Apa Saja Tugas Sekretaris pada Proses Surat-menyurat?

integrasolusi.com – Sekretaris merupakan posisi penting dalam mendukung kegiatan organisasi, salah satunya lewat pengelolaan surat. Tugas sekretaris pada proses surat-menyurat membantu melancarkan aktivitas sehari-hari dan menjaga agar kerja organisasi tetap stabil.

Isi Artikel

Tugas Sekretaris dalam Manajemen Surat

Sebagai salah satu petugas administrasi surat, sekretaris memiliki tugas-tugas sebagai berikut:

Mengelola Surat Masuk dan Keluar

Surat masuk dan keluar harus dikelola sesuai dengan berbagai kategori, seperti tanggal, pengirim dan penerima, serta tingkat urgensinya. Sekretaris membantu menyaring setiap surat yang masuk, mengelompokkannya, dan menyerahkannya ke atasan. Sekretaris juga bertanggung jawab memastikan agar surat keluar terkirim tepat waktu.

Menulis Surat Standar Resmi

Sekretaris membantu atasan mengirim surat resmi menggunakan format yang sudah ada. Jika surat tersebut sudah ada formatnya, sekretaris biasanya cukup menyiapkan surat itu sendiri tetapi tetap atas nama atasan. Tugas sekretaris pada proses surat-menyurat juga termasuk menulis surat baru atas nama atasan, tetapi dengan format yang telah disepakati.

Mengarsipkan Surat Penting

Sekretaris harus mengarsipkan surat yang dianggap penting sehingga bisa digunakan untuk kegiatan organisasi. Pengarsipan surat juga memudahkan sekretaris dan siapa pun yang membutuhkan untuk mengaksesnya. Tugas pengarsipan juga termasuk menyisihkan surat-surat yang urgensinya rendah sehingga tidak memakan banyak tempat.

Mendistribusikan Surat ke Departemen/Penerima yang Tepat

Tidak semua surat penting yang masuk ditujukan ke atasan. Sebagai pengelola surat, sekretaris harus mampu mendistribusikan surat secara tepat sasaran. Setiap surat juga harus diserahkan tepat waktu sehingga urusan terkait isinya bisa segera diselesaikan.

Memasukkan Data Surat ke Database

Sekretaris tidak boleh lupa memasukkan data surat ke sistem pendataan atau database. Tujuannya adalah memastikan bahwa data surat perusahaan sesuai dengan dokumen yang dikelola. Data surat yang akurat juga membantu dalam proses pelaporan, audit, dan evaluasi.

Zaman sekarang, tugas sekretaris semakin dipermudah dengan aplikasi manajemen surat seperti inOffice. Contohnya adalah inOffice Persuratan, aplikasi manajemen persuratan yang membantu mengelola dan mengawasi arus surat yang masuk, keluar, dan tersimpan. Dengan beragam fungsi seperti penomoran otomatis, sekretaris bisa menghemat waktu ketika mengelola surat-surat.