integrasolusi.com – Mendengar istilah atau kata-kata perkantoran, tentunya yang ada dalam bayangan Anda adalah, aktivitas kerja yang dilakukan dalam sebuah ruangan pada suatu instansi/perusahaan. Dan dalam aktivitas perkantoran tersebut, terdapat banyak tumpukan berkas dokumen atau surat yang ada di masing-masing meja para pegawai dan bahkan di meja pimpinan. Memang benar seperti yang Anda bayangkan, pada kenyataanya mayoritas perkantoran di suatu instansi/perusahaan, banyak tumpukan berkas-berkas dokumen dan surat. Ya karena memang aktivitas kerja di kantor sangat erat sekali berhubungan dengan dokumen-dokumen dan surat-surat, misalnya ; dokumen kontrak, surat keputusan, dokumen SOP, dll.
Tapi bisa Anda bayangkan juga, dengan banyaknya dokumen dan surat ditangani dan berisi dokumen dan surat-surat penting, tiba-tiba terselip, rusak dan bahkan hilang, pasti bisa membuat para pegawai repot dan bisa menghambat aktivitas kerja yang lain. Contoh paling sederhana saja yang biasa Anda alami seandainya sebagai pegawai, adalah sulit dan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari dokumen yang dibutuhkan dengan segera,, atau bahkan dengan banyaknya tumpukan dokumen, Anda harus mencari satu-persatu. Sangat tidak efektif bukan?
Semua masalah yang muncul seperti contoh di atas, biasa muncul karena pengelolaan dokumen yang kurang tepat dan masih menggunakan cara-cara lama yaitu cara manual konvensional. Namun semua masalah dalam pengelolaan dokumen bisa dihindari dan bahkan bisa teratasi dengan memanfaatkan teknologi digital yang berkembang saat ini. Yaitu dengan menggunakan manajemen dokumen digital atau sering di kenal dengan Document Management System (DMS).
Document Management System (DMS) sendiri merupakan aplikasi manajemen dokumen berbasis elektronik yang memudahkan penggunanya dalam menerima, menyimpan, mengolah dan membantu kolaborasi antar tim terhadap suatu dokumen. Jadi dengan aplikasi DMS ini, instansi tidak perlu repot-repot lagi dalam memanajemen dokumennya, selain itu implementasi DMS ini sangat cocok bagi instansi yang suka dengan kemudahan tanpa harus mengorbankan banyak waktu dan tenaga, apalagi dalam kondisi pandemi seperti sekarang ini, pastinya pengguna tidak perlu repot-repot datang ke kantor hanya untuk mencari dokumen yang dibutuhkan.
Apa saja keuntungan dalam mengelola dokumen secara digital?
Sangat banyak keuntungan yang didapatkan, seperti beberapa keuntungan berikut ini:
1. Mudah Mencari Dokumen
Mudah dalam mencari dokumen secara spesifik sesuai yang dibutuhkan, dengan menuliskan kata kunci yang sesuai.
2. Ruang Penyimpanan Tak Terbatas
Anda tidak perlu khawatir akan keterbatasan ruang penyimpanan, karena semuanya disimpan secara digital jadi tidak memerlukan ruang penyimpannan khusus.
3. Risiko Kehilangan Dokumen Dapat Dihindari
Dengan penyimpanan secara digital, Anda tidak perlu risau akan kehilangan dokumen akibat terselip, rusak dan bahkan dicuri orang.
4. Keamanan Dokumen Terjamin
Anda tidak perlu khawatir lagi, tentang keamanan dokumen yang bocor ke pihak lain, karena setiap pengguna memiliki hak akses masing-masing. Dan tentu saja sistem DMS ini, juga sudah dilengkapi sistem keamanan siber.
5. Hemat Anggaran
Bisa menghemat anggaran, karena bisa mengurangi penggunaan kertas dan tinta printer secara signifikan, karena semua dokumen disimpan dalam bentuk digital dan dapat diunduh dan dishare kapan pun tanpa perlu dicetak lagi.
Nah, itulah beberapa keuntungan yang bisa didapatkan, apabila instansi Anda mengimplementasikan aplikasi Document Management System (DMS) ini.
Bagi Anda yang suka kemudahan dan ingin bekerja secara efektif serta efisien, tentu saja akan menggunakan teknologi digital yang ada pada DMS ini.
Ingin tahu informasi lebih detail tentang aplikasi Document Management System (DMS) ini? Silakan hubungi kami
Semoga bermanfaat.
