integrasolusi.com – Di tengah laju perkembangan teknologi yang semakin cepat, baik perusahaan maupun instansi harus siap mengikuti arus transformasi digital. Salah satu langkah penting yang dapat dilakukan yaitu migrasi ke Electronic Office atau E-Office.
Dalam E-Office terdapat fitur workflow automation, migrasi ke E-Office dapat memberikan perubahan yang signifikan terhadap sistem kerja di perusahaan. Hal tersebut dimulai dari peralihan sistem tata kelola administrasi perkantoran yang tradisional berbasis kertas, menuju ke sistem digital yang efisien.
Migrasi ke E-Office telah terbukti memberikan berbagai keuntungan. Nah, pada artikel ini akan membahas mengapa perusahaan harus mempertimbangkan untuk migrasi ke Electronic Office atau E-Office. Simak ulasannya berikut ini.
Isi Artikel
Apa Itu E-Office?
E-Office merupakan sistem aplikasi berbasis web untuk membantu memudahkan tata kelola administrasi dan aktivitas perkantoran di lingkungan perusahaan/instansi. Sistem ini hadir untuk mengatasi kendala dalam proses administrasi dan manajemen perkantoran konvensional.
E-Office ini bisa diakses melalui komputer maupun melalui aplikasi smartphone dengan memanfaatkan teknologi jaringan komputer, seperti intranet atau internet.
Alasan Mengapa Perusahaan Harus Migrasi ke E-Office
Proses tata kelola administrasi perkantoran, kerap kali kita menjumpai kendala-kendala yang terjadi ketika menggunakan sistem konvensional. Mulai dari kesulitan dalam pengarsipan, penggunaan kertas yang cukup banyak, kesulitan dalam tracking surat/disposisi, dan tumpukan berkas yang memakan ruang.
Dengan beralih ke sistem aplikasi Electronic Office, permasalahan tersebut dapat diselesaikan dengan lebih efektif dan efisien. Berikut ini alasan mengapa perusahaan harus migrasi ke E-Office:
Efisiensi Biaya dan Waktu
Migrasi ke E-Office dapat membawa perubahan yang signifikan dalam pengelolaan dokumen dan informasi. Bila sebelumnya pengelolaan berkas fisik merupakan tugas yang memerlukan banyak waktu dan biaya. Namun dengan E-Office, semua berkas, dokumen, surat, dan disposisi dapat diakses dengan cepat melalui platform digital.
Salah satu keunggulan terbesar dari E-Office yaitu workflow automation. Workflow automation merupakan proses automatisasi alur kerja yang dapat membantu pengelolaan dokumen dengan lebih mudah dan cepat.
Pengelolaan dokumen yang sebelumnya membutuhkan proses yang panjang dan waktu lama, kini didapat dikelola dengan otomatis. Misalnya ketika sebuah dokumen diterima, sistem akan secara otomatis mengelola dokumen tersebut sesuai dengan tujuannya.
Keuntungan dari workflow automation ini yaitu meningkatkan efisiensi bekerja sehingga dapat meminimalkan risiko human error dan mempercepat alur kerja. Tentunya akan menghemat waktu, mengurangi biaya operasional, dan minim kesalahan.
Penyimpanan Data yang Aman
Keamanan data merupakan hal yang sangat penting untuk dijaga. Ketika menggunakan aplikasi E-Office, kita dapat memenfaatkan mekanisme keamanan seperti enkripsi dan otentikasi pengguna untuk mencegah kehilangan maupun kebocoran data.
Selain itu, perusahaan dapat menetapkan kebijakan akses untuk mengatur siapa yang berhak mengakses data dan informasi. Tentunya agar hanya orang-orang yang berwenang saja yang dapat mengakses data tersebut.
Seluruh data, dokumen, dan persuratan dapat disimpan dengan pengamanan yang ketat. Hal demikian dilakukan untuk mencegah akses tidak sah maupun risiko kehilangan data sehingga terciptalah efisiensi kantor yang lebih baik.
Aksesibilitas dan Fleksibilitas Kerja
Keunggulan lainnya dalam penggunaan Electronic Office atau E-Office adalah aksesibilitas. Karyawan tidak perlu lagi datang ke ruang arsip untuk mengakses dokumen Hanya melalui perangkat komputer maupun handphone, karyawan dapat mengakses dokumen dari mana saja.
Karyawan tak hanya dapat mengakses dokumen, tetapi juga dapat mengakses persuratan dan disposisi dengan mudah, kapan pun dan di mana pun. Tak perlu lagi menunggu pimpinan tiba di tempat. Produktivitas karyawan pun jadi meningkat.
