integrasolusi.com – Penggunaan dokumen dalam perusahaan sangatlah penting untuk operasional dan kelengkapan administrasi. Namun, kini penyimpanan dokumen konvensional dinilai kurang efektif. Hasilnya, banyak perusahaan yang mulai beralih ke Document Management System (DMS).
Untuk itu, mari pahami lebih jauh mengenai DMS, termasuk manfaat dan fiturnya sebelum Anda beralih menggunakan sistem yang satu ini.
Isi Artikel
Apa Itu DMS?
Secara sederhana, DMS adalah sistem pengelolaan dokumen berupa software yang dirancang secara khusus untuk menangani dokumen dari bentuk draft hingga penyimpanan.
Intinya, Anda bisa melakukan banyak hal dengan software ini. Seperti misalnya, mengorganisir, menandai, menyetujui, menyelesaikan tugas, hingga mendigitalisasi dokumen bisnis.
Dokumen-dokumen yang dikelola menggunakan sistem ini akan tersimpan di cloud atau server pribadi. Pilihan penyimpanan di server sendiri biasanya menjadi opsi para perusahaan kelas kakap karena punya tim IT sendiri.
Namun, penyimpanan dengan server pribadi butuh biaya lebih mahal. Sebagai gantinya, kini juga banyak penyedia produk DMS yang menggunakan penyimpanan cloud. Harganya lebih terjangkau karena tidak perlu sedia server sendiri. Akses dokumen di cloud juga lebih mudah karena hanya butuh koneksi internet saja.
Cara Kerja DMS pada Organisasi atau Perusahaan
Dalam praktiknya, dokumen manajemen sistem ini digunakan untuk menyimpan dan juga mengelola data secara digital. Jadi, dokumen yang dimaksud juga termasuk dokumen fisik yang nantinya di-convert menjadi file digital melalui alat seperti scanner atau OCR.
Setelah dokumen digital tersedia, maka Anda hanya perlu mengelola layaknya dokumen fisik. Mulai dari mengkategorikan berdasarkan divisi, nomor, dan lain sebagainya. Setiap perusahaan tentunya punya kebijakan masing-masing.
Ada yang menerapkan DMS secara menyeluruh dengan akses file bisa melalui perangkat kantor dan pribadi karyawan. Namun, beberapa organisasi atau perusahaan ada juga yang strict dengan menyediakan sistem ini hanya di perangkat kantor saja.
Dari kedua kondisi di atas, akses file dari perangkat kantor dan pribadi tentunya membuat produktivitas lebih tinggi karena opsi akses lebih banyak.
Manfaat Dokumen Manajemen Sistem
Makin banyaknya perusahaan, organisasi, hingga instansi yang beralih ke sistem ini tidak lain karena manfaat yang diberikan. Keunggulan dari sistem ini tidak hanya soal menyimpan atau mengarsip dokumen saja.
Lebih dari itu, Anda juga bisa memanfaatkannya untuk mengelola aktivitas terkait dokumen sehingga penggunaan sumber daya lebih optimal. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan DMS:
Risiko Keamanan Dokumen Bisa Diminimalisir
Mengelola dokumen secara digital artinya Anda bisa melakukan kontrol dan pengawasan lebih mudah. Perusahaan bisa tahu siapa saja yang mengakses dan mengedit dokumen sehingga melacak saat terjadi kesalahan bukanlah hal yang sulit.
Anda juga bisa membatasi akses dokumen rahasia atau tertentu sesuai kebutuhan. Selain itu, risiko data hilang sangat kecil karena dokumen tersimpan di cloud dengan protokol keamanan data tinggi. Biasanya ada back up data yang menjadi cara terakhir untuk meminimalisir kerugian karena data hilang.
Pengelolaan Dokumen Lebih Mudah
Sistem ini menonjolkan kemudahan dalam menyimpan dan mengorganisir dokumen. Tidak hanya itu, dalam aktivitas harian, dokumen manajemen sistem juga mempermudah Anda untuk mencari, mengedit, dan bahkan mengkategorikan dokumen.
Setiap aktivitas terkait dokumen ini juga bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Perusahaan bisa lebih hemat waktu, sumber daya manusia, dan bujet.
Misalkan pencarian dokumen bisa dalam hitungan detik karena cukup memasukkan kata kunci. Setiap divisi dalam perusahaan juga lebih mudah mendapat dokumen yang dibutuhkan karena file sudah terindeks dan dibagi sesuai kategori.
