Isi Artikel
Aplikasi e-Office adalah Solusi digital yang dirancang dan dikembangkan untuk memfasilitasi catatan proses surat-menyurat di kantor.
E-Office – Sekarang ini kita semua sedang berada pada di era teknologi digital yang berkembang dengan cepat, dimana setiap waktu muncul teknologi-teknologi baru. Begitu pula dengan perusahaan yang dituntut untuk bisa beradaptasi dengan persaingan dan kemajuan teknologi yang ada, Perusahaan harus sudah mulai memikirkan berbagai alternatif solusi untuk memecahkan masalah dan meminimalisir resiko yang ada dalam menjalankan aktivitasnya. Disini tentu saja perusahaan harus bisa bisa mengelola aktivitas pentingya dengan baik, salah satu aktivitas penting dalam perusahaan adalah aktivitas surat-menyurat dalam perkantoran. Dimana aktivitas surat-menyurat ini adalah aktivitas rutin dan sangat penting bagi operasional perusahaan.
Nah disini, mungkin Anda semua bisa melihat di sekitar Anda, apakah banyak perusahaan sudah mengelola surat-menyuratnya dengan baik atau malah sebaliknya yang masih menganggap sepele manajemen dalam persuratannya. Meski hal sepele, aktivitas surat-menyurat menjadi dasar dari aktivitas lainnya contoh saja : surat keterangan, instruksi kerja, surat kerjasama, surat perjanjian, dll. Disini proses surat-menyurat menjadi alat komunikasi tertulis secara administratif antar individu, aau antara perusahaan dengan individu didalamnya.
Disini sering muncul masalah-masalah yang berkaitan dengan proses persuratan yang dapat menghambat aktivitas lainnya, misalnya saja ; surat hilang tidak terlacak, respon surat yang lambat, butuh waktu lama dalam pencarian surat, terjadinya penomoran ganda, dll.Masalah-masalah itu bisa muncul apabila pengelolaan surat yang kurang baik dan tentu saja masih menggunakan cara manual konvensional.
Paperless dengan aplikasi e-Office
Dalam menyikapi masalah-masalah yang muncul dalam manajemen persuratan manual konvensional, sebagai solusinya perusahaan harus segera melakukan inovasi dengan mengimplementasikan aplikasi e-Office persuratan digital. Aplikasi e-Office ini adalah Solusi digital yang dirancang dan dikembangkan untuk memfasilitasi catatan proses surat-menyurat di kantor dan hal-hal lain seperti: pengelolaan surat masuk, pemrosesan korespondensi, penomoran surat dan pembuatan serta pengiriman surat secara digital. Jadi yang semula persuratannya masih menggunakan kertas, sekarang harus sudah paperless secara signifikan bisa membantu mengurangi penggunaan kertas menjadi sistem surat menyurat secara online.
Baca juga: Tingkatkan Efisiensi Bisnis dengan Paperless Office
Mudahnya paperless di kantor dengan e-Office
Melalui konsep paperless yang ada pada aplikasi e-Office persuratan digital, dimana semua proses surat-menyurat dilakukan secara digital dalam sistem, meskipun ada beberapa perusahaan masih memerlukan pengarsipan surat fisik karena kebijakan tertentu, pastinya ada kemudahan-kemudahan yang dapat kita rasakan, seperti contohnya :
- Proses penyimpanan dan pencarian surat menjadi jauh lebih mudah.
- Mengurangi kejadian surat hilang atau rusak.
- Mengurangi biaya operasional, karena dalam aplikasi persuratan e-Office ini semua dilakukan secara paperless dan digital jadi bisa mengurangi untuk biaya penyimpanan secara fisik.
- Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi antar penggunanya, semuanya bisa berkolaborasi tanpa ada batasan jarak dan waktu, sehingga menghemat waktu dan lebih efisien.
- Ramah Lingkungan, paperless dengan aplikasi e-Office ini dapat mengurangi konsumsi perusahaan atas sumber daya alam yang digunakan untuk membuat kertas dan perusahaan mendukung dalam program pemerintah dalam penghijauan atau Go Green.
Jadi dapat disimpulkan, implementasi aplikasi e-Office akan sangat membantu perusahaan lebih tertata dalam menjalankan manajemen surat-menyurat melalui konsep paperless nya.
Penasaran dengan konsep paperless office dengan aplikasi e-Office ?
Tunggu apalagi! langsung saja Klik di sini atau hubungi kami untuk informasi selanjutnya !!
