integrasolusi.com – Pengelolaan surat atau pengurusan surat dalam daur hidup arsip merupakan aktivitas yang penting dalam penggunaan dan pemeliharaan. Pengelolaan surat sendiri bisa diartikan sebagai kegiatan menerima serta mendistribusikan surat masuk dan surat keluar sekaligus menyalurkan atau mengarahkan surat dari satu divisi ke divisi lain.
Pengelolaan surat dimaksudkan agar distribusi informasi bisa berjalan dengan cepat, tepat dan aman. Beberapa manfaat mengelola surat antara lain adalah:
- Memastikan informasi yang ada di dalam surat tetap aman
- Membuat proses distribusi surat berjalan dengan efektif dan efisien
- Menjamin surat bisa didistribusikan secara cepat, tepat dan aman
- Menjamin pengendalian sejak awal proses pembuatan surat sampai distribusinya
- Menjaga kelancaran komunikasi dan aliran informasi.
Secara umum, pengelolaan surat dibagi menjadi 3 jenis yakni pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar serta pengelolaan surat internal. Lalu bagaimana prosedurnya?
Isi Artikel
Perencanaan dalam Prosedur Mengelola Surat
Untuk perencanaan pengelolaan surat, perlu dilakukan berbagai hal sebagai berikut:
- Surat perlu dikelompokkan sesuai dengan bobot informasi yang terkandung di dalamnya (apakah perlu diteruskan kepada pimpinan tertinggi atau tidak)
- Pencatatan surat dilakukan berdasarkan informasi yang terkandung dalam surat
- Pencatatan surat dapat dilakukan secara sentralisasi (terpusat) atau secara desentralisasi (dilakukan dalam tiap divisi/unit organisasi) tergantung pada kondisi informasi yang ada di dalamnya
- Surat keluar perlu mematuhi sejumlah aturan standar termasuk penggunaan sampul, stempel, tata persuratan, legalisasi dan lain sebagainya.
Baca juga: Panduan Mengelola Surat dengan Cara yang Modern dan Praktis
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Dalam pengelolaan surat masuk ada beberapa langkah yang perlu dilakukan yakni:
- Menerima surat masuk
- Melakukan sortir surat masuk
- Menetapkan kemudian menentukan arah surat
- Membagi surat-surat berdasarkan kategori tertentu
- Mencatat surat masuk untuk mengetahui informasi yang ada di dalamnya
- Menyampaikan surat kepada tim pengelola surat.
Baca juga: 5 Permasalahan Organisasi yang Akan Hilang Kalau Pilih Aplikasi Persuratan Digital
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Dalam pengelolaan surat keluar, ada beberapa hal yang perlu diketahui yakni:
- Membuat draft dan mengetik surat keluar
- Meminta pengesahan kepada pimpinan terkait surat yang akan dikirim
- Melakukan penomoran surat dan cap dinas surat keluar pada petugas yang berada di Unit Kearsipan
- Oleh petugas Unit Kearsipan, surat kemudian diolah dengan cara disimpan pertinggalnya, diparaf kemudian disimpan di Unit Kearsipan.
Ingin cara mengelola surat dengan lebih mudah dan praktis? Gunakan aplikasi persuratan dari PT Integra Teknologi Solusi sekarang juga!
