integrasolusi.com – Dalam menjalankan bisnis, perusahaan perlu melakukan pengelolaan data dengan tepat. Anda pun perlu melakukan penyimpanan data penting atau arsip dengan benar. Terlihat sepele, tetapi akibat arsip tidak disimpan dengan baik bisa sangat fatal dan menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan.
Isi Artikel
Akibat Sistem Pengarsipan yang Buruk
Implementasi sistem pengarsipan yang kurang bagus bisa menimbulkan berbagai akibat yang merugikan perusahaan, termasuk di antaranya adalah:
1. Terlalu Banyak Data yang Disimpan
Dalam pengelolaan arsip surat, Anda tidak harus menyimpan semua jenis dokumen. Anda perlu memfilter dengan jelas mana dokumen yang perlu diarsipkan dan mana berkas yang bisa dibuang. Tanpa upaya ini, arsip yang Anda simpan bakal mempunyai jumlah sangat banyak.
2. Kesalahan Penanganan Data
Sistem pengarsipan yang baik dilengkapi dengan pembatasan akses secara ketat. Hal ini penting untuk menghindari adanya kesalahan dalam penanganan data penting perusahaan. Kalau hal ini tidak ada, maka data penting bisa berpindah tangan ke pihak-pihak yang tidak berkepentingan dengan mudah.
3. Pelanggaran Regulasi
Akibat arsip tidak disimpan dengan baik yang selanjutnya adalah berkaitan dengan regulasi. Apalagi, kalau sistem pengarsipan menyimpan data penting seperti data personal, informasi finansial, data legal, dan semacamnya. Kesalahan dalam pengelolaan bisa mengakibatkan perusahaan menerima denda dari pemerintah.
4. Kerusakan Data Secara Permanen
Risiko sistem pengarsipan yang buruk selanjutnya adalah kerusakan data yang sifatnya permanen. Situasi ini bisa terjadi kapan saja dan di mana saja. Sebagai contoh, ketika terjadi bencana alam seperti gempa bumi atau banjir. Tanpa adanya sistem arsip yang baik, Anda akan mengalami kesulitan dalam menemukan kembali data-data yang hilang.
5. Mengganggu Ritme Kerja Karyawan
Terakhir, akibat arsip tidak disimpan dengan baik dapat mengganggu ritme kerja karyawan. Hal ini bisa terjadi karena karyawan memerlukan waktu yang cukup lama ketika ingin melakukan pencarian data arsip yang mereka butuhkan. Alhasil, pekerjaan jadi tersendat dan operasional perusahaan terganggu.
Baca juga: Cara Pengamanan Arsip yang Paling Tepat di Era Digital
Anda tentu tidak ingin menghadapi berbagai risiko tersebut, kan? Oleh karenanya, mulai terapkan sistem pengarsipan yang baik. Solusinya sangat mudah. Anda bisa memanfaatkan layanan Aplikasi Arsip dan Document Management System (DMS) dari PT Integra Teknologi Solusi.
Dengan Aplikasi Pengarsipan dan DMS, pengelolaan arsip penting perusahaan dapat Anda lakukan dengan praktis dan mudah. Dengan berbagai fitur tersebut, Anda bisa menghindari berbagai kerugian yang bisa terjadi akibat buruknya sistem pengarsipan.
