integrasolusi.com – Penggunaan sistem surat menyurat online tidak lagi asing baik dalam sebuah organisasi. Apalagi dengan dukungan teknologi zaman now yang cukup mumpuni. Sayangnya, masih ada sejumlah kendala yang ditemui ketika sistem ini diterapkan.
Isi Artikel
Kendala Penerapan Sistem Surat Menyurat di Organisasi
Selama ini, teknologi identik dengan kecepatan. Segala hal yang melibatkan teknologi pasti dianggap efektif, efisien, dan fleksibel. Begitu pula dengan sistem persuratan online. Kecepatan diharapkan jadi salah satu kekuatan yang dapat membantu penyelenggaraan administrasi persuratan di organisasi lebih efektif.
Baca juga: Masalah Efisiensi Organisasi: Lambatnya Proses Surat-menyurat
Namun hal tersebut tidak bisa senantiasa terwujud. Selalu ada kendala yang membuat sistem persuratan tidak sebaik yang diharapkan. Beberapa kendala tersebut adalah:
1. Kurangnya Keterampilan SDM
Kurangnya keterampilan SDM dalam menggunakan sistem persuratan online bisa menjadi salah satu kendala. Jadi meskipun teknologi yang dipakai memadai, jika SDM atau karyawan tidak menguasai hal tersebut maka sistem yang seharusnya efektif justru akan jadi beban baru.
Untuk mengatasinya, pemilik perusahaan atau organisasi wajib membekali SDM dengan keterampilan yang tepat. Selain membuat sistem persuratan online beroperasi sesuai fungsinya hal ini juga bisa menjadi poin dalam menilai kinerja karyawan.
2. Penggunaan Aplikasi Surat Menyurat Online yang Tidak Tepat
Ada banyak aplikasi surat menyurat online yang bisa digunakan. Namun tidak semuanya punya user interface atau fitur sesuai. Hal ini juga bisa menjadi salah satu kendala yang membuat sistem persuratan organisasi lambat meskipun sudah memanfaatkan teknologi.
Salah satu aplikasi yang cukup direkomendasikan adalah aplikasi inOffice. Tidak hanya dapat membantu memudahkan proses surat menyurat, aplikasi ini juga bisa menilai kinerja staf dalam hal tersebut.
3. Jaringan Internet Kurang Memadai
Selain dua kendala di atas, hal lain yang membuat sistem surat menyurat lambat adalah keterbatasan jaringan internet. Inilah mengapa sebelum memutuskan memanfaatkan teknologi berupa aplikasi, pastikan organisasi sudah menggunakan layanan internet dengan kapasitas yang tepat.
Baca juga: 5 Fitur Aplikasi Pembuat Surat Digital yang Mempermudah Aktivitas Surat-menyurat
Nah, itulah beberapa kendala surat menyurat yang kerap dialami di sebuah organisasi. Apa kendala di atas pernah Anda temui? Jika iya, pastikan untuk menemukan solusi tepat agar sistem persuratan organisasi bisa berjalan secara efektif.
