integrasolusi.com – Kehadiran document management system (DMS) mempermudah Anda mengelola aktivitas operasional perusahaan. Memahami apa saja komponen penting DMS tentu dapat mengoptimalkan kinerja sistem ini.
Dokumen manajemen sistem merujuk pada suatu sistem pengelolaan data berbasis elektronik. Dengan DMS, aktivitas terkait data dapat dilakukan secara ringkas. Mulai dari pendataan, pengolahan, pengelolaan, sampai pelacakan dokumen.
DMS berperan besar dalam penyimpanan dan pengolahan data digital, termasuk dokumen fisik yang sudah menjadi dokumen digital. Umumnya DMS bisa diakses lewat perangkat kantor. Namun, penambahan perangkat pribadi untuk mengakses DMS tentu bisa menunjang produktivitas kerja karyawan.
Isi Artikel
Komponen Penting DMS
Lalu, apa saja komponen penting DMS yang perlu dipahami guna mengoptimalkan manajemen dokumen? Setidaknya ada 8 komponen pengelolaan dokumen di dalamnya, seperti dijelaskan berikut ini.
Storage
Penyimpanan jelas komponen terpenting dalam sistem pengelolaan dokumen. Selain kapasitas besar, keamanan penyimpanan dokumen juga harus diperhatikan. Ingat, data yang disimpan merupakan rahasia dapur perusahaan. Tentu Anda tidak ingin data tersebut bocor atau rusak akibat terkena virus maupun serangan siber kan?
Baca juga: Pentingnya Menggunakan Document Management System (DMS) Pada Perusahaan
History
Komponen history mencakup riwayat penyuntingan dokumen. Karyawan yang memiliki akses dapat mengetahui perubahan dokumen secara kronologis dan siapa yang mengubahnya. Biasanya, fitur history juga berguna untuk memulihkan dokumen ke versi terdahulu apabila diperlukan.
Access permission
Komponen access permission membantu Anda mengatur akses dokumen bagi setiap karyawan. Contoh, Ada dokumen yang hanya bisa diakses orang tertentu, baik untuk mengedit maupun hanya membacanya.
Keyword search
Komponen keyword search akan mempermudah Anda mencari dokumen menurut kata kunci. Dengan begitu, melacak dokumen lama pun lebih mudah dan cepat dilakukan.
Metadata
Metadata memuat informasi suatu dokumen. Komponen ini mencantumkan nama pembuat dan siapa saja yang mengedit, format, serta tanggal dan waktu dokumen itu dibuat atau diedit.
Monitor
Komponen monitor diperlukan untuk memantau siapa saja yang mengakses suatu dokumen. Apalagi, dokumen rahasia yang aksesnya terbatas bagi segelintir kalangan saja. Bahkan, komponen pengelolaan dokumen ini bisa mengetahui siapa yang sedang membuka dokumen secara real-time.
Capturing
Komponen capturing dalam DMS membantu Anda mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital. Keberadaan fitur OCR atau Optical Character Recognition dapat mengekstrak teks dari gambar dokumen fisik dalam hitungan menit saja.
Index
DMS makin sempurna dengan komponen index. Dengan index Anda dapat menelusuri dokumen sesuai klasifikasi maupun identifikasi dokumen yang sudah ditentukan pengaturannya.
Baca juga: Fungsi Integraoffice DMS dalam Manajemen Berkas Secara Digital
Demikian 8 komponen penting DMS yang perlu dimiliki setiap sistem pengelolaan dokumen. Agar aktivitas operasional perusahaan Anda lebih lancar, percayakan dokumen manajemen sistem pada PT Integra Teknologi Solusi. Hubungi kami untuk berkonsultasi lebih lanjut apa yang Anda butuhkan sekarang.
