integrasolusi.com – Bagi Anda yang bekerja dengan aktivitas korespondensi untuk berbagai kebutuhan, istilah sistem informasi persuratan mungkin sudah tidak asing lagi. Di tengah zaman yang serba cepat dan teknologi yang terus berkembang, sistem persuratan dengan e persuratan hadir untuk memudahkan berbagai keperluan Anda terkait surat-menyurat.
Bagaimana e-persuratan bisa mengatasi berbagai hambatan dalam proses surat-menyurat? Apa saja manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan sistem persuratan ini? Simak penjelasannya berikut ini!
Isi Artikel
Masalah-Masalah Klasik dalam Proses Surat-menyurat
Surat-menyurat atau korespondensi menjadi bagian yang sangat penting dalam kegiatan bisnis atau aktivitas sebuah lembaga, organisasi dan instansi. Menggunakan cara lama dengan surat fisik yang disimpan di dalam map dan disusun di rak-rak ternyata menimbulkan berbagai persoalan klasik. Apa saja masalah-masalah itu?
- Tidak hanya biaya cetak dan kertas, penyimpanan surat fisik membutuhkan dana yang tidak sedikit. Mulai dari pembelian map, rak dan biaya perawatan.
- Surat-surat fisik yang disimpan tidak hanya rentan rusak dan hilang, tapi juga sulit ditemukan jika Anda membutuhkannya lagi nanti. Bayangkan Anda harus mencari satu surat penting di antara tumpukan map yang menggunung. Waktu yang dibutuhkan tentu tidak sedikit, bukan? Ini akan menyebabkan proses kerja jadi tidak efisien.
- Bagi pimpinan dengan mobilitas tinggi, proses disposisi surat dan koordinasi dengan tim akan sulit karena harus menunggu pimpinan datang ke kantor.
Beragam masalah klasik dalam sistem persuratan konvensional ini akan tetap ada jika Anda tidak segera beralih ke sistem informasi surat-menyurat berbasis digital yang lebih praktis.
Manfaat Penerapan Sistem Informasi Persuratan Berbasis Digital
Sistem informasi persuratan atau e-persuratan merupakan solusi terbaik yang bisa Anda aplikasikan untuk mendukung tata kelola surat-menyurat yang lebih baik. Beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan penerapan sistem persuratan ini antara lain:
- Pengelolaan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih efisien.
- Proses penomoran surat menjadi lebih mudah dan minim human error.
- Menurunkan risiko hilang dan rusaknya dokumen penting karena semua berkas berbentuk digital (paperless).
- Pelacakan surat menjadi lebih mudah dan proses birokrasi jadi semakin ringkas.
- Memudahkan disposisi karena dapat diakses dari mana saja.
Dengan beragam kelebihan yang dimiliki oleh sistem informasi persuratan ini, saatnya untuk mengimplementasikan ke dalam bisnis Anda sekarang juga!