Kini, kehilangan dokumen karena penyimpanan yang teledor hingga kesalahan pengeditan bisa dihindari.
Kolaborasi dan Integrasi Lebih Efektif
Dalam proses pengelolaan dokumen, setiap karyawan tentunya punya andil dan tanggung jawab masing-masing. Sistem ini akan sangat membantu dalam kolaborasi dan integrasi untuk pembuatan, pengeditan, hingga penyimpanan dokumen.
Misalkan karyawan A melakukan pengeditan dan karyawan B menggunakannya untuk keperluan operasional. Tanpa perlu mencetak dokumen atau bertemu dengan karyawan A, karyawan B bisa langsung akses dokumen di sistem. Jika terjadi kesalahan juga tinggal berikan notifikasi kepada pihak yang bertanggung jawab.
Proses integrasi dan kolaborasi menjadi lebih efektif dan efisien. Karyawan juga menjadi lebih mudah dalam bekerja.
Secara umum, efisiensi yang dihasilkan karena penggunaan sistem ini bisa membuat perusahaan lebih efektif dalam menggunakan sumber daya. Selain bujet bisa dialokasikan ke kebutuhan lain, penggunaan sumber daya manusia juga bisa lebih dioptimalkan.
Fitur-Fitur dari Document Management System
Sistem pengelolaan dokumen perusahaan yang berkualitas tentunya perlu memiliki berbagai fitur penting untuk menunjang kebutuhan. Berikut adalah beberapa fitur yang seharusnya ada di DMS pilihan Anda:
Watermark Document
Tidak semua penyedia produk sistem pengelolaan dokumen memiliki fitur ini. Padahal fitur ini cukup penting karena bisa mengoptimalkan keamanan file.
Dengan watermark document, maka file yang tersimpan tidak bisa disalahgunakan.
Bundling Dokumen
Setiap kebutuhan terkait dokumen terkadang punya rincian yang berbeda. Misalkan proses rekrutmen, penjualan, hingga tender.
Melalui fitur ini, perusahaan bisa bekerja dengan lebih cepat karena tidak butuh waktu lama untuk mempersiapkan dokumen lengkap untuk kebutuhan yang berbeda.
Penyimpanan
Fitur ini jadi daya tarik pertama bagi setiap produk DMS. Perusahaan atau organisasi tentunya perlu mempertimbangkan sistem yang dapat menyediakan storage besar dan aman.
Pilihan storage dengan harga yang berbeda, juga bisa menjadi pilihan menarik karena Anda bisa memilih sesuai kebutuhan dan bujet.
History
Fitur menarik lain dari sistem pengelolaan dokumen ini adalah adanya history. Anda mungkin mengenal fitur ini dengan istilah riwayat perubahan dokumen.
Fungsi utama dari fitur ini adalah kontrol pengeditan dokumen sehingga Anda bisa melihat siapa saja yang sudah mengedit dokumen. Mencari pertanggungjawaban dari kesalahan edit dokumen juga lebih mudah karena fitur ini. Anda juga bisa mengembalikan file ke versi sebelumnya melalui fitur tersebut.
Pencarian Dokumen
Fitur lain yang tidak kalah penting adalah pencarian file melalui kata kunci. Dengan fitur ini, Anda lebih mudah mencari file yang dibutuhkan kapanpun dan dimanapun.
Perusahaan dengan alur dokumen keluar masuk berintensitas tinggi akan sangat terbantu melalui fitur ini. Proses pencarian dokumen lebih mudah dan cepat.
Akses Dokumen
Produk DMS sebaiknya memiliki fitur akses dokumen yang bisa dibatasi dan tidak. Ini karena setiap divisi dalam perusahaan mungkin punya kebijakan berbeda. Ada file yang bisa diakses karyawan divisi pemasaran saja, namun ada juga file yang hanya bisa dikelola oleh HR.
Akses dokumen akan memudahkan karyawan tiap divisi bekerja tanpa mengganggu kebijakan yang ada. Kemungkinan file terkunci atau restricted bocor juga lebih kecil. Perusahaan juga lebih mudah dalam melakukan kontrol karena bisa tahu siapa saja yang mengakses dokumen.
Anda tertarik dengan fitur-fitur penting di atas dan ingin menerapkan untuk bisnis saat ini? Document Management System dari Integra Teknologi Solusi bisa jadi pilihan karena fiturnya lengkap dan mudah digunakan. Pengelolaan dokumen lebih mudah, aman, dan transparan.
