integrasolusi.com – Pekerjaan administratif menjadi momok bagi banyak orang. Anda mungkin pernah menyaksikan seorang karyawan dikelilingi tumpukan surat di atas mejanya. Di era digital seperti ini, hal tersebut seharusnya sudah tidak terjadi lagi. Arsip surat sudah terdigitalisasi sehingga tidak memakan banyak tempat. Lalu bagaimana dengan organisasi yang belum mengadopsi teknologi ini?
Isi Artikel
Kendala Pengarsipan Surat yang Tidak Rapi
Apakah organisasi Anda salah satu organisasi yang masih mengalami masalah ketidakrapian arsip dokumen? Pemandangan surat berserakan di atas meja pastinya tidak terlihat indah. Namun, hal ini memiliki dampak yang lebih besar daripada estetika kantor. Contoh akibatnya adalah:
1. Kehilangan dokumen
Anda akan mudah kehilangan dokumen berharga jika meja tidak rapi karena surat bertebaran. Dokumen tersebut bisa jadi terselip di tumpukan kertas atau tidak sengaja terbuang. Jika hal tersebut terjadi, Anda harus rela membuat dokumen baru. Waktu berharga pun tersita untuk mengerjakan sesuatu hal yang sebenarnya tidak perlu.
2. Meningkatkan stres karyawan
Pengelolaan arsip sangat penting karena meja yang berantakan karena surat meningkatkan stres karyawan. Karyawan bisa jadi merasa bahwa banyak hal yang harus dikerjakan ketika melihat meja penuh dengan tumpukan surat atau dokumen. Jika situasinya tidak kunjung membaik, kinerja karyawan bisa turun karena tekanan mental akibat meja yang berantakan tersebut.
Menggunakan Aplikasi Arsip untuk Produktivitas
Setiap organisasi disarankan untuk menggunakan aplikasi manajemen surat untuk mengelola arsip dokumennya. Manfaat yang pertama jelas terletak pada ketiadaan dokumen fisik yang harus disimpan, sehingga tidak ada kertas berserakan di meja. Risiko surat hilang pun nyaris tidak ada, karena semuanya tersimpan di repositori digital yang bisa diakses sewaktu-waktu.
Hal berikutnya yang juga membantu organisasi adalah arsip digital merupakan arsip dinamis. Jika ada perubahan yang dilakukan dalam surat, perubahan tersebut langsung dilakukan pada arsip. Sistem surat menyurat elektronik pun lebih mudah untuk dilacak alurnya. Selain itu, jika dokumen tertentu sudah tidak perlu digunakan lagi, Anda hanya perlu menghapusnya.
Jika organisasi Anda belum menggunakan aplikasi arsip surat, maka ini adalah saat yang tepat untuk memulai. Anda mungkin tidak menyadari, harga yang harus dibayar dari meja kerja yang berantakan dengan surat sangat mahal. Tidak hanya dari sudut pandang finansial, namun juga mental.
