integrasolusi.com – Di suatu perusahaan, instansi, ataupun lembaga, arsip merupakan rekaman proses dan kegiatan bisnis dalam berbagai bentuk atau media. Selain itu, arsip juga dianggap sebagai aset yang sangat penting karena menyimpan segala informasi dan detail penting perusahaan.
Buat Anda yang mencari tahu bagaimana sistem penyimpanan arsip perusahaan yang baik dan tepat, berikut tips lengkapnya.
Isi Artikel
Jenis-Jenis Arsip
Berdasarkan segi hukum dan perundang-undangan, arsip dikelompokkan menjadi dua, yakni:
- Arsip Autentik
Arsip autentik memiliki tanda-tangan dan atau stempel basah (bukan fotokopi, salinan, atau film) sebagai bukti keabsahan arsip tersebut. Arsip autentik menjadi bukti hukum yang sah.
- Arsip Tidak Autentik
Arsip tidak autentik adalah arsip yang merupakan salinan dari arsip autentik. Arsip ini bisa berupa fotokopi, film, atau print-out dari komputer.
Baca juga: Prosedur Penyimpanan Dokumen Kantor
Sistem Penyimpanan Arsip Perusahaan
Ada tiga jenis sistem pengarsipan yang paling umum digunakan.
- Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Metode ini mengelompokkan arsip menggunakan numerik atau nomor sebagai pengganti nama badan, perusahaan, atau orang. Kelebihan sistem nomor adalah sistem penyimpanan bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.
Sistem ini juga bisa diaplikasikan pada semua jenis dokumen. Hanya saja, sistem ini membutuhkan waktu indexing yang cukup lama.
- Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem ini berpatok pada peraturan indexing. Penyusunan dokumen dilakukan berdasarkan abjad dan berurutan, mulai dari A sampai dengan Z. Karena menggunakan abjad, kesalahan pada saat penyimpanan bisa diminimalisir.
Selain itu, alphabetical filing system juga memudahkan saat pencarian kembali. Sistem ini membutuhkan SOP yang tepat untuk menghindari pemberian label yang salah.
- Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem penyimpanan arsip perusahaan yang banyak digunakan selanjutnya adalah sistem tanggal. Arsip diberi kode sesuai dengan tanggal dibuat atau diterimanya dokumen. Selanjutnya, dokumen disimpan dengan periode tertentu, misalnya mingguan, bulanan, hingga tahunan.
Sistem tanggal saat cocok apabila berhubungan dengan jatuh tempo. Hanya saja, pengarsipan tidak bisa dilakukan dengan menggunakan kode tanggal saja, melainkan dikombinasikan dengan angka atau abjad tertentu lainnya.
Baca juga: Ketahui Manfaat Manajemen Dokumen dalam Organisasi
Itu tadi tiga jenis sistem penyimpanan arsip perusahaan yang paling umum diterapkan. Dengan mengelola arsip dengan rapi, aman, dan tepat, maka Anda telah menjaga aset perusahaan dengan sebaik mungkin.
