EOffice – Saat ini pelayanan secara digital merupakan sebuah kebutuhan untuk meningkatkan performa berbagai badan usaha maupun instansi pemerintahan. Selaras dengan instruksi yang disampaikan Presiden mengenai optimalisasi kinerja pelayanan publik. Beberapa instansi pemerintahan di daerah maupun pusat telah membangun infrastruktur digital meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam penyelenggaraan pemerintahan.
Penggunaan teknologi dan infrastruktur digital dalam dalam konteks penyelenggaraan pemerintahan merupakan implementasi dari Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan berbasis Elektronik (SPBE). SPBE bertujuan untuk menwujudkan tata Kelola pemerintahan yang baik serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dan peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pembangunan (Lemhannas.go.id, 2021).
EOffice Sebagai Infrastruktur Pelayananan Publik
Dalam prosesnya, penyelenggaraan program ini tidak hanya dilakukan oleh instansi pemerintah pusat, tetapi juga pada level daerah atau provinsi. Salah satu institusi pemerintahan daerah yang menerapkan dan terus berkembang dalam infrasturktur pelayanan pubik adalah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Sebagai ibu kota negara sekaligus kota terbesar di Indonesia, DKI Jakarta dituntut untuk terus berinovasi dalam sektor teknologi untuk menunjang pekerjaan pelayanan publik dan manajemen pemerintahan
Sebagai ibu kota negara sekaligus kota terbesar di Indonesia, DKI Jakarta dituntut untuk terus berinovasi dalam sektor teknologi untuk menunjang pekerjaan pelayanan publik dan manajemen pemerintahan. Salah satu contoh penerapan teknologi di Pemerintah Provinsi (Pemprov) DKI Jakarta adalah dikembangkannya aplikasi E-Office Persuratan digital sejak tahun 2018. DKI Jakarta dianggap sebagai representasi terhadap kemajuan dan sistem pelayanan publik dan manajemen pemerintahan di Indonesia pada level daerah, sehingga transformasi kerja yang lebih cepat dan efisien merupakan sebuah tujuan yang mutlak untuk dicapai. Bagi Pemprov DKI Jakarta, E-Office menjadi sarana menghadapi tantangan tersebut.
Meskipun EOffice Persuratan telah memberikan perubahan manajemen pemerintahan yang signifikan, inovasi atau pengembangan aplikasi ini terus dikembangkan untuk menyesuaikan beragam kebutuhan pengguna. Penyesuaian dan perkembangan ini dilakukan melalui beberapa tenaga ahli yang ditunjuk oleh Pemprov DKI Jakarta, antara lain Tenaga Ahli Analis Sistem, Tenaga Ahli Web Programmer dan Tenaga Ahli Database Administrator. Beberapa penyesuaian dan pengembangan telah dilakukan oleh para tenaga ahli yang memiliki kompetensi di bidangnya. Penyesuaian dan pengembangan tersebut antara lain fitur Pelaksana Tugas (Plt.), di mana aplikasi bisa mengakomodasi untuk Pelaksanan Tugas di instansi pemerintahan tertentu. Selain itu terdapat fitur penyesuaian lalu lintas persuratan, yang terdiri dari perubahan tampilan, penambahan shortcut untuk proses surat, perubahan jenis surat, perubahan sifat surat dan perubahan jenis surat undangan. Selanjutnya terdapat penambahan fitur agenda yang memiliki tujuan memberikan informasi terkait surat atau undangan yang diterima oleh intansi tertentu. Terakhir, terdapat perubahan tampilan penelusuran surat agar lebih mudah digunakan dan dimengerti oleh pengguna.
Peningkatan manajemen pemerintahan dan pelayanan publik tingkat provinsi telah dicapai melalui aplikasi E-Office Persuratan. Bagi pegawai Pemprov DKI Jakarta, mengelola surat masuk dan surat keluar melalui E-Office Persuratan bisa dilakukan secara mudah. Hal ini disebabkan oleh tampilan visual produk E-Office Persuratan yang dapat dimengerti oleh semua kalangan (user-friendly), seperti pejabat instansi, dan pegawai yang memiliki latar belakang yang beragam. Fitur yang telah diciptakan ini membuat pengelolaan lalu lintas persuratan, disposisi dan informasi dapat dilakukan dan dipahami secara mudah.
Berbagai bentuk fitur dan transformasi tersebut, merupakan komitmen EOffice Persuratan untuk memenuhi kebutuhan pengguna agar mampu memenuhi atau mencapai tunjuan kinerja. Komitmen ini juga berlaku kepada seluruh pengguna (instansi pemerintahan, Badan Usaha Milik Negara atau Daerah dan swasta) maupun calon pengguna E-Office Persuratan dari PT Integra Teknologi Solusi. Tunggu apa lagi untuk menggunakan E-Office Persuratan, produk kami akan memberikan solusi untuk berbagai permasalahan usaha Anda.