Migrasi ke E-Office juga memungkinkan untuk berbagi informasi dengan cepat. Misalnya ketika ada pengumuman untuk seluruh karyawan, bagian administrasi tak perlu mencetaknya satu per satu dan menempelkannya di masing-masing departemen. Cukup dari depan layar komputer dan mengirimkannya melalui aplikasi tersebut, kemudian semua karyawan dapat melihatnya langsung.
Kegiatan surat meyurat dan disposisi pun menjadi lebih efektif dan efisien. E-Office dirancang untuk membantu memudahkan proses persuratan dan disposisi. Dengan sistem persuratan elektronik, pimpinan dapat langsung menuliskan disposisi kepada staff yang ditugaskan. Mulai dari penulisan, tracking, penomoran, pencarian, hingga pengarsipan menjadi lebih mudah.
Kolaborasi Tim yang Lebih Baik
Kolaborasi tim yang baik merupakan inti dari kesuksesan perusahaan maupun organisasi. Kerja sama dan tim yang efisien dan responsif sangat penting. Hadirnya e-Office memungkinkan kolaborasi tim yang lebih baik dan efektif.
Melalui platform e-Office, Kolaborasi tim dapat dilakukan dengan fitur kolaborasi draft dokumen secara online. Fitur ini memungkinkan untuk bekerja dalam dokumen yang sama secara real-time meskipun berada di lokasi yang berbeda. Jadi, karyawan dapat mengerjakan proses revisi dokumen dan approval dengan lebih efisien.
Hal ini tak hanya dapat meningkatkan komunikasi tim, tetapi juga dapat mengurangi delay saat menunggu approval dari pimpinan. Proses disposisi yang cepat pun dapat membantu staff berkoordinasi saat mengerjakan tugasnya. Hal ini dapat meningkatkan kolaborasi tim dan menghasilkan keputusan yang lebih baik untuk efisiensi kantor.
Pengurangan Kertas dan Dampak Lingkungan
Migrasi dari sistem konvensional ke E-Office juga berkontribusi terhadap lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas. Penggunaan kertas yang berlebihan dapat menimbulkan dampak buruk bagi lingkungan dan kehidupan manusia, karena limbah kertas dapat menghasilkan gas metana yang dapat mempercepat terjadinya pemanasan global.
Dalam lingkungan perusahaan yang serba cepat, mengurangi ketergantungan pada kertas juga dapat membantu mengurangi limbah dan konsumsi sumber daya alam. Migrasi ke E-Office dapat mengurangi limbah kertas dari dokumen-dokumen yang sudah tidak dibutuhkan.
Dokumen fisik yang sudah tidak relevan tidak perlu lagi disimpan dan dikelola, hal ini dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan dan biaya pembelian kertas. Maka dari itu, mengimplementasikan E-Office dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam pengurangan dampak lingkungan.
Peningkatan Produktivitas Karyawan
Alasan terakhir mengapa perusahaan Anda harus migrasi ke Electronic Office yaitu untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Migrasi dari sistem kerja tradisional di mana karyawan mengelola dokumen dan berkas berbentuk fisik, kini beralih menjadi dokumen digital.
Akses terhadap dokumen dan informasi pun menjadi lebih cepat. Karyawan hanya perlu mengetik kata kunci pada aplikasi E-Office dan dokumen tersebut dapat diakses secara langsung. Tak perlu lagi mencari-cari di tumpukan berkas maupun di lemari arsip.
Kolaborasi tim dalam mengakses dokumen secara real-time, memungkinkan kerja tim menjadi lebih mudah dan responsif.
Peningkatan produktivitas karyawan tak hanya datang dari sisi operasional semata. Namun dengan aplikasi E-Office ini juga membantu mengerjakan pekerjaan yang berulang secara otomatis. Seperti pengiriman e-mail pengingat, pengumuman, penomoran surat, dan sebagainya. Dengan workflow automation seperti ini, karyawan dapat berfokus untuk mengerjakan pekerjaan yang lebih penting.
Kemudahan dalam mengakses dokumen, adanya workflow automation, dan kolaborasi tim yang lebih efektif dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan efisiensi kantor.
Kesimpulan
Untuk mendukung transformasi digital di lingkungan perusahaan / instansi, E-Office merupakan langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan. Artikel di atas merupakan beberapa alasan mengapa perusahaan Anda harus migrasi ke Electronic Office atau E-Office. E-Office bukan sekadar inovasi, namun juga investasi untuk kesuksesan perusahaan Anda.
