integrasolusi.com – Berbicara tentang surat dan manajemen arsip adalah dua hal yang tidak terpisahkan. Apa hubungan surat dan kearsipan? Surat merupakan bagian dari kearsipan. Untuk tahu hubungan antara keduanya, berikut penjelasannya untuk Anda.
Isi Artikel
Apa Itu Surat?
Surat adalah sarana informasi tertulis yang disampaikan oleh pihak pembuat atau pengirim surat ke penerima tertentu guna menyampaikan berita atau informasi. Dahulu, surat dalam bentuk tertulis atau cetak dan dikirim melalui pos. Namun, sekarang kita sudah mengenal surat elektronik yang biasa disebut email.
Dalam dunia kerja, terdapat beberapa jenis surat, di antaranya adalah surat keputusan, surat permohonan, surat edaran, dan memorandum. Persuratan menjadi sesuatu yang tidak bisa lepas dalam dunia kerja.
Baca juga: Hubungan Dokumen, Kearsipan, dan Rekod
Apa Itu Kearsipan?
Kearsipan adalah proses mulai dari membuat, menerima, mengumpulkan, mengatur, mengelola, menyimpan, dan memelihara data dan informasi dalam bentuk dokumen maupun surat. Di sinilah pentingnya hubungan surat dan kearsipan.
Dalam perkantoran, tata kelola arsip surat menjadi hal yang krusial karena penerimaan, pencatatan, pendistribusian, pemrosesan, dan penyimpan surat harus dilakukan dengan tepat, tertib, prosedural, dan aman.
Dengan tata kelola arsip yang baik, pengelolaan surat sejak surat diterima atau dikirim hingga didistribusikan dan diproses berjalan lancar dan terjaga keamanan informasinya.
Tata kelola ini juga menghindarkan perusahaan dari keterlambatan penyampaian surat, surat hilang, hingga kebocoran informasi. Mengabaikan tata kelola arsip surat bisa menyulitkan kegiatan selanjutnya.
Saat ini, kearsipan bisa dilakukan secara digitalisasi menggunakan aplikasi e-Office persuratan. Berikut ini beberapa keuntungan kearsipan dalam surat menyurat:
- Proses tracking atau pelacakan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah
- Disposisi surat lebih mudah
- Menghindari adanya duplikasi
- Keamanan data dan informasi lebih terjamin
- Terdapat aplikasi mobile
Itu tadi pengertian surat dan kearsipan serta hubungan antara keduanya. Hubungan surat dan kearsipan sangatlah erat karena surat menjadi bagian yang tidak bisa lepas dari dunia kerja dan kearsipan dibutuhkan agar surat bisa termonitor dan terkelola dengan baik.
Baca juga: Cara Pengamanan Arsip yang Paling Tepat di Era Digital
Untuk mendukung proses tata kelola arsip surat, aplikasi e-Office membuat perusahaan Anda lebih unggul. Karenanya, konsultasikan kebutuhan aplikasi persuratan Anda dengan kami sekarang. InOffice siap dengan berbagai solusi kebutuhan teknologi informasi Anda.
