integrasolusi.com – Istilah “dokumen perusahaan” tidak cukup menggambarkan fungsi penting mereka. Perusahaan memiliki berbagai jenis dokumen yang bisa dikelompokkan berdasarkan fungsinya. Memahami hal ini penting untuk melakukan manajemen dokumen.
Baca juga: Jangka Waktu Penyimpanan Dokumen Perusahaan
Inilah beberapa jenis dokumen berdasarkan fungsi mereka.
Isi Artikel
Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsi
Jenis Dokumen Blueprint
Dalam arsitektur, cetak biru atau blueprint merupakan gambar rancang bangunan yang dibuat secara detail sebagai dasar reproduksi desain. Konsep serupa diterapkan dalam dokumen blueprint bisnis.
Blueprint adalah rencana bisnis yang dibuat secara mendetail dan terarah, dengan struktur yang rapi. Dokumen ini penting karena berfungsi sebagai pedoman perusahaan untuk mengembangkan strategi jangka panjang.
Pedoman
Pedoman (guideline) adalah dokumen yang berfungsi sebagai panduan tertulis untuk melakukan berbagai tindakan atau mengambil keputusan. Pedoman membantu mengarahkan setiap tindakan agar tetap berpegang pada tujuan, visi, dan misi.
Pedoman juga menjaga agar setiap karyawan tidak melenceng dari aturan saat menerapkan strategi atau langkah tertentu. Di rumah sakit, pabrik, dan laboratorium, pedoman membantu mengurangi risiko akibat tindakan yang tidak sesuai standar.
Prosedur
Prosedur adalah dokumen yang menjelaskan tata cara melakukan suatu tugas. Biasanya, prosedur bersifat umum dan menjelaskan alur kerja suatu departemen secara luas. Dokumen ini memberikan gambaran kerja secara mendasar.
Instruksi Kerja
Dokumen instruksi kerja hampir mirip dengan prosedur, yaitu sama-sama menjelaskan alur suatu tugas. Akan tetapi, instruksi biasanya bersifat lebih rinci.
Seperti apa rinciannya? Jika prosedur bersifat umum, instruksi lebih mengarah ke langkah-langkah teknis yang lebih mendetail. Instruksi juga biasanya hanya mencakup satu jenis tugas karena sangat spesifik.
Form
Form atau formulir adalah dokumen dengan format khusus yang berisi bidang kosong untuk diisi. Formulir dibuat untuk mendapatkan input atau informasi tertentu, biasanya dalam jumlah besar.
Formulir hadir dalam bentuk kertas/fisik dan digital. Desain dan bentuk pertanyaannya disesuaikan dengan tujuannya, misalnya untuk survei, pendataan, ujian, evaluasi, pemeriksaan, dan sebagainya.
Baca juga: Apa Fungsi Sebenarnya Dokumen Perusahaan?
Semua jenis dokumen ini berperan penting dalam aktivitas perusahaan. Sistem manajemen dokumen dari inOffice memudahkan penyimpanan dan pengelolaan berbagai macam dokumen.
Memahami berbagai jenis dokumen berdasarkan kategorinya adalah kunci manajemen data yang rapi. Gunakan sistem pendukung manajeman dokumen untuk memastikan dokumen perusahaan tersimpan dengan rapi.
