratnya akan secara otomatis diambil dari sistem, tanpa harus cek manual satu per satu pada buku agenda surat.
Baca juga: Apa Itu Penomoran Surat dan Pentingnya bagi Sebuah Instansi
Pentingnya Penomoran Surat Otomatis
Banyaknya fitur pada aplikasi E-Surat yang digunakan, tentunya mempunyai manfaatnya masing-masing, namun dalam hal pembuatan surat keluar, fitur penomoran surat adalah fitur yang penting dan harus diimplementasikan, agar dalam proses administrasi surat bisa lebih tertib dan tidak menyulitkan para pihak yang terkait surat tersebut, terutama terkait informasi suratnya. Beberapa keuntungan dalam penomoran surat otomatis ini antara lain :
- Tidak perlu dicatat secara manual, cukup dari aplikasi E-Surat saja
- Penomoran surat dapat di setting sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan di masing-masing instansi/perusahaan.
- Tidak ada penomoran ganda/berulang, cukup sesuai yang dikeluarkan oleh aplikasi E-Surat.
Nah tentu saja ada manfaat lain yang bisa Anda dapatkan ketika mengimplementasikan penomoran otomatis dari E-Surat integraOffice.
Bagaimana? Ingin segera merasakan manfaat dari E-Surat inOffice? Hubungi kami untuk berdiskusi lebih lanjut.
