integrasolusi.com – Paperless office adalah salah satu tren yang terus berkembang dalam era transformasi digital selama beberapa tahun terakhir. Tak cuma soal menyelamatkan lingkungan, paperless juga mendorong berbagai manfaat lainnya. Mulai dari menurunkan operasi biaya operasional hingga pengarsipan dokumen, paperless menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan.
Isi Artikel
Mengenal Paperless Office dan Konsepnya
Paperless office bukan berarti kantor yang sama sekali tidak menggunakan kertas dalam aktivitasnya, melainkan penggunaan kertas dalam jumlah minim. Sebagai gantinya, mereka menggunakan teknologi digital semaksimal mungkin, mulai dari e-mail hingga berbagai aplikasi pendukung seperti ERP, dan aplikasi e office yang komprehensif. Kompleksitas aplikasi yang digunakan pun disesuaikan kebutuhan perusahaan.
Paperless Sebagai Langkah Go Digital
Paperless adalah langkah awal perusahaan memulai go digital, yakni memanfaatkan teknologi digital dalam melakukan operasional. Secara bertahap, perusahaan mulai beralih memanfaatkan berbagai teknologi digital dalam operasional sehari-hari. Adapun proses ini biasanya memerlukan waktu yang cukup panjang apalagi jika sampai mengubah seluruh aktivitas menjadi digital. Pasalnya, hal ini perlu mengubah kebiasaan orang-orang di dalamnya yang sudah terbiasa menggunakan cara-cara konvensional.
Baca juga: Mudahnya Paperless Office dengan Aplikasi E-Office
Manfaat Paperless untuk Bisnis
Bukan tanpa alasan mengapa paperless office menjadi sebuah tren selama beberapa tren. Hal ini selaras dengan tujuan utama adanya konsep paperless digital, yakni meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Tak cuma soal biaya dan energi, kantor yang menerapkan konsep paperless juga dapat mengembangkan bisnis lebih strategis. Selengkapnya, berikut adalah beberapa manfaat paperless untuk bisnis.
- Mengurangi biaya operasional penggunaan kertas, tinta, dan beberapa bahan-bahan yang cepat habis lainnya
- Mempercepat dan mempermudah proses pengerjaan tugas sehingga tenaga kerja bisa melakukan kegiatan yang lebih strategis
- Mengurangi risiko terjadinya dokumen yang rusak atau hilang saat penyimpanan
Tips Menerapkan Paperless Office
Berubah menjadi digital office adalah hal yang cukup menantang bagi perusahaan yang sudah terbiasa menerapkan cara-cara konvensional. Namun, hal tersebut tidak menutup kemungkinan bisnis dapat berubah berbasis digital sehingga berkembang lebih cepat. Adapun beberapa cara yang bisa dan perlu dilakukan untuk menerapkan paperless office adalah sebagai berikut.
- Buat salinan dokumen-dokumen lama dalam bentuk digital dan arsipkan dengan rapi di folder-folder khusus
- Mulai dengan hal-hal sederhana seperti penggunaan e-mail, sistem persuratan, sistem presensi, dan sebagainya
- Gunakan layanan file sharing untuk meningkatkan produktivitas
integraOffice menyediakan berbagai solusi untuk mendukung bisnis Anda menuju paperless office, salah satunya adalah aplikasi surat-menyurat digital. Hubungi tim kami untuk informasi selengkapnya.
