integrasolusi.com – Pengelolaan dokumen menjadi aspek penting yang harus menjadi perhatian serius setiap perusahaan. Alih-alih melakukan pengelolaan secara manual, Anda bisa memperoleh banyak manfaat DMS atau document management system dalam mendukung operasional bisnis perusahaan.
Baca juga: Menyimpan Dokumen Kantor, Lebih Praktis dengan DMS (Document Management System)
DMS berguna layaknya sebagai tempat pengelolaan arsip yang modern. Kalau dulu Anda menggunakan dokumen arsip secara fisik, maka sekarang adalah saatnya beralih ke DMS. Fungsi DMS (dokumen manajemen sistem) sangat efektif dalam melakukan pengelolaan arsip.
Isi Artikel
Manfaat DMS Bagi Perusahaan
Dengan DMS, Anda bisa melakukan penyimpanan, mengelola, menggunakan, melacak, ataupun membagikan dokumen secara lebih praktis. Anda pun mendapat beragam manfaat berkat implementasinya, antara lain adalah:
1. Menghemat Anggaran
Fungsi DMS atau dokumen manajemen sistem adalah menyimpan dan mengelola dokumen secara digital. Oleh karenanya, Anda dapat menghemat anggaran untuk pembelian kertas ataupun tinta untuk pencetakan dokumen.
2. Meningkatkan Workflow
Implementasi DMS dapat pula meningkatkan efisiensi workflow para karyawan. Sebagai contoh, Anda dapat mengelola akses kontrol, histori pengeditan dokumen, ataupun data logging.
3. Mendukung Kolaborasi
Kolaborasi dapat pula Anda terapkan berkat implementasi DMS. Manfaat DMS ini bakal sangat terasa, ketika Anda mempunyai banyak karyawan yang bekerja secara remote.
5. Memudahkan Pencarian
Setiap dokumen yang tersimpan dalam DMS terindeks dengan baik dengan disertai metadata. Fitur ini memungkinkan Anda dalam melakukan pencarian secara praktis dan mudah.
6. Mengurangi Ruang Penyimpanan
Anda tak perlu lagi menyiapkan ruang secara khusus untuk keperluan ruang arsip. Sebagai gantinya, Anda bisa melakukan penyimpanan dokumen digital dengan layanan penyimpanan berbasis awan.
7. Tingkat Keamanan yang Lebih Baik
Terakhir, Anda bisa memperoleh manfaat DMS dari segi keamanannya. DMS mempunyai tingkat keamanan canggih yang penting dalam mencegah terjadinya serangan siber. Ditambah lagi, DMS juga telah dilengkapi fitur disaster recovery. Fitur ini berguna untuk menghindari adanya kehilangan dokumen penting ketika terjadi bencana.
Baca juga: Instansi Wajib Tahu! Keuntungan Kelola Dokumen Secara Digital
Nah, sekarang Anda tahu fungsi DMS beserta manfaatnya yang dapat membantu pengelolaan dokumen penting kantor. Penggunaannya membuat perusahaan dapat lebih berfokus dalam operasional bisnis yang efektif dan efisien.
Untuk mendapatkan semua manfaat tersebut, Anda dapat memanfaatkan solusi DMS dari PT Integra Teknologi Solusi. Kami menyediakan solusi terbaik untuk kebutuhan sistem manajemen dokumen yang modern dan canggih.
