integrasolusi.com – Mengelola sistem dokumentasi untuk penerapan standarisasi ISO bukanlah perkara mudah. Terlebih bila penerapannya terjadi di perusahaan besar yang mempunyai banyak unit kerja dan ada di berbagai lokasi. Karena itu, dibutuhkan aplikasi dokumen manajemen yang bisa membantu pengelolaan dokumen standar ISO.
Isi Artikel
Alasan Menggunakan Aplikasi Dokumen Manajemen
Jika suatu perusahaan yang menerapkan standar ISO, maka cukup banyak dokumen yang harus dipenuhi. Proses manual atau berbasis kertas pengelolaan dokumen akan memakan waktu, biaya serta rentan terhadap kesalahan manusia (human error).
Karena itu, sudah saatnya perusahaan Anda beralih menggunakan aplikasi dokumen manajemen yang dapat dikelola secara online. Selain menyediakan penyimpanan dokumen yang lebih terpusat, aplikasi-aplikasi tersebut juga sudah dilengkapi alur kerja terintegrasi, pemberitahuan otomatis, dan laporan yang terintegrasi.
Baca juga: Hal Penting Dalam Pengelolaan Dokumen Perusahaan yang Wajib Anda Tahu
Meskipun sudah memiliki sertifikat ISO, namun tantangan utama yang akan dihadapi adalah kemampuan perusahaan untuk mempertahankannya secara terus menerus. Cara manual membutuhkan banyak kerja keras dari karyawan perusahaan terutama mereka yang duduk di jajaran manajemen senior. Pemantauan harus dilakukan secara berkala agar proses ini dapat dipertahankan dan diperbaharui secara efektif.
Proses manual juga rentan terhadap kesalahan dan bisa menyisakan dokumen yang tidak terkontrol, atau versi baru tidak dapat diakses. Untuk memastikan bahwa masalah ini tidak terjadi, maka perusahaan sebaiknya memahami pentingnya penggunaan aplikasi dokumen manajemen.
Baca juga: Ketahui Manfaat Manajemen Dokumen dalam Organisasi
Manfaat Penerapan Aplikasi Dokumen Manajemen
Jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan aplikasi dokumen manajemen, berikut beberapa manfaat yang dapat dirasakan.
1. Mudah digunakan
Saat ini, sudah banyak aplikasi dokumen manajemen yang bisa digunakan secara online. Jadi Anda tak perlu lagi menginstal perangkat lunaknya melalui komputer. Hal ini sangat membantu terutama jika karyawan belum memiliki spesifikasi perangkat yang mendukung.
2. Dapat diakses dari mana saja
Karena berbasis website, sistem manajemen dokumen bisa diakses dari mana saja dan kapan pun asalkan ada koneksi internet yang terhubung. Hal ini memungkinkan setiap karyawan dari mana saja dapat mengakses sistem dengan mudah.
3. Dokumen lebih mudah dicari
Dokumen yang sudah ada dalam aplikasi dapat dicari menggunakan kata kunci. Jadi hanya dokumen yang memenuhi kriteria pencarian serta hak akses yang akan ditampilkan. Dokumen juga sudah dikelompokan sehingga mudah dicari.
Baca juga: Menyimpan Dokumen Kantor, Lebih Praktis dengan DMS (Document Management System)
Dengan aplikasi dokumen manajemen maka Anda bisa mengelola dokumen secara lebih efisien sehingga memudahkan penerapan standar ISO.
