integrasolusi.com – Dalam suatu perusahaan maupun organisasi, dokumen merupakan salah satu elemen yang sangat penting. Dalam setiap kegiatannya, mereka selalu menghasilkan dokumen berisi informasi terkait kegiatan profesional tersebut. Oleh karena itu, dibutuhkan pengelolaan dokumen yang efisien. Artikel ini akan menginfokan cara mengelola dokumen yang baik dan benar.
Isi Artikel
Bagaimana Cara Mengelola Dokumen yang Baik dan Benar?
Dokumen perusahaan pada umumnya hadir dalam berbagai bentuk dan isi, dari mulai kertas biasa, buku, hingga berbentuk data digital. Namun, hal yang lebih penting lagi adalah pengelolaan dokumen yang baik, termasuk penyimpanan. Berikut ini adalah beberapa kiat untuk mengelola dokumen dengan baik dan benar:
1. Pilihlah lemari arsip yang kokoh dan aman
Dalam pengelolaan dokumen, hal terpenting adalah pemilihan jenis penyimpanan yang efisien. Lemari arsip menjadi salah satu pilihan bagi banyak perusahaan dan organisasi selama ini. Meskipun bersifat konvensional, biasanya lemari arsip dari metal dianggap terbaik. Pasalnya, bahan metal dikenal lebih kokoh, tidak mudah terbakar, dan dilengkapi kunci yang aman.
2. Gunakan folder khusus untuk penyimpanan dokumen
Cara mengelola dokumen perusahaan lainnya adalah dengan penggunaan folder khusus. Terdapat beberapa jenis map atau folder yang biasanya digunakan banyak instansi, di antaranya brief twine dengan penjepit arsip khusus, snelhecter yang terbuat dari plastik atau kertas tebal, dan hanging map/folder yang unik dengan rel di mana map-map digantungkan.
3. Andalkan sistem pengelolaan dokumen digital
Tahukah Anda? Kini, ada solusi alternatif dalam pengelolaan dokumen, yakni secara digital atau yang dikenal dengan sebutan dokumen manajemen sistem (DMS). Ini adalah perangkat lunak atau aplikasi yang praktis digunakan oleh setiap anggota perusahaan. Sistem komputer yang mumpuni tersebut mampu mengelola dokumen secara virtual dengan mudah, aman, dan cepat.
Baca juga: Mengelola Dokumen dengan Mudah, Cepat dan Keamanan Terjamin!
Kelola Dokumen Sebaik Mungkin dengan integraOffice DMS
Anda pilih metode pengelolaan dokumen yang mana? Konvensional atau digital? Mungkin Anda bisa pilih keduanya. Kini, PT Integra Teknologi Solusi telah mengembangkan sebuah aplikasi canggih yang dapat membantu Anda mengelola dokumen. Dikenal dengan nama integraOffice DMS (Document Management System), aplikasi ini hadir dengan beberapa keunggulan.
Dengan berbasis cloud, aplikasi ini mampu mengelola, melacak, menerima, dan menyimpan dokumen-dokumen penting. Selain itu, melalui software ini, semua anggota perusahaan dapat mengubah dokumen secara real-time. Hal terpenting lainnya, Anda dapat mengurangi penggunaan kertas yang nantinya akan berdampak positif terhadap lingkungan.
Demikian artikel tentang cara mengelola dokumen yang baik dan benar. Hubungi kami jika Anda membutuhkan solusi manajemen dokumen perusahaan.
